Všetky činnosti akejkoľvek organizácie sa vykonávajú prostredníctvom výmeny dokumentov na papieri. Expanzia informačnej spoločnosti viedla k vzniku elektronické dokumenty.

Táto forma dokumentov sa čoraz viac používa medzi riadiaci personál rôzne organizácie a iné štruktúry. Interakcia s Dôchodkový fond a daňový úrad.

Aktívne sa používa aj medzi rôznymi organizáciami.

Elektronická výmena účtovných dokladov bola legalizovaná pred niekoľkými rokmi.

Od roku 2002 Federálny zákonč. 1-FZ „O elektronickom digitálnom podpise“, papierové a elektronické dokumenty mali rovnakú právnu silu, ale v júli 2013 bol tento normatívny akt neplatný.

Federálny zákon č. 63-FZ zo 6. apríla 2011 „O elektronickom podpise“ stanovuje základné pravidlá pre interakciu organizácií používajúcich elektronický podpis. Spoločným nariadením Ministerstva financií a Federálnej daňovej služby Ruska zo 17. februára 2011 č. ММВ-7-2/168@ boli schválené základné pravidlá pre predkladanie dokumentov daňovému úradu.

Evidencia, účtovanie a výmena faktúr formou elektronického dokumentu medzi rôzne organizácie dochádza s prihliadnutím na podmienky Ministerstva financií, schválené nariadením z 25. apríla 2011 N 50n.

Vládne nariadenie č.1137 zo dňa 26.12.2011. boli stanovené pravidlá vypĺňania a nové tlačivá faktúr a množstvo ďalších účtovných dokladov. Výmena faktúr v elektronickej forme Autor: špeciálna komunikácia vyrobené v špecifickom formáte, ktorý je schválený nariadením Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 30. januára 2012 č. ММВ-7-6/36@.

Vyhláška Federálnej daňovej služby zo dňa 3.5.2012 č. ММВ-7-6/138@ určila formát, v ktorom by mali byť niektoré účtovné doklady na výmenu a predloženie daňovým úradom.

Aby sa organizácie vymieňali účtovná dokumentácia TORG-12 a osvedčenie o prijatí do práce v požadovanom formáte Federálna daňová služba vydala 21. marca 2012 príkaz č. ММВ-7-6/172.

Primárne dokumenty vyhotovené v v elektronickom formáte, budú potvrdené až po ich označení.

Všetka výmena účtovných dokladov v elektronickom formáte medzi protistranami prebieha pomocou elektronickej správy dokumentov, ktorá sa riadi príkazom Federálnej daňovej služby z 20. apríla 2012 č. ММВ-7-6/253@.

Výhody elektronickej správy dokumentov

Všetky zmeny zavedené legislatívou v interakcii medzi zmluvnými stranami majú nepochybne množstvo výhod.

Zavedenie elektronickej správy dokumentov vedie k skráteniu času na výmenu dokumentov. Dosahuje sa to úsporou času na spracovanie a doručovanie dokumentov medzi organizáciami na oboch stranách.

Šetrí sa čas pri evidencii transakcií v účtovných registroch, pri sledovaní chýb, skrátení fáz spracovania dokladov a generovaní reportov.

Primárne účtovné doklady (faktúra, osvedčenie o vyplnení a dodací list), vyhotovené na papieri a podpísané manažérom, s ktorými sú všetky organizácie zvyknuté pracovať, budú postupne prevedené do elektronickej podoby.

Všetok tok dokumentov medzi protistranami prebieha podľa nasledujúcej schémy:

• Predajca vytvorí doklad vo svojom účtovnom systéme. Použitie kryptografie softvér, podpíše dokument elektronický podpis. Ďalším krokom je, že organizácia nahrá vyplnený dokument do systému operátora a odošle ho protistrane, ktorá ho prijme prostredníctvom špeciálneho softvéru.
• Následne kupujúci zadá prijatý elektronický dokument do svojho účtovného programu, skontroluje súlad transakcie, ak je všetko dokončené bez chýb, následne pripojí svoj elektronický podpis a prostredníctvom prevádzkovateľa ho odošle späť predávajúcemu. Ak sa pri kontrole zistia nepresnosti alebo chyby, zašle kupujúci predávajúcemu oznámenie o odmietnutí s uvedením dôvodov.

Predajca premietne elektronický dokument do svojho účtovníctva tak, ako bol vydaný po prijatí potvrdzovacieho signálu od prevádzkovateľa správy elektronických dokumentov o prijatí súboru a oznámení kupujúcemu o prijatí dokumentu.

Podľa predpisov, výmena účtovných dokladov medzi protistranami prebieha v papierovej aj elektronickej forme.

Dokumenty vyhotovené v elektronickej forme a podpísané elektronickým podpisom majú rovnakú právnu silu ako listinné dokumenty podpísané konateľom.

Tok dokumentov medzi organizáciami sa uskutočňuje prostredníctvom operátora, čo umožňuje skrátenie času na účtovanie a spracovanie

Mnoho veľkých aj malých spoločností už ocenilo výhody prechodu na elektronický tok dokumentov medzi organizáciami. Dnes je EDI s istotou súčasťou každodenný život, vytesňuje bežnú papierovú byrokraciu a pre úspešné podnikanie je dôležité naučiť sa ju zvládať. Pozrime sa na hlavné pozitívne a negatívne aspekty prechodu na EDI 2017.

Aké sú výhody elektronickej správy dokumentov?

• Prvou výhodou EDF je výrazná úspora časových prostriedkov potrebných na generovanie, overovanie a schvaľovanie dokumentov. Týka sa to správy interných záznamov spoločnosti a výmeny údajov s protistranami a vládne agentúry.

Podávanie správ elektronicky so systémom Bukhsoft Online – pohodlná, dostupná a bezpečná správa elektronických dokumentov s vládnymi agentúrami!

• Elektronická správa dokumentov zaisťuje bezpečnosť vytváraných dokumentov. Všetky informácie sú uložené v jedinej databáze, ktorá je pravidelne zálohovaná. S týmto prístupom nenávratne prehráte dôležité dokumenty fyzicky nemožné.
• Elektronický archív poskytuje kompetentnú systematizáciu a kompaktné ukladanie obrovského množstva údajov. Viaczväzkové priečinky s papiermi, zaradené a starostlivo uložené úradníkom, sa ľahko zmestia na niekoľko vymeniteľných pamäťových médií a pevných diskov počítača.
• Nedá sa nepovedať o plnú kontrolu vedúci všetkých obchodných procesov vo svojej organizácii. EDI umožňuje sledovať realizáciu akejkoľvek dokumentárnej práce krok za krokom, čo výrazne zlepšuje výkonovú disciplínu.
• Správne nakonfigurovaná správa elektronických dokumentov umožňuje segmentovať práva a oprávnenia. Zodpovední zamestnanci majú prístup len k tým dokumentom, ktoré sú pre nich nevyhnutné v rámci ich pracovných povinností a kompetencií. To poskytuje viacvrstvový prístup k ochrane osobných údajov. Okrem toho systém uchováva všetky informácie o najnovších zmenách, mazaniach a vytváraní nových dokumentov zamestnancami.
• V rámci toku interných dokumentov spoločnosti EDO 2017 zabezpečuje rýchle komunikovanie nových pracovných poriadkov, pokynov, príkazov manažéra a iných miestnych právnych aktov zamestnancom na preštudovanie. Elektronická správa dokumentov vytvára jednotný informačný priestor, zapája každého zamestnanca do obchodného procesu, tvorí firemnú kultúru v rámci tímu.
• Nakoniec stojí za to povedať, že v modernom svete tí, ktorí sa dokázali včas prispôsobiť všetkým rýchlym zmenám na trhu medzinárodných noriem, zostávajú konkurencieschopní a ziskoví. A veľkou mierou k tomu prispieva systém elektronickej správy dokumentov.

Výhody EDI sú značné, ale systém nie je bez niektorých negatívnych aspektov. Pozrime sa na ne.

", 2010, N 2

TOK ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTOV: klady a zápory. TIPY OD SKÚSENÝCH

S akými technickými ťažkosťami ste sa stretli pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov?

Marina Tarasova, vedúca organizačnej a administratívnej služby, CJSC NK Rusneftekhim:

Ruský trh so systémami na správu elektronických dokumentov je pomerne mladý, má len 10 rokov. Jej vznik a takýto úspešný, možno až prudký rozvoj je spôsobený rýchlym rastom informačných tokov a následne aj nárastom toku dokumentov, ktorých neúčinnosť v dôsledku výmeny dokumentov na papieri sa v praxi osvedčila.

Rozmach IT technológií, rozšírená informatizácia a univerzálna počítačová gramotnosť umožnili uvažovať o prechode na zásadne nové metódy riadenia. Napriek výraznému zaostávaniu Ruska za západnými spoločnosťami v tejto veci je ročné tempo rastu ruský trh EDS je podľa analytikov najmenej 30 %. Trh EDMS však naďalej zostáva nenasýtený; očakáva sa, že tempo rastu trhu EDMS bude v nasledujúcich rokoch pokračovať. Vzniklo prijatie zákona o elektronickom digitálnom podpise právny základ pre širokú distribúciu EDMS. Možno konštatovať, že sa vytvorili základy ruského trhu správy dokumentov. Dnes sú najväčším zákazníkom EDMS a jeho hlavným spotrebiteľom vládne agentúry, ropné spoločnosti a banky.

Lag Ruské spoločnosti z hľadiska šírenia EDMS je to podľa mňa spojené predovšetkým s nákladmi v rozmedzí od niekoľkých desiatok tisíc dolárov až po niekoľko stoviek, zaťažujúcich pre obrovské množstvo malých a stredných podnikateľov. Pri plánovaní implementáciu EDMS je potrebné počítať s nákladmi nielen na implementáciu, ale aj ďalšiu údržbu softvérového produktu. Zložitosť úlohy je v rozpore s finančnými možnosťami malých a stredných podnikov, ktoré potrebujú nízkonákladové systémy. Takže prvou nespornou skutočnosťou, ktorá spôsobuje určité ťažkosti na ceste k implementácii systému elektronickej správy dokumentov, je viac než vážna materiálna zložka.

Okrem toho dominanciu toku papierových dokumentov v Rusku vo väčšine prípadov vysvetľujú technické ťažkosti. Ako taký technické ťažkosti zo strany vývojárov by EDMS v štádiu implementácie pilotného projektu v malých a stredných podnikoch vôbec nemalo vzniknúť, pretože vývojár je vždy pripravený na plodnú obojstranne výhodnú spoluprácu, zavádzanie vylepšení a uspokojovanie želaní zákazníka. Sú možné takmer akékoľvek úpravy v závislosti od oblastí podnikania, vízie zákazníka o probléme a návrhov, ktoré predloží.

Vynárajú sa skôr ťažkosti iného poradia – otázka organizačnej a technickej pripravenosti podnikov na implementáciu EDS. Dôležitým bodom je prítomnosť alebo absencia výkonných funkčne vhodných serverov, technické vybavenie modernými osobnými počítačmi, doplnkové vybavenie- skenery, tlačiarne atď., úroveň vybudovania miestnych a (alebo) podnikových sietí; možnosť organizovať nové pracovné miesta pre nové oblasti práce; potreba personálnej certifikácie a pokročilého vzdelávania zamestnancov. Riešenie týchto problémov zvyčajne prináša ďalšie finančné ťažkosti.

Vážnym kameňom úrazu je ľudský faktor. Efektívnosť EDS, ktorá priamo závisí od miery „pokrytia“ všetkých oddelení, pracovných miest a zamestnancov, môže byť negovaná konzervativizmom niektorých kategórií pracovníkov. Týka sa to predovšetkým ľudí staršej generácie. Častejšie sú ľudia náchylní na túto reakciu kvôli ťažkostiam, skôr psychologickej povahy, určitému odmietaniu inovácií, neochote niečo sa naučiť, ovládať nové počítačové programy. Je potrebné poznamenať, že tieto „fóbie“ spôsobené strachom z toho, že to nezvládnu, nedokážu prekonať a v dôsledku toho zostanú pozadu, nemajú žiadny základ.

Je jasné, že tento problém nemožno vyriešiť zo dňa na deň, bude si to vyžadovať určité, niekedy silnú vôľu, a čo je najdôležitejšie, čas. Veľkú pomoc pri presviedčaní odporcov zavedenia elektronickej správy dokumentov poskytujú nielen školenia, ktoré vecne dokazujú výhody elektronickej správy dokumentov, ale aj inovujúci nadšenci, ktorí sú si vedomí veľmi reálnych perspektív, ktoré sa otvárajú. Vo fázach prípravy na implementáciu pilotného projektu je veľmi dôležité identifikovať týchto ľudí, urobiť z nich aktívnych podporovateľov a zapojiť ich do serióznej práce, ktorá je pred nami.

Prax ukazuje, že starší ľudia, ktorí sú konfrontovaní s výberom ďalšieho vzdelávania alebo prepustením z dôvodu neadekvátnosti ich postavenia, sa veľmi aktívne zapájajú do vzdelávacieho procesu. Navyše, napriek tomu, že ich príprava sa vyznačuje dlhším časom a nákladmi na prácu, v konečnom dôsledku je kvalita práce tejto kategórie špecialistov celkom uspokojivá.

S problémom tento druh Veľakrát som sa s tým musel vysporiadať. To môžem povedať profesionálna práca v EDMS zamestnanca, ktorý ešte pred pár mesiacmi vzhľadom na svoj vek nemal o počítačoch ani poňatia, nielenže zvyšuje svoju autoritu v očiach kolegov, ale zvyšuje aj sebaúctu a v dôsledku toho aj obetavosť.

Okrem toho je tu ďalší aspekt ľudského faktora v podobe jednotlivých predstaviteľov manažérskeho tímu. Ak v prvom prípade, ak je to potrebné, môže byť direktívny spôsob ovplyvňovania zamestnancov veľmi účinný, potom v prípade konzervatívne zmýšľajúceho manažmentu treba postupovať veľmi opatrne, používať metódy presviedčania, resp. individuálny prístup. V tomto prípade prichádzajú na pomoc sekretárky a asistenti, ktorí zvyčajne primerane reagujú na inovácie a prijímajú prvý úder. Postupne sa do okruhu používateľov EDMS zaraďujú aj manažéri. Počnúc jednoduchými operáciami, napríklad pomocou osobnej poštovej schránky, neskôr začnú konať s určitou aktivitou, postupne rozširujú rozsah svojich zručností v ovládaní a používaní softvérového produktu.

Ďalším problémom na ceste k zriadeniu EDMS môže byť nízka úroveň obchodnej štandardizácie. Je potrebné uvedomelejšie pochopiť, že pred začatím prác na implementácii pilotného projektu je potrebné formalizovať všetky existujúce obchodné procesy v spoločnosti. Čím jasnejšie budú regulované, tým ľahšie to budú mať vývojári a v konečnom dôsledku aj zákazníci. Okrem toho je tu ešte jeden neodškriepiteľný fakt - formalizácia pomáha zefektívniť mnohé obchodné procesy nielen v rámci EDMS, čo veľmi pozitívne ovplyvňuje celkový organizačný poriadok každej malej, strednej i veľkej obchodnej spoločnosti.

Čo sa týka veľkých podnikov – vládnych agentúr, bánk atď., ich technické problémy súvisia predovšetkým s: vážnymi dôsledkami regionálnej siete; územná odľahlosť a nejednotnosť štrukturálnych divízií a dcérskych spoločností navzájom; viacstupňové riadiace obvody a organizačných štruktúr; veľké objemy toku dokumentov; zvýšené požiadavky na obmedzenie neoprávneného prístupu.

Ako príklad môžem uviesť nedávnu situáciu, ktorá sa vyvinula v jednej z vládnych agentúr, keď sa jasné výhody zavedenia EDS pre včasné a cielené doručovanie stali jedným z veľkých spoločných problémov. V štádiu implementácie pilotného projektu si vývojári ani zákazníci ani nevedeli predstaviť, koľkokrát sa zvýši počet prichádzajúcej a odoslanej dokumentácie.

Prvým dôvodom problému bola chýbajúca možnosť priamej výmeny dokumentov medzi všetkými účastníkmi procesu. Toky dokumentov medzi ekvivalentnými článkami v štruktúre boli presmerované oboma smermi cez materskú organizáciu, ktorá zase fungovala výlučne ako poštová schránka, čím sa stala technicky nelogickým príveskom v reťazci. Bolo to spôsobené predovšetkým problémami zložitých technológií na používanie dôveryhodných kľúčov – certifikátov EDS (elektronický digitálny podpis). Prítomnosť niekoľkých tisíc účastníkov výmeny viedla k tomu, že objem prichádzajúcich dokumentov vzrástol nielen stovky, ale tisíckrát, čo predstavuje milióny dokumentov ročne. Zároveň upozorňujeme, že personálne zabezpečenie oddelenia, ktoré bolo poverené funkciami prijímania, odosielania a vybavovania korešpondencie, zostalo nezmenené.

Napodiv, svoju rolu zrejme zohral aj fakt, že pri poštovom zasielaní mohlo byť určité percento zásielok odpísané v dôsledku takzvaného zmrštenia-zmrštenia. Niekde sa list stratil, nedostal sa k adresátovi, poškodil sa atď., čomu sa pri veľkosti krajiny nemožno čudovať.

Možnosti elektronickej správy dokumentov nielenže prakticky eliminovali skutočné straty, ale umožnili aj niekoľko stoviek dokumentov súčasne vo veľmi krátkom čase - 1 - 2 minúty. Nielen ľudia, ale ani servery to nezvládli. Databáza to nevydržala, „nezamrzla“ pri každej operácii, proces spracovania dokumentov sa zmenil na mučenie kvôli nedostatku najdôležitejšej priority EDMS - rýchlosti, čo negovalo všetky výhody jeho implementácie.

Nepomohol ani fakt, že realizačné práce viedol manažér posadnutý myšlienkou EDMS, ktorý viedol túto prácu na nultom cykle a pochopil všetky jej jemnosti, zložitosti a funkčnú rozmanitosť. Bola to ona (manažérka), ktorá prišla s nápadom (ako mnohí iní operatívne rozhodnutia) rozdelenie základne najskôr na 2 polročné časti, potom na 4 štvrťročné časti a neskôr na mesačné. Nápad nevznikol z dobrého života, skôr zo zúfalstva. Zatiaľ čo vývojári zápasili s globálnym riešením tohto problému, špecialisti zákazníkov hľadali svoje vlastné špecifické riešenia. Viete si predstaviť, v akom zhone ľudia pracovali, kým nebola povolená priama výmena dokumentov, čím sa obišiel ďalší článok v tomto reťazci. Až potom sa začala normálna práca a nie „núdzový“ proces.

Preto sa už v prípravnej fáze musí venovať najväčšia pozornosť plánovaniu a prognózovaniu, ako aj otázkam racionálneho formovania. pracovná skupina, rozdelenie povinností a oblastí zodpovednosti, súhra všetkých služieb, vymenovanie projektového manažéra. Niet pochýb o tom, že projekt implementácie EDMS na strane zákazníka by mal viesť vedúci IT služby, ale je tiež zrejmé, že vedúci dokumentačnej služby (generálne oddelenie, úrad atď.) práva s ním. Pri príprave technických špecifikácií by sa mala venovať osobitná pozornosť smerovacej logistike s vylúčením zjavne nepotrebných segmentov pozdĺž trasy dokumentu.

Iba tí, ktorí musia priamo pracovať s EDMS, môžu určiť stupeň účinnosti jednej alebo druhej z jeho úprav, úroveň jednoduchosti použitia, zamerať pozornosť vývojárov na nedostatky, predkladať racionálne návrhy a vykonávať prácu na analýze. a prognózovanie tokov dokumentov. V rámci toho by som rád poznamenal, že direktívny spôsob zavádzania EDS je neúčinný, keďže rozhodnutia často robia ľudia, ktorí majú malé znalosti o praktických otázkach. Pilotný projekt implementácie EDMS by sa mal stať kolegiálnym problémom;

Ďalším problémom môže byť ustanovenie IT manažéra v rámci firmy na podporu projektu. Jeho precenenie úrovne jeho kvalifikácie v odbore informačných technológií môže byť pre spoločnosť nákladné. Neopatrný alebo nekvalifikovaný špecialista nielenže nebude schopný vyriešiť problém sám, ale neprizná svoju vlastnú odbornú nekompetentnosť a zdrží kontaktovanie zástupcov developerskej spoločnosti. Niekedy sa obzvlášť pokročilí používatelia pokúšajú o neoprávnený prístup k softvérovému produktu s právami správcu, pričom nezávisle vykonávajú dôležité úpravy, a vývojári si potom môžu polámať hlavu, ako tieto úpravy „dotiahnuť“, aby sa systémové nastavenia nestratili. Myslím, že účel systémový administrátor Predísť mnohým ťažkostiam pomôže nielen vysoko profesionálny špecialista, ale aj človek, ktorý je „zakorenený“ vo veci.

Okrem toho je tu problém papierového „balastu“. Spoločnosti a organizácie, ktoré prešli na bezpapierovú správu dokumentov, sa len ťažko zmierujú so skutočnosťou, že veľké množstvo spoločností, organizácií, podnikov, oddelení, ústavov atď., ktoré neprešli na EDMS, sú dodávateľmi informácií „na papieri“. “. Pre implementáciu týchto dokumentov do interného systému elektronickej správy dokumentov je potrebné získať ich elektronické obrázky.

Pre jednoduché riešenia Stačí bežný program na skenovanie alebo rozpoznávanie dokumentov, nie sú potrebné žiadne špecializované systémy. Pri veľkých objemoch je potrebné preskúmať možnosti využitia profesionálne systémy, určený na získavanie obrázkov dokumentov. Čím väčší objem prichádzajúcich dokumentov, tým vyššia cena emisie, od nákupu priemyselného skenera a jeho komponentov až po organizáciu pracovísk, prideľovanie a školenie zamestnancov. Ceny takýchto systémov sa môžu pohybovať od niekoľkých tisíc až po niekoľko desiatok tisíc dolárov. Pri implementácii EDMS je tiež dôležité zvoliť také riešenie, ktoré by poskytovalo možnosť jeho ďalšieho rozšírenia, napríklad zavedenie elektronických archívov, digitálnych podpisov, vyhľadávače, skenovacie systémy atď.

Osobitná pozornosť je potrebné dbať na zásady ochrany údajov, používanie digitálnych podpisov, antivírusových balíkov a pod. Ak sa tomu nevenuje náležitá pozornosť, môžete sa s EDMS rozlúčiť, nakoľko zákazník riskuje buď bezpečnosť, nakoľko neoprávnený prienik ukončí obchodné tajomstvo alebo šírenie vírusu, ktorý môže jednoducho zničiť všetky dostupné informácie, čo sa rovná kolapsu. Okrem toho je ďalším naliehavým problémom priznanie právneho účinku elektronickým dokumentom.

Julia Eremeeva, vedúca kancelárie, členka Klubu profesionálnych tajomníkov:

Nedostatok pamäte, nízka rýchlosť systému, takmer nepretržitý systém organizácie dokumentov, obrovské množstvo času na zadanie dokumentu do systému. Aj keď EDMS poskytuje viac rýchle vyhľadávanie dokumentov, obsluha predškolských vzdelávacích inštitúcií v systéme EDMS vyžaduje viac ľudské zdroje z dôvodu silného nárastu nákladov na prvotné zadávanie dokumentov do systému.

Anna Vasilyeva, HR manažér, OP Barclay LLC:

Modernizácia oddelení nezodpovedala novým technológiám (nekompatibilita programov a technológií), IT oddelenie spolu s vývojármi nových projektov dosiahlo úspešnú implementáciu a zabezpečilo pohodlie pri práci personálu.

Svetlana Dyachkova, osobná asistentka prezidenta spoločnosti Econika:

Z hľadiska technických problémov DocsVision EDMS nepokrýval tok dokumentov všetkých našich dcérskych spoločností (kazetový reťazec topánok Econika, spoločnosť CITY-XXI Century a spoločnosť Econika-Techno), takže bol skôr experimentálny. Pre našu spoločnosť je momentálne najvhodnejší systém Directum.

Vaša rada pre tých, ktorí uvažujú o možnosti zavedenia informačných technológií vo svojom podniku.

Marina Tarasová:

Tí, ktorí s EDMS pracovali, ktorí ho pozorovali od nultého cyklu, od implementácie pilotného projektu, môžu veľa a dlho rozprávať o fázach, ťažkostiach, problémoch, úspechoch atď. Každý má svoje. A predsa, ak sa pokúsite zhromaždiť rady, vyzerajú asi takto.

Tipy pre úspešnú implementáciu EDMS.

2. K výberu vývojára a konkrétnej verzie EDMS pristupujte s plnou zodpovednosťou.

3. Kľúčom k úspešnej implementácii EDMS je vytvorenie efektívnej mobilnej pracovnej skupiny, ktorá bude zahŕňať špecialistov všetkých profilov, spolupracujúcich na princípoch kolegiality.

4. Kolegiálne, nie direktívne metódy rozhodovania praktické otázky pomôže vyhnúť sa chybám pri obsluhe EDMS.

5. Pracovnú skupinu by mal viesť odborník na IT technológie.

6. Hlavným zákazníkom by mal byť výkonný, zodpovedný za kancelársku prácu.

7. Podpora nadšených inovátorov je kľúčom k úspešnému boju proti konzervativizmu a sabotáži tímu.

8. Finančný a technický stav podniku musí zodpovedať zvereným úlohám.

9. Analýza technického stavu spoločnosti musí byť včasná a predchádzať implementácii EDMS.

10. Prioritnou úlohou je analýza toku dokumentov, určenie jeho trás, objemov atď.

11. Formalizácia obchodných procesov je naliehavou potrebou už v prípravnom štádiu.

12. Technická úloha by mali byť čo najkompletnejšie, najjasnejšie a najgramotnejšie.

13. Venujte zvláštnu pozornosť smerovacej logistike a eliminujte zjavne nepotrebné segmenty pozdĺž trasy dokumentu.

14. Prechod na EDMS by mal byť hladký a progresívny.

15. Maximálna ochrana údajov má zásadný význam.

16. EDS je dnes, nie zajtra.

17. Tvorba elektronický archív je naliehavá potreba.

18. Upozorňujeme, že nie je možné úplne sa zbaviť toku papierových dokumentov, môžete však zorganizovať ich konverziu do elektronickej podoby.

19. Je potrebné zabezpečiť rozpoznávanie textu na serveri a inštaláciu programov na rozpoznávanie.

20. Zahrňte do softvérového produktu nielen aktuálne, ale aj dlhodobé plány.

21. Pozvite čo najširší okruh odborníkov, aby analyzovali navrhovaný produkt a pripravili pripomienky a návrhy.

22. Školenie zamestnancov nie je rozmar, ale nevyhnutnosť.

23. Použite skúšobnú dobu na identifikáciu „ úzke miesta“, problémové oblasti, ladiace postupy pri práci s dokumentmi, získavanie používateľských skúseností.

24. Nebojte sa vyjadriť svoje želania a návrhy vývojárovi, nikto nevie lepšie ako vy, čo je potrebné a ako je to potrebné.

25. Nebojte sa požadovať opravu chýb alebo úpravu nastavení v súlade s identifikovanými požiadavkami.

26. Pristupujte zodpovedne k výberu IT administrátora na podporu projektu v prevádzkovej fáze.

27. Ako manažér zodpovedný za kancelársku prácu získate práva podobné tým, ktoré má správca IT, pomôže vám to vyhnúť sa mnohým zdržaniam počas neprítomnosti manažéra IT a rýchlo vyriešiť mnohé problémy.

28. V prevádzkovej fáze sa pozorne pozerajte na špecialistov, ktorí vytvárajú zaujímavé sľubné nápady, vymenovať ich za administratívnych asistentov.

29. Dobrý kontakt s vývojármi pomôže vyhnúť sa mnohým problémom v prevádzkovej fáze.

Julia Eremeeva:

Myslím si, že systém sa ospravedlňuje, ak má spoločnosť niekoľko vzdialených pobočiek. IN moderné podmienky EDS zostávajú drahé a nepohodlné obchodné hračky. Preto by ste si mali vždy položiť otázku: „Je možné vystačiť si s tradičnou metódou? Mnohé EDMS neposkytujú systém správy prípadov v papierovej forme. Sú v nich reťazce dokumentov (žiadosť - uznesenie - práca s dokumentom - odpoveď), ale viaceré reťazce nie sú prepojené do prípadu. Pripravte sa na to, že zástupcovia výrobných spoločností používajú vo svojej reči rôzne pojmy; je to ako hovoriť rôznymi jazykmi. Napríklad „požiadavka-odpoveď“ je jeden obchodný proces, ale v predškolskej vzdelávacej inštitúcii sú to dva rôzne prvky kancelárskej práce. Pozrite si MOREQ, pripravte sa na skutočnosť, že v počiatočnej fáze rokovaní si možno jednoducho nebudete rozumieť, najmä ak je to vaša prvá skúsenosť s implementáciou EDMS.

Svetlana Dyachková:

Myslím si, že musíte zvoliť najjednoduchší systém („jedno tlačidlo“), pretože zložité programy často spôsobujú negatívne emócie. Koniec koncov, nie všetci zamestnanci majú rovnaké znalosti počítačové programy a na zvládnutie nový systém Mnoho ľudí niekedy jednoducho nie je pripravených strácať drahocenný čas.

Povedzte nám, prosím, ako vznikla myšlienka zavedenia elektronickej správy dokumentov vo vašej spoločnosti? Čo bolo rozhodujúcim momentom pri tomto rozhodnutí?

Julia Eremeeva:

Vždy išlo o rázne rozhodnutie vedenia spoločnosti s cieľom sprísniť kontrolu nad vykonávaním. Vznikol nápad na systém, do ktorého by manažér mohol kedykoľvek vstúpiť a monitorovať prácu jedným alebo druhým smerom, zlepšiť prácu s dokumentmi a zlepšiť prácu spoločnosti ako celku.

Igor Žigunov, podpredseda predstavenstva mestskej hypotekárne banky:

Jednou z hlavných úloh banky je optimalizácia obchodných procesov a postupov. Zavedenie tohto druhu toku dokumentov banka vykonáva dôsledne, a to tak pri príprave infraštruktúry, ako aj s prihliadnutím na predpisy Ruskej federácie upravujúce tok dokumentov, ochranu a uchovávanie informácií. Zavedenie elektronickej správy dokumentov pre viaceré bloky operácií banky umožnilo výrazne znížiť prevádzkové náklady a čas spracovania dokumentov. Okrem toho banka už v roku 2007 zaviedla elektronickú správu dokumentov ako pilotný projekt pri spolupráci s partnermi.

Implementácii ďalšej etapy elektronickej správy dokumentov pre obchodný proces predchádza práca na regulačnej podpore týchto operácií a IT, ako aj testovacie obdobie prevádzky systému, takže počas procesu implementácie nevznikajú žiadne technické problémy.

Elektronický obeh sa vo veľkej miere realizuje tak v rámci internej komunikácie a obchodných postupov spoločnosti, ako aj v niektorých blokoch partnerskej práce s distribučnou sieťou banky.

Anna Vasilyeva:

Rozhodujúce bolo, že je mobilný a pohodlný, dáva vám veľa voľného času na iné veci.

Svetlana Dyachková:

S rozvojom spoločnosti postupne vyvstala otázka systematizácie toku dokumentov, skrátenia času potrebného na schvaľovanie dokumentov s cieľom optimalizovať obchodné procesy. Najprv bol predstavený skúšobný program elektronickej správy dokumentov vlastného vývoja, potom DocsVision EDMS a dnes prebieha prechod na Directum.

Povedzte nám o fázach realizácie, aká je dĺžka trvania projektu?

Julia Eremeeva:

Vo všetkých firmách, o ktorých som vedel, sa projekt nedal nazvať úplným. To, čo sa v tradičnej predškolskej vzdelávacej inštitúcii rieši jednoduchou zmenou predpisov a zhruba povedané zmenou cesty pohybu dokumentov, presúvaním šanónov z jednej skrinky do druhej či pridávaním nových šanónov, si v EDMS vyžaduje zmenu tolerancií a vylepšenie programu. A takto to môže pokračovať donekonečna, pretože firma je živý organizmus, kde prebieha reštrukturalizácia a rotácia. Vyvíja sa a program sa musí prerobiť, aby vyhovoval novým podmienkam.

Anna Vasilyeva:

3 etapy: koordinácia projektu, schválenie s cenovej politiky s cieľom ušetriť peniaze a implementovať ich na pracovisku.

Svetlana Dyachková:

Momentálne uplynul rok od začiatku prác na projekte Directum EDMS. Projekt prebieha v niekoľkých etapách: najprv bol zriadený a uvedený do komerčnej prevádzky generálny podnikový sklad, potom sa začala etapa vývoja a sprevádzkovania rôznych dopravných trás a spracovania dokumentov. Táto etapa trvá dodnes.

Aké sú náklady na tento projekt?

Julia Eremeeva:

Ťažko povedať. Jednoduchý systém môžeš si to napísať sám. Neviem určiť hornú hranicu ceny. Cena závisí od počtu pracovných staníc, dostupnosti kľúčov, digitálnych podpisov, verzie systému, potreby aktualizácií či zmien systému.

Anna Vasilyeva:

150 000 rubľov. na 15 pracovných miest.

Svetlana Dyachková:

Náklady na projekt sú dôverné informácie. Môžem len povedať, že v krízovom období sme tento projekt mohli realizovať vďaka výberu ruský systém, jeden z najlepších na trhu. Väčšina prác sa navyše vykonala s využitím interných zdrojov spoločnosti.

Pohľad späť: výhody a nevýhody implementácie elektronickej správy dokumentov.

Marina Tarasová:

Implementácia EDMS má veľa výhod, nie je možné ich všetky vymenovať, ale aj tak to skúsim, len sa obávam, že tento zoznam môže pokračovať donekonečna a zakaždým, keď niekto ponúkne svoje vlastné, nové výhody. Hlavná vec je nesporná - zavedenie elektronického systému správy dokumentov poskytuje významné ekonomický efekt jeho kvantitatívne hodnotenie je však zložitý proces, keďže treba brať do úvahy veľa faktorov.

Priamy efekt implementácie systému vám umožňuje ušetriť vynaložené peniaze pracovný čas zamestnanci, Spotrebný materiál, platba za poštovné a doručenie kuriérom, kopírovanie materiálov a pod.; znižuje mzdové náklady. Nepriamym efektom sú tie výhody riadenia, ktoré sú významné pre fungovanie organizácie: transparentnosť riadenia, kontrola výkonovej disciplíny a pod.

Implementácia elektronických systémov správy dokumentov teda umožňuje:

1. Úplne automatizujte proces práce s dokumentmi.

2. Zabezpečiť organizáciu práce so vzdialenými užívateľmi a užívateľskými skupinami.

3. Poskytnite integráciu s vonkajšie systémy email a pod.

4. Rozšíriť základné možnosti EDMS pomocou modularity a prítomnosti vstavaných nástrojov.

5. Zabezpečiť proces súčasnej prevádzky neobmedzeného počtu užívateľov v systéme.

6. Výrazne zvýšiť efektivitu práce s dokumentmi.

7. Výrazne zlepšiť firemnú kultúru práce s dokumentmi.

8. Výrazne znížiť objem obehu papierových dokumentov.

9. Výrazne skrátiť čas potrebný na vyhľadávanie dokumentov.

10. Výrazne skrátiť čas na koordináciu a schvaľovanie návrhov dokumentov.

11. Zabezpečiť všetky dokumentačné procesy so súčasným využívaním elektronickej a papierovej verzie dokumentov.

12. Výrazne skrátiť čas na spracovanie a odosielanie dokumentov.

13. Zefektívniť proces evidencie akýchkoľvek typov dokumentov (došlých, odoslaných, interných, organizačných a administratívnych, zmlúv a pod.).

14. Zabezpečiť riadenie pracovného toku (prenos dokumentov medzi účinkujúcimi).

15. Zabezpečiť prácu so vzájomne súvisiacimi dokumentmi.

16. Zabezpečiť správu rôznych informačných materiálov v celom rozsahu životný cyklus, od vytvorenia po kontrolu, schválenie, archiváciu.

17. Zabezpečiť transparentnosť všetkých procesov od okamihu vytvorenia dokumentu až po jeho odovzdanie do archívu.

18. Sledujte históriu vytvárania dokumentov, všetky vzťahy, vrátane starších, neskorších, potomkov, rodičov a iných dokumentov.

19. Zoraďte údaje podľa akýchkoľvek kritérií.

20. Zabezpečiť jasný proces koordinácie a schvaľovania dokumentov.

21. Vybudujte dobre fungujúci systém objednávok.

22. Poskytovať vyhľadávanie informácií podľa rôznych atribútov a fulltextové vyhľadávanie.

23. Zabezpečte jasnú kontrolu výkonovej disciplíny.

24. Zabezpečiť automatizáciu zberu a analýzy štatistických údajov o pohybe dokumentov.

25. Poskytovať archívne ukladanie elektronických obrázkov dokumentov.

26. Zabezpečiť reguláciu prístupových práv.

27. Poskytnite okamžitý prístup k dokumentom.

28. Znížte kvantitatívne straty dokumentov.

29. Zvýšiť produktivitu práce.

30. Znížiť náklady na prípravu dokumentov na odovzdanie do archívu a archívne uloženie dokumentov.

31. Znížiť náklady na kuriérske a poštové služby.

32. Dajte právnu silu elektronické dokumenty.

33. Znížte počet interných a externých kuriérov.

34. Zabezpečiť údržbu informačnej a referenčnej databázy.

Existuje oveľa menej nevýhod, ale sú významné.

1. Medzery v informačná bezpečnosť. Toto je bežný problém. Nemôžete sa vzdať, ale nemôžete na to nemyslieť. Trh je zaplavený pirátskymi diskami so stiahnutými databázami serióznych vládnych agentúr, ktoré majú dobrú ochranu, nehovoriac o malých a stredných podnikoch. Konkurencia je zákon podnikania. Bohužiaľ, všetko sa predáva, všetko sa kupuje.

V niektorých ohľadoch je pre bezohľadného konkurenta ešte ťažšie získať informácie na papieri. Dokumenty môžu byť uložené v rôznych miestnostiach, rôznych skriniach (stoly, trezory) a samostatných priečinkoch. To si vyžaduje čas. Je to nebezpečné? S elektronickými databázami je to jednoduchšie. Moderní hackeri používajú vzdialený prístup na prelomenie najpokročilejších drahých programov najvyšší stupeň ochranu.

2. Prudký nárast toku dokumentov, nie vždy 100% predvídateľný, v dôsledku čoho sa servery nedokážu vyrovnať a produktivita práce klesá. V prítomnosti toku papierových dokumentov je takýto ostrý prielom nemožný.

3. V dôsledku zvýšenia toku dokumentov dochádza k nárastu mzdových nákladov.

4. Zamestnávateľ nemá čas na takéto zmeny v rozhodovaní o personálnych otázkach primerane reagovať. Objemy sa zvyšujú, pričom počet zamestnancov zostáva rovnaký.

Vyššie uvedené informácie nám neumožňujú pochybovať o výhodách zavedenia EDS. Ak sa bavíme o zavedení EDS, tak som rozhodne a bezvýhradne za!

Julia Eremeeva:

EDMS zjednodušuje prácu pri vyhľadávaní dokumentov a monitorovaní vykonávania, ale pracnejšie zadávanie dokumentov do práce, nedomyslené horizontálne prepojenia dokumentov z rôznych prípadov a absencia samotných prípadov takmer úplne neguje všetky výhody. EDMS. EDMS dnes nie je elektronickou kópiou tradičnej predškolskej vzdelávacej inštitúcie, má inú logiku organizácie práce, ktorá, žiaľ, nie je optimálnejšia, a teda pohodlnejšia.

Anna Vasilyeva:

Pri pohľade späť: klady – mobilita v práci, je pohodlné pracovať s bezpapierovým tokom dokumentov, úspora času a zápory – o tom sme predtým nevedeli a na papierové médiá sa toľko míňalo.

Svetlana Dyachková:

Medzi nevýhody patrí nemožnosť pokryť 100 % všetkých dokumentov: popri elektronických verziách existujú papierové dokumenty, ktoré ešte neboli zrušené (stanovy, objednávky, právne dokumenty). Navyše s EDS živá komunikácia medzi zamestnancami klesá. Koniec koncov, odteraz nie je potrebné podpisovať jeden dokument vo viacerých kancelárskych miestnostiach. Postupne ľudia prechádzajú na komunikáciu len cez email alebo fóra. Myslím si, že virtualizácia môže mať negatívny vplyv na tímového ducha a súdržnosť.

Na druhej strane rýchlosť komunikačných tokov závisí od spôsobu prenosu informácií. Je jasné, že pri SED sa táto rýchlosť výrazne zvyšuje. Okrem toho súdržnosť tímu do značnej miery závisí od toho, do akej miery sú zamestnanci informovaní o záležitostiach spoločnosti a cítia pocit vlastníctva. V tomto smere je systém EDMS veľmi efektívny. V systéme je totiž hranica medzi vedením a podriadenými o niečo znížená. Rozvíjajú sa horizontálne aj zdola nahor prepojenia. Najdôležitejšie je, že pri koordinovanej práci všetkých používateľov systému je registrácia, schvaľovanie a distribúcia dokumentov oveľa pohodlnejšia a rýchlejšia.

Igor Žigunov:

Samozrejme, tento druh toku dokumentov má pozitívne aspekty aj ťažkosti. Ide najmä o dostupnosť zdroja na uchovávanie veľkého množstva materiálu v elektronickej podobe, ktorý zabezpečuje dostatočnú kapacitu komunikačného kanála, najmä pokiaľ ide o implementáciu takéhoto toku dokumentov vo veľkej regionálnej sieti banky v celom rozsahu. krajiny a, samozrejme, berúc do úvahy potrebu dodržiavať požiadavky na dôvernosť a uchovávanie informácií. Vo všeobecnosti zavedenie elektronickej správy dokumentov vážne optimalizuje podnikanie spoločnosti.

Ksenia Prutkova, tajomníčka riaditeľa pobočky Permskej štátnej televíznej a rozhlasovej spoločnosti:

Počas môjho pôsobenia v spoločnosti Perm State Television and Radio Broadcasting Company bol systém elektronickej správy dokumentov niekoľkokrát modernizovaný. V roku 1999 Hlavný inžinier Naša spoločnosť napísala program na správu elektronických dokumentov "4D". Zahŕňal základné funkcie potrebné len na evidenciu dokumentov (prichádzajúce, odchádzajúce, kontrolné). Po niekoľkých rokoch program zastaral a sekretárka spravovala papiere (zhruba povedané po starom – v účtovnom denníku). V roku 2008 napísal ten istý hlavný inžinier nový program"EIS-Dok". V súčasnosti sa tento program zdokonaľuje, plánuje sa ho dostať na úroveň informačný systém podniku, ktorý bude zahŕňať nielen bežnú evidenciu dokumentácie, ale aj ďalšie databázy, napríklad databázu účtovníctva zmlúv. Tento systém bude duševného vlastníctva podnikov. Môže vyvstať rozumná otázka: prečo sa snažiť napísať program, keď si môžete kúpiť hotový? Odpoviem: pre mňa ako sekretárku a osobu priamo spojenú s prácou v tomto programe je veľmi pohodlná priama komunikácia s osobou, ktorá ho vytvorila. Ak sa niečo pokazí alebo mám návrhy na zmenu programu, aby bol efektívnejší, môžem ho kontaktovať. Po druhé, staviame ho spôsobom, ktorý je vhodný pre náš podnik, pre nás samých, pre niektoré funkcie našej práce môžeme kedykoľvek vykonať zmeny! Ak spoločnosť nemá takých špecialistov, ktorí by mohli napísať svoj vlastný jedinečný program, dôrazne odporúčam zakúpiť si hotové!

Čo sa týka nevýhod elektronickej správy dokumentov, tu je možné uviesť nasledujúci bod: v prípade výpadku elektriny môže dôjsť k výpadkom v našej práci a v dôsledku toho k neplneniu akýchkoľvek povinností (napr. odoslanie listu ), ale v tomto prípade by mali existovať zariadenia na úsporu energie. A vo všeobecnosti veda nestojí na mieste, myslím, že možno o pár rokov, v podmienkach celosvetového pokroku, sa pozrieme na náš dnešný program (nie je však úplne napísaný) ako „Windows-95“!

Aká je úloha sekretárky a asistentky manažéra pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov?

Marina Tarasová:

Úlohu sekretárky a asistentky manažéra pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov možno len ťažko preceňovať. Väčšinou sú to mladí, mysliaci ľudia, takže sú prví, ktorí prevezmú iniciatívu, s radosťou sa stanú inovátormi, podporujú akékoľvek snahy a vytvárajú množstvo protinávrhov.

Uvedenie EDMS do prevádzky umožňuje takmer úplne eliminovať služby interných kuriérov. Tok dokumentov sa prerozdelí v oddelení zodpovednom za kancelársku prácu a odošle sa do príslušných prijímacích priestorov. Sekretárka alebo asistent manažéra prezerá poštu a rozhoduje o ďalšom osude prijatých dokumentov. Obzvlášť dôležité dokumenty, ktoré vyžadujú jednu alebo druhú účasť manažéra, sa mu posielajú na kontrolu, schválenie, schválenie a podpísanie. Časť dokumentov (zvyčajne ide o dokumenty na streame) v súlade s delegovanou právomocou posiela tajomník alebo asistent podriadenému štruktúrne jednotky, ktorý predtým zadal vzorové víza na registračné karty v mene manažéra („na vykonanie“, „na odpoveď“, „pre informáciu“ atď.).

Sekretárke alebo asistentovi manažéra možno tiež delegovať právomoc analyzovať disciplínu výkonu a sledovať termíny vyhotovenia dokumentov; vyhľadávanie a zhromažďovanie potrebných informácií; príprava referenčných a analytických materiálov; vytváranie, distribúcia a monitorovanie vykonávania riadiacich pokynov.

Navyše v praxi mnohí manažéri dávajú asistentom alebo sekretárkam podpisové právo elektronicky.

Julia Eremeeva:

Ak sa tajomník/asistent manažéra dobre orientuje v predškolskej vzdelávacej inštitúcii, môže sa podieľať na písaní technických špecifikácií. Vo všeobecnosti je jeho úloha malá.

Anna Vasilyeva:

Sekretárka mobil pripravuje všetky informácie, ktoré manažéra zaujímajú, nie je len sekretárkou, ale aj nepostrádateľným zamestnancom manažéra.

Svetlana Dyachková:

Pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov je úloha sekretárky skôr poradná a nie je vždy viditeľná pre každého. Zvyčajne je zamestnancom vysvetlené, aké dokumenty nahrať do šablón, aké termíny vyhotovenia dokumentu priradiť, aké služby pridať do databázy atď. Pri priamom ovládaní programu je úloha osobný asistent jasnejšie: od vypracovania dokumentu až po monitorovanie jeho vykonávania.

Čo by ste zmenili, keby ste zajtra začali implementovať elektronickú správu dokumentov?

Marina Tarasová:

Otázky plánovania a predpovedania implementácie EDMS by som bral vážnejšie. Skúsil by som presnejšie vypočítať možnosti zvýšenia objemu toku dokumentov s perspektívou 10 rokov do budúcnosti; dokázať naliehavú potrebu nákupu čo najvýkonnejšieho servera. Spočítal by som mzdové náklady, osobohodiny a pod., a snažil by som sa presvedčiť vedenie o potrebe rýchlej reakcie na potrebu personálnych zmien v súvislosti so zmenami v objeme toku dokladov, nielen v smere znižovania stavu zamestnancov, ale aj v smere nárastu. Bohužiaľ, ak v praxi nemusíte dlho čakať na reakciu s prvým, potom s druhým je to ťažšie.

Julia Eremeeva:

Aby som bol úprimný, snažil by som sa manažment od tejto myšlienky odradiť. Moderné systémy SED sú stále veľmi surové. Zdá sa, že ich vývoj prebieha bez akéhokoľvek zásahu úradníkov.

Anna Vasilyeva:

Zrýchlil by som proces implementácie a viedol by som školenie priamo na pracovisku, čím by som ušetril čas a peniaze na školenia personálu. Všetci, ktorí prešli, dostanú certifikát.

Svetlana Dyachková:

Ak hovoríme o našich skúsenostiach, radi by sme urobili postupné zavádzanie systému vo všetkých našich dcérske spoločnosti, ale simultánne nasadenie systému v celej korporácii. Ak však vezmeme do úvahy špecifiká každého nášho rekreačného strediska a potrebu takéhoto prístupu k veľkým jednorazovým investíciám síl a prostriedkov, takáto možnosť by bola nemožná.

Poznámka. Anonymné stanovisko k implementácii elektronickej správy dokumentov:

"Je tu len jeden problém - byrokracia, tok dokumentov ide paralelne s papierovými médiami..."

Podpísané na pečať

• Firemná kultúra

Kľúčové slová:

1 -1

Výhody a nevýhody používania elektronickej správy dokumentov

podpísanie zmluvy prostredníctvom e-mailu bude uznávané na rovnakom základe ako bežné listy, telegramy, telexy, telefaxy atď.

Zmeny Občianskeho zákonníka O Ruskej federácii sa stále uvažuje a daňové úrady sú už pripravené prijímať od nich elektronické dokumenty. Účtovná ani daňová legislatíva nezakazujú používanie elektronických primárnych dokumentov:

• v súčasnosti platný federálny zákon z 21. novembra 1996 č. 129-FZ „O účtovníctve“ neobsahuje obmedzenia premietnutia transakcií do elektronického dokumentu;
• v novom zákone o účtovníctvo zo dňa 6.12.2011 č.402-FZ, ktorý nadobúda účinnosť od ďalší rok, obsahuje priamu indikáciu možnosti odrazu obchodné transakcie na papierových a elektronických dokumentoch.

Prax, ktorá sa práve začala formovať, však ukazuje, že „populárna“ výmena faktúr a iných primárnych dokladov je ešte ďaleko.

Vo všeobecnosti je, samozrejme, povzbudivé, že sa vytvoril a úspešne implementoval regulačný rámec pre právne významné riadenie elektronických dokumentov, vrátane výmeny elektronických faktúr. Preto mnohé obzvlášť veľké podniky a organizácie začínajú vážne uvažovať o prechode na tok dokumentov bez papiera.

Všade má svoje pre a proti. Napríklad niekto, kto používa program 1C, si dnes môže dovoliť odoslať elektronický dokument kliknutím na jedno tlačidlo za predpokladu, že:

po druhé, zákonodarca zaviedol svoje vlastné prísne formáty pre niektoré primárne dokumenty, napríklad formát faktúry (príkaz Federálnej daňovej služby z 5. marca 2012 č. ММВ-7-6/138@ „O schválení formátov faktúr, účtovného denníka prijatých a vystavených faktúr, nákupnej knihy a predajnej knihy, doplnkových listov nákupnej knihy a predajnej knihy v elektronickej podobe“). Iné sú len odporúčané s cieľom poskytnúť daňovníkom možnosť uplatniť právo na zaslanie primárnych dokumentov na žiadosť správcu dane. Hovoríme o odporúčaných formátoch faktúry TORG-12, akceptačného certifikátu za prácu (služby) (Nariadenie Federálnej daňovej služby z 21. marca 2012 č. ММВ-7-6/172@ „O schválení formátov prvotných účtovných dokladov“).

V zozname odporúčaných formátov dokumentov, ktoré môže daňová služba akceptovať elektronicky, sa teda nenachádzajú žiadne formuláre akceptačného certifikátu na dokončené zmluvné stavebné a montážne práce (KS-2), ofsetové odsúhlasovacie úkony atď. Mnohé organizácie navyše používajú prepracované formuláre dokumentov. V dôsledku tohto prístupu bude počet prívržencov elektronickej správy dokumentov minimálny, pretože formulár KS-2 je veľmi populárny dokument. Samozrejme, existuje cesta von stavebných organizácií: v zmluve môže byť uvedené, že priebežné platby sa uskutočňujú podľa aktu voľnej formy (vo formáte schválenom podľa odporúčania Federálnej daňovej služby Ruska) a konečná platba sa uskutočňuje podľa formulára KS-2. Ten posledný bude predstavený v v papierovej forme kým nebude schválený jeho elektronický formát.

Vzhľadom na to, že je pohodlnejšie prenášať doklady ako súpravu ako samostatne po jednom (napríklad faktúru elektronicky, doklad v papierovej forme), potom je vhodné použiť tlačivá odporúčané daňovými úradmi.

Nájdu sa, samozrejme, výnimky. Napríklad dnes ani zajtra nebude možné preniesť nákladný list v elektronickej podobe, pretože musí obsahovať podpisy troch strán - objednávateľa, dopravcu a príjemcu tovaru.

Mnohí určite budú chcieť pre každý prípad urobiť papierové verzie - duplikáty elektronických dokumentov s podpismi a pečaťami. Záložná možnosť, samozrejme, neublíži, pokiaľ nezaznamenáte rovnakú sumu dvakrát.

Zoberme si otázku dátumu prijatia faktúry, ktorý určuje moment uplatnenia odpočtu DPH u kupujúceho.

Čo sa týka papierovej verzie hlavného dokladu DPH - faktúry - možno uvažovať o nasledujúcich dátumoch:

• dátum uvedený na faktúre. Ak faktúry prídu poštou, prišiel koniec štvrťroka a platiteľ dane musí premietnuť odpočet v tomto štvrťroku, potom môže byť obálka odoslaná do zberového papiera a faktúra do knihy prijatých faktúr a podľa toho do nákupov kniha. Je jednoduchšie pracovať s inými dokumentmi, pretože nemusia byť zaznamenané v žiadnych kontrolovaných knihách a časopisoch;
• dátum na poštovej pečiatke - táto možnosť je veľmi výhodná, keď odpočet DPH môže „pokaziť“ obrázok vykazované obdobie, keďže daňová služba často spochybňuje možnosť „hrať sa“ s dátumami faktúr medzi zdaňovacími obdobiami;
• dátum na potvrdenke od kuriéra je jednoduchší a zároveň zložitejší. Na jednej strane je možné v priebehu jedného až dvoch dní dohodnúť vhodný termín, napríklad v prípade doručenia na konci alebo mimo pracovného dňa. Na druhej strane dátum prijatia jednostranne, ako v prípade o poštové doručenie, už to nemôžete zmeniť.

V súvislosti s elektronickou verziou akýchkoľvek primárnych dokumentov sa berie do úvahy iba jeden dátum - prijatie oznámenia od kupujúceho. To môže byť skutočne problematické vzhľadom na skutočnosť, že v praxi často z nejakého dôvodu vzniká potreba nahradiť dokument.

S tokom papierových dokumentov možno na žiadosť kupujúceho alebo dodávateľa dokumenty takmer vždy nahradiť „spätne“. V prípade vystavenia elektronickej faktúry prechádzajúcej cez prevádzkovateľa, t.j. prostredníctvom tretej strany je to jednoducho nemožné. Samozrejme, môžete vygenerovať faktúru a dokonca ju poslať cez e-mail klientovi, ale faktúra s dátumom 27. júna operátora neminie ani 5. júla a dokonca ani 28. júna.

Na to by mali pamätať tie organizácie, ktoré poskytujú takzvané priebežné služby alebo dodávky a vystavujú jeden doklad na viacero dodávok naraz. Patria sem komunikačné služby, internet, predaj pekárenských a mliečnych výrobkov. Aj pri elektronickom spôsobe vystavovania prepravných dokladov ich zaúčtujte Vysoké číslo protistrany pravdepodobne neuspejú. Preto pre jedného kupujúceho budú príjmy za mesiac „uzavreté“ posledný dátum, ešte - 3-5 dní po skončení mesiaca, no operátor by nemal zmeškať predbežnú uzávierku (3-5 dní pred koncom mesiaca), ako sa to teraz robí pri správe papierových dokumentov.

Inými slovami, ak organizácia napíše do elektronickej faktúry, že faktúra je vystavená za služby poskytnuté v júni bežného roka, tak na faktúre má byť len 29. jún (alebo 30. jún, ak bol tento deň pracovným dňom v júni bežného roka). organizácie) alebo 2. – 3. júla 2012

V praxi môžu nastať tieto situácie:

• na konci štvrťroka kupujúcemu s najväčšou pravdepodobnosťou nepríde faktúra kvôli dovolenke a naozaj ju potrebuje. Aby neprišiel o dobré vzťahy, dodávateľ je samozrejme pripravený urobiť za neho všetko. Potom, napriek existencii dohody o výmene dokumentov elektronicky, má dodávateľ plné právo vystaviť papierovú faktúru. V tomto prípade sa elektronický duplikát už neposiela;
• faktúra bola odoslaná, ale kupujúci si všimol nepresnosť a faktúra bola vrátená dodávateľovi na prepracovanie. V knihe predajov je táto faktúra zaevidovaná už v deň odoslania prevádzkovateľovi.

Vo faktúrach vyhotovených odo dňa nadobudnutia účinnosti nariadenia vlády Ruská federácia zo dňa 26. 12. 2011 č. 1137, opravy vykonáva predávajúci (aj za prítomnosti upozornení kupujúcich na objasnenie faktúry v elektronickej forme) generovaním nových kópií faktúr. V novom vyhotovení nie je dovolené meniť ukazovatele uvedené v riadku 1 faktúry (dátum/číslo) zostavenej pred vykonaním opráv a vypĺňa sa riadok 1a, ktorý uvádza poradové číslo opravy a dátum opravy. Predchádzajúca aj nová kópia faktúry sa tak evidujú v knihe tržieb (bod 7 uznesenia č. 1137).

Takéto akcie nie sú poskytované pre nákupnú knihu. Inými slovami, v prípade prijatia duplikátu faktúry bude kupujúcemu zaregistrovaná iba druhá a posledná kópia faktúry.

Na kontrolu aktuálnych úkonov (vášho operátora/protistrany) sa v programe zoznamu faktúr použijú dva stĺpce, ktoré odrážajú súhrnný stav toku elektronických dokladov pre informačné podklady: v prvom stĺpci - stav toku dokladov na časť organizácie (všetko je dokončené / podpísané / požadovaná akcia / očakávaná), v druhej – stav na strane protistrany a prevádzkovateľ elektronickej správy dokumentov. Účtovník vždy uvidí, čo treba urobiť, alebo len chvíľu počká.

V prípade vystavovania elektronických faktúr bude nákupná kniha duplikovať denník prijatých faktúr, ktorý je možné zasielať súčasne v papierovej aj elektronickej forme (poradové čísla sa vypĺňajú automaticky). Vo vzťahu k predajnej knihe môže byť situácia iná. Takže v denníku vystavených faktúr, pred odoslaním faktúry prevádzkovateľovi kupujúceho a prijatím potvrdenia od prevádzkovateľa alebo oznámenia od kupujúceho, nemusia byť žiadne záznamy a v knihe tržieb je suma uvedená v súlade s účtovným zápisom. : D-t 62, K-t 90, podľa ktorých sa generuje faktúra za odoslanie.

V tomto ohľade by sa v priznaní DPH mali porovnať obraty na účte 68, podúčte „DPH“, s predajnou knihou a debety - s denníkom prijatých faktúr;

3) primárne dokumenty sú vygenerované, odoslané, ale kupujúci nemôže načítať ukazovatele do svojho programu: celková suma dodávky, výška DPH je tam, ale sortiment uvedený v dokumentoch nie je načítaný. Je to možné, pretože dodávateľ môže výrobok nazývať zemiak a kupujúci ho môže nazývať zemiak. Čo robiť?

V tomto prípade by sa predložené mená mali synchronizovať, aby sa v dokumentácii dodávateľa vybrala podobná položka, ktorú by mal zabezpečiť program.

Na záver konštatujeme, že prechod na elektronickú správu dokumentov je poctou dobe za účelom harmonizácie národnej legislatívy ohľadom elektronických faktúr. Využitím elektronických faktúr sa teda Európska únia zaoberá už takmer desať rokov. Preto sa tie organizácie, ktoré pôsobia na globálnych trhoch, budú musieť tak či onak prispôsobiť novým podmienkam a dúfame, že len dočasným nepríjemnostiam.

Prax ukazuje, že počet spoločností, ktoré majú zavedený elektronický systém správy dokumentov (EDMS), sa každým rokom zvyšuje. Spravidla ide o veľké a stredné spoločnosti, ktoré využívajú pokročilé automatizačné technológie a majú široké spektrum partnerov a klientov, ktorí už prešli alebo plánujú prejsť na elektronickú správu dokumentov.

Nie všetky organizácie sa však s týmto prechodom ponáhľajú. Je to spôsobené tým, že príprava a výmena dokumentov v elektronickej podobe má pozitívne aj negatívne stránky – finančné aj daňové.

Výber typu elektronického podpisu

Pri prechode na elektronickú správu dokumentov sa organizácie riadia normami zákona č. 63-FZ, ktorý upravuje vzťahy v oblasti používania elektronického podpisu pri uzatváraní občianskoprávnych transakcií, poskytovaní štátnych a komunálnych služieb, vykonávaní funkcií štátu a samosprávy, ako aj ako pri vykonávaní iných právne významných úkonov (§ 1 zákona č. 63-FZ).

Federálna daňová služba Ruska zároveň v liste z 5. októbra 2011 č. ED-4-3/16368@ uviedla, že ani súčasná legislatíva, ani iné predpisy nestanovujú obmedzenia na používanie elektronických primárnych účtovných dokladov. pri vykonávaní civilných obchodov medzi podnikateľskými subjektmi.

Autor: všeobecné pravidlo Existujú tri typy elektronického podpisu: jednoduchý, vylepšený nekvalifikovaný a vylepšený kvalifikovaný (článok 1, článok 5 zákona č. 63-FZ). Elektronický dokument podpísaný elektronicky digitálny podpis pred 1. júlom 2013 sa uznáva ako dokument podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom (odsek 2 § 19 zákona č. 63-FZ). Ale pokiaľ ide o elektronické dokumenty zostavené po tomto dátume, spoločnosť má právo nezávisle si vybrať typ elektronického podpisu. Legislatíva totiž neustanovuje zoznam elektronických primárnych dokumentov, ktoré je potrebné osvedčiť určitým typom podpisu.

Okrem toho zákon č. 63-FZ ustanovuje rôzne oblasti použitia elektronického podpisu. Líšia sa aj náklady na registráciu odlišné typy elektronický podpis. Okrem toho existujú daňové riziká, ak autor podpisu odmietne podpísať. interné dokumenty organizácie, ako aj pri podpisovaní elektronických dokumentov jednoduchým alebo nekvalifikovaným elektronickým podpisom. Ak sa teda organizácia rozhodne prejsť na elektronickú správu dokumentov, je bezpečnejšie analyzovať a vziať do úvahy množstvo funkcií aplikácie. rôzne druhy elektronické podpisy.

Tabuľka. Vlastnosti používania rôznych typov elektronických podpisov

Kritériá	Jednoduchý elektronický podpis	Vylepšený elektronický podpis
		nekvalifikovaní	kvalifikovaní
Charakteristický	Potvrdzuje skutočnosť, že určitá osoba vytvorila elektronický podpis. Na tento účel sa používajú špeciálne kódy, heslá a iné podobné prostriedky (článok 2, článok 5 zákona č. 63-FZ)	Vzniká ako výsledok kryptografickej transformácie informácií pomocou podpisového kľúča. Umožňuje vám určiť odosielateľa, ktorý podpísal elektronický dokument, a zistiť skutočnosť vykonania zmien v elektronickom dokumente po momente jeho podpísania (článok 3 § 5 zákona č. 63-FZ)	Možno použiť len s certifikátom kľúča na overenie elektronického podpisu, ktorý vytvorilo akreditované certifikačné centrum (článok 4, článok 5 zákona č. 63-FZ). Umožňuje vám zistiť skutočnosť vykonania zmien v elektronickom dokumente po jeho podpísaní
Pravdepodobnosť, že autor podpisu odmietne podpísať dokumenty organizácie	Nie je určené na ochranu dokumentov pred falšovaním. Hrozí, že autor podpisu bude popierať skutočnosť, že dokument podpísal, alebo sa bude odvolávať na to, že dokument bol po podpise zmenený bez jeho vedomia. Toto riziko sa zvyšuje, ak k jednoduchému elektronickému podpisu majú okrem jeho vlastníka prístup aj ďalší zamestnanci organizácie (napríklad sekretárka, zástupca manažéra alebo správcovia systému).	Zákon č. 63-FZ neobsahuje žiadne pravidlá, ktoré by vylučovali možnosť autorov podpisu odmietnuť podpísať elektronický dokument.	Poskytuje najspoľahlivejšiu ochranu dokumentov proti falšovaniu. Koniec koncov, použitie takéhoto podpisu je prísne regulované. Postup pri vytváraní a overovaní podpisu vylučuje, aby osoba, ktorá kvalifikovaný elektronický podpis vytvorila, odmietla elektronický dokument podpísať.
Oblasť použitia	Regulačné zákony (vrátane zákona č. 63-FZ a federálneho zákona zo dňa 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“, ďalej len zákon o účtovníctve) nešpecifikujú typ elektronického podpisu, ktorý sa musí použiť na podpísať konkrétny dokument. Podľa autora pri podpise interných dokumentov nesúvisiacich s finančnú zodpovednosť zamestnancov, ako aj v súlade s pravidlami ochrany práce a inými dokumentmi „nízkej dôležitosti“ je vhodné používať jednoduchý a nekvalifikovaný elektronický podpis. Koniec koncov, tieto typy podpisov sú menej spoľahlivé		Dokumenty používané pri elektronickej správe dokumentov s tretími stranami (protistrany, vládne orgány), ako aj dokumenty súvisiace s finančnou zodpovednosťou alebo dodržiavaním noriem bezpečnosti práce (nepodpísanie zamestnancami môže byť predmetom daňových, občianskoprávnych a pracovnoprávnych sporov). odporúčame podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom. Alebo vypracujte takéto dokumenty, a to aj na papieri, a podpíšte ich osobne
Možnosť využitia elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom na účely účtovníctva	Túto možnosť priamo stanovuje § 9 ods. 5 zákona o účtovníctve. Zároveň nie je určený typ elektronického podpisu, ktorým je potrebné podpísať primárny účtovný doklad. V zákone nie je priamo uvedené, že dokument zostavený v elektronickej forme sa považuje za rovnocenný s papierovým dokumentom
Možnosť využitia elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom na účely daňové účtovníctvo(daň z príjmu a DPH)	Daňový poriadok nezakazuje používanie elektronických foriem primárnych dokumentov na potvrdenie výdavkov organizácie na účely výpočtu dane z príjmu, ak tieto výdavky spĺňajú kritériá stanovené v článku 252 ods. 1 daňového poriadku Ruskej federácie.
	Nebolo možné nájsť žiadne objasnenie zákonnosti účtovania daňových výdavkov na základe dokladov podpísaných jednoduchým elektronickým podpisom. Podľa autora sa v tomto prípade musí spoločnosť riadiť listami daňového a finančného oddelenia, ktoré vysvetľujú postup pri zaznamenávaní dokumentov podpísaných nekvalifikovaným elektronickým podpisom	Federálna daňová služba Ruska v liste z 24. novembra 2011 č. ED-4-3/19693@ poznamenáva, že ak dohoda medzi účastníkmi elektronická interakcia Ak sú dokumenty podpísané nekvalifikovaným elektronickým podpisom, potom sa takéto dokumenty akceptujú ako podporné dokumenty na účely uplatňovania článku 252 ods. 1 daňového poriadku Ruskej federácie. Ruské ministerstvo financií si však myslí niečo iné. Úrad sa domnieva, že dokument vyhotovený elektronicky a podpísaný nekvalifikovaným elektronickým podpisom nie je rovnocenný s papierovým dokumentom podpísaným vlastnoručným podpisom. V dôsledku toho spoločnosť nemá právo pri zdaňovaní zisku zohľadňovať výdavky potvrdené takýmto dokladom (listy zo dňa 25.12.2012 č. 03-03-06/2/139, zo dňa 20.12.2012 č. 03- 03-06/1/710, zo dňa 31. júla 12 č. 03-03-06/2/85 a zo dňa 28.05.2012 č. 03-03-06/2/67)	Daňový poriadok Ruskej federácie priamo stanovuje možnosť vyhotovenia v elektronickej podobe pomocou vylepšeného kvalifikovaného elektronického podpisu: - žiadosti o registráciu (zrušenie registrácie) na daňovom úrade (článok 5.1 článku 84 daňového poriadku Ruskej federácie); - daňové priznanie (odsek 1, článok 80 daňového poriadku Ruskej federácie); - žiadosti o vrátenie alebo započítanie sumy dane (článok 4 článku 78 a odsek 6 článku 176 daňového poriadku Ruskej federácie); - faktúry (článok 6 článku 169 daňového poriadku Ruskej federácie). Ruské ministerstvo financií navyše súhlasí so zákonnosťou potvrdenia výdavkov primárny dokument, vydaný v elektronickej podobe a podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom. Takáto listina je totiž rovnocenná s listinou vyhotovenou na papieri a podpísanou vlastnoručným podpisom (listy zo dňa 23.1.2013 č. 03-03-06/1/24 a zo dňa 11.11.2012 č. 03 -02-07/1-1)

Predpisujeme používanie digitálneho podpisu v účtovná politika a zmluvy

Odporúča sa predpísať postup na udržiavanie elektronickej správy dokumentov v spoločnosti v prílohe účtovnej politiky organizácie. Konkrétne:

• určiť zoznam osôb, ktoré sa budú podieľať na elektronickom toku dokumentov a získať pre ne kvalifikované certifikáty kľúča elektronického podpisu;
• zabezpečiť postup certifikácie papierových kópií elektronických dokumentov predložených na žiadosť regulačných orgánov a tretích strán;
• schváliť požiadavky na zachovanie mlčanlivosti o používaní jednoduchého alebo nekvalifikovaného kľúča elektronického podpisu a oboznámiť s nimi zamestnancov, ktorí ich budú pri svojej práci používať.

Hrozí však, že majiteľ podpisu odmietne elektronický dokument podpísať. Nie je jasné, ktoré daňové dôsledky v tomto prípade sa očakáva organizácia. Daňové úrady s najväčšou pravdepodobnosťou odmietnu uznať výdavky na základe takéhoto dokladu. Oficiálne vysvetlenie sa však nepodarilo nájsť. Arbitrážna prax V súčasnosti neexistuje v tejto otázke konsenzus.

Okrem toho je vhodné zahrnúť do zmlúv s protistranami podmienku zákonnosti podpisu „primárnej zmluvy“ elektronickým podpisom. Je dôležité si uvedomiť, že obe strany transakcie musia mať technické možnosti na výmenu elektronických dokumentov (vhodné vybavenie - osobné počítače s prístupom na internet).

Niektoré dokumenty sú pripravené na papieri

Ministerstvo financií Ruska v listoch z 11. januára 2012 č. 03-02-07/1-1 a zo dňa 11. januára 2012 č. 03-02-07/1-2 vyjadrilo názor, že ak dokument je zostavený v elektronickej podobe, nie v zavedených formátoch, daňovník ho predkladá na papieri vo forme overenej kópie s označením, že dokument bol podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom. Okrem toho je vhodné duplikovať prepravné doklady v papierovej forme. Pomôže to vyhnúť sa škodám v prípade zastavenia služobnej dopravy príslušníkmi dopravnej polície.

Výhody a nevýhody elektronickej správy dokumentov

Zavedenie elektronickej správy dokumentov v podniku jej poskytuje nasledovné výhod:

• znižuje finančné a mzdové náklady na výrobu a skladovanie papierové dokumenty;
• vám umožňuje rýchlo pracovať s dokumentmi (napríklad rýchlo nájsť požadovaný dokument v elektronickej databáze a postúpiť ju kolegovi alebo protistrane);
• zrýchľuje proces oboznamovania sa, schvaľovania a analýzy dokumentov, šetrí pracovný čas zamestnancom takmer všetkých oddelení spoločností – manažment, ktorý kontroluje a schvaľuje dokumenty, sekretariát, ktorý odosiela, prijíma a eviduje dokumenty, radoví účtovníci a manažéri;
• znižuje čas prepravy potrebné dokumenty(doba doručenia elektronického dokumentu je oveľa kratšia ako pri poštovej korešpondencii).

Medzi zápory Elektronickú správu dokumentov si môžeme všimnúť najmä:

• náklady na vytváranie elektronických databáz, systémy správy elektronických dokumentov, ako aj na školenie a nábor personálu;
• možné zamrznutie systému, čo vedie k zlyhaniam a oneskoreniam v práci spoločnosti;
• čas strávený školením zamestnancov v princípoch elektronickej správy dokumentov;
• potreba previesť papierové dokumenty do elektronickej podoby.