Dokumenty v osobnom spise zamestnanca. Ako organizovať ukladanie osobných súborov zamestnancov

Povinné osobné spisy sú výlučne pre štátne spoločnosti, oddelenia a inštitúcie. Existuje prísna úprava vedenia osobných záležitostí, predpísaná v prezidentskom dekréte zo 6. 1. 1998 č. 640

Zákonné požiadavky

Podľa dokumentu je spis zamestnanca súborom komplexných informácií o zamestnancovi a etapách jeho kariéry. Prípad sa musí začať ihneď po vymenovaní uchádzača o verejnú funkciu.

Oboznámte sa s obsahom osobných spisov zamestnancov okrem zamestnancov personálna služba, smieť presadzovania práva. Aj oni však získajú prístup k dokumentom len na základe predchádzajúcej žiadosti. Po oboznámení sa musia obaly vrátiť späť.

Pre súkromné firmy, správa osobných súborov zamestnancov na plný úväzok nie je povinnosťou. Preto takéto dokumenty vznikajú z osobnej iniciatívy vedúceho. Toto rozhodnutie zároveň zaväzuje zamestnávateľa postarať sa o bezpečnosť informácií.

Aké opatrenia je potrebné prijať

Vypracovať vnútorné predpisy pre výkon osobných záležitostí.
Určenie osoby zodpovednej za prípravu, údržbu a uchovávanie dokumentov.
Spoľahnite sa na tvorbu interných predpisov o prezidentskom dekréte, ktorý je relevantný pre štátnych zamestnancov.

Tvorba dokumentácie

Bez ohľadu na to, či je prípad zamestnanca podaný vo verejnej alebo súkromnej spoločnosti, tento dôležitý dokument musí byť riadne vyhotovený. Obálka obsahuje informácie na uľahčenie a zrýchlenie vyhľadávania v archíve.

Okrem názvu podniku, informácií o prevodoch a čísla prípadu je na letáku uvedené priezvisko, meno a priezvisko zamestnanca, deň, mesiac a rok zamestnania a oficiálneho prepustenia, počet listov v priečinok a dobu jeho uloženia v archíve.

AT osobný spis zamestnanca sú uložené:

žiadosť o prijatie do voľné miesto;
zhrnutie;
fotokópie individuálneho daňového čísla, pasu, dôchodku;
fotokópie diplomov vyššieho alebo stredného špeciálneho vzdelania;
referencie od predchádzajúcich zamestnávateľov;
všetky vnútropodnikové dokumenty súvisiace s tohto zamestnanca;
pracovná zmluva a jej prílohy;
certifikačné údaje;
pracovné pokyny.

Papier s krátkou trvanlivosťou nevkladajte do priečinka. Keďže osobné súbory možno uchovávať v archívoch až 75 rokov, mnohé dokumenty jednoducho zastarajú.

Každý list v súbore musí byť zošitý v chronologickom poradí, ako aj očíslovaný a popísaný. Samotný inventár je umiestnený na obálke alebo na poslednej strane a obsahuje:

zoznam dokumentov v osobnom spise zamestnanca;
podrobnosti o konkrétnom zamestnancovi;
číslovanie priečinkov;
nomenklatúrne indexy;
čas kompilácie;
úplný zoznam dokumentov;
podpis personálny pracovník;
tuleň.

Vzor interného zoznamu dokumentov

Poradie správania

Akékoľvek údaje do dokladov zapisuje len úradne poverený personalista. Musí mať k dispozícii osobitnú knihu o účtovných dokladoch. Bez samostatne vydaného príkazu vedenia nemá nikto právo personálneho pracovníka vymeniť a oboznámiť sa s obsahom káuz. Všetky doplnenia a zmeny sú podporované príslušnými dokumentmi.

Časopis osobných záležitostí, ukážka

Na ochranu obsahu osobných spisov pred únikom dôverných informácií sú priečinky s dokumentmi uložené v špeciálnych kovových trezoroch s spoľahlivý systém bezpečnosť.

Hneď po prepustení zamestnanca sa jeho osobný spis odošle do archívu. Doba uchovávania údajov bývalých zamestnancov závisí od stavu podniku a pohybuje sa od jedného do 10 rokov.

Vydávanie priečinkov s osobnými údajmi

Je dôležité vedieť, že na rozdiel od pracovného zošita sa osobný spis nikdy nerozdáva. Približne raz až dvakrát ročne sa môže zamestnanec oboznámiť s obsahom svojho prípadu v prítomnosti personalistu, nie však viac. Po oboznámení sa zamestnanec podpíše na zoznamovací hárok, ktorý sa následne aj založí do šanónu.

Ustanovuje sa postup vedenia osobných spisov zamestnancov verejné inštitúcie a vzťahuje sa na všetkých zamestnancov a úradníkov. Iné organizácie (komerčné a neziskové organizácie) nepodliehajú takejto povinnosti. Všetky právnické osoby a fyzické osoby podnikateľov mať príležitosť neviesť ich alebo viesť podľa vôle. Keďže vytvorené osobné súbory (PD) umožňujú najlepším spôsobom systematizovať personálne údaje organizácie a poskytujú personalistom príležitosť rýchlo nájsť potrebné informácie, v praxi ich vedú takmer všetky firmy. Je pohodlnejšie to urobiť v súlade s existujúcimi odporúčaniami.

O čom to je

Právna úprava uvádza, že pojem „prípad“ znamená osobitný spôsob spracovania dokumentu alebo kombináciu dokumentov týkajúcich sa jednej problematiky alebo oblasti činnosti. V súlade s ods. 95 str.3.2.2, ide o dokumenty umiestnené v samostatnom obale (priečinku). Neexistujú žiadne osobitné predpisy na udržiavanie (existujú len pre štátnych a obecných zamestnancov). Ak sa však spoločnosť rozhodla viesť osobné spisy, bude potrebné schváliť príslušný predpis o vedení osobných spisov zamestnancov a upraviť tento proces na úrovni podniku. Tento vnútorný predpis definuje:

aké papiere sa budú skladovať (zloženie) a na aký účel;
poradie správania;
zoznam zamestnancov, pre ktorých bude ZP vystavený;
postup pre prístup k informáciám;
podmienky a spôsob skladovania;
osobitosti archivácie alebo zničenia po prepustení.

Okrem toho spoločnosť menuje zamestnanca, ktorý je za tento proces zodpovedný.

Aké dokumenty by mali byť

Zamestnávateľ má spravidla k dispozícii ako originály dokladov zamestnancov (dotazníky, evidenčné karty), tak aj ich kópie. Obe sú zahrnuté v LD. Malo by sa pamätať na to, že kópie dokumentov musia byť riadne overené (pre štátne kópie pasov sú povinné v LD, pre ostatné kategórie zamestnancov sa tento problém rieši na úrovni spoločnosti). Pri odpovedi na otázku, aké dokumenty sú zahrnuté v osobnom spise zamestnanca v roku 2019, poznamenávame, že sú rozdelené na:

vytvorený v čase zamestnania osoby;
vznikajúce pri práci v spoločnosti;
doklady o prepustení z konkrétnej spoločnosti.

Prvá skupina zahŕňa:

životopis zostavený uchádzačom o voľné pracovné miesto;
formulár dotazníka zamestnanca do osobného spisu (používa sa akýkoľvek formulár);
žiadosť o prácu;
charakteristické s predchádzajúce miesto diela alebo odporúčania (ak existujú);
kópie dokladov s osobnými údajmi jednotlivca (pasy, DIČ, SNILS, vojenské preukazy (pre tých, ktorí si odslúžili vojenskú službu a tých, ktorí stále podliehajú odvodu), diplomy);
potvrdenie o prítomnosti (neprítomnosti) záznamu v registri trestov (pri uchádzaní sa o zamestnanie, ku ktorému nie sú povolené osoby so záznamom v registri trestov alebo osoby, ktoré boli trestne stíhané);
osvedčenie o absolvovaní lekárska prehliadka(pre zamestnanie v prípadoch ustanovených Zákonníkom práce Ruskej federácie) a lekárska knižka;
pracovná zmluva (originál zamestnávateľa);
Poradie prijatia do práce.

Druhá skupina bude obsahovať osobné doklady pre deti zamestnanca (potrebné na výplatu benefitov, určenie dovolenky a poskytovanie zrážok dane z príjmov fyzických osôb), dohoda o zodpovednosti, kopírovať popis práce, dodatočné dohody k pracovnej zmluve (ak sú uzatvorené), príkazy na preloženie, menovanie, stimuly alebo sankcie. Patria sem informácie o absolvovaní pravidelných lekárskych prehliadok, informácie o pokročilom školení alebo školení a prihlásení sa k mlčanlivosti o obchodných tajomstvách. Tu sú v prípade potreby uložené:

kópie žiadostí a príkazov na udelenie dovolenky;
vysvetľujúce poznámky;
kancelárske poznámky;
rôzne úkony a oznámenia.

Do tretej, poslednej, skupiny patrí vyhlásenie zamestnanca a príkaz organizácie na prepustenie.

Na čo si dať pozor

Existuje niekoľko kľúčových bodov.

Prvým a hlavným je určiť, čo by malo byť v osobnom spise zamestnanca v roku 2019 a na aký účel sú tam dokumenty zahrnuté. O personáli je veľa personálnych dokumentov. Ak si dáme za cieľ formalizovať celý život človeka počas jeho práce v organizácii, tak sa osobné spisy stávajú v prepočte na jedného zamestnanca viaczväzkové. To komplikuje prácu a nič.

Pri nakladaní s osobným spisom je veľmi dôležité pamätať na to, že spracúvanie osobných údajov by sa malo obmedziť na dosiahnutie konkrétnych, vopred stanovených a legitímnych účelov. Nie je dovolené spracúvať osobné údaje, ktoré sú nezlučiteľné s účelmi získavania týchto informácií (článok 5 ods. 2 (v znení z 29.7.2017) „O osobných údajoch“).

Ak sa personalistov opýtate na uchovávanie kópie pasu v osobnom spise zamestnanca, mnohí odpovedia, že to tak má byť, ale nebudú sa vedieť odvolať na normu (zrejme niekde počuli alebo čítali, že kópia pasu je nevyhnutne prítomný v osobnom spise, alebo ho ušili, aby to bolo pre každý prípad). Medzitým priamo požaduje argumentovať potrebou zamestnávateľa uchovávať kópie pasov zamestnancov. Iba v prípade odôvodnenej potreby sa toto uloženie uzná za zákonné. Podobne je to so žiadosťami o prijatie do zamestnania, ktoré sú povinné pre štátnu službu, ale pre iné organizácie už dávno patria do minulosti: teraz tento dokument nie je potrebný na prijatie do zamestnania.

Druhým bodom, ktorému by ste mali venovať pozornosť, je uloženie osobných kariet LD, T-2 a pracovných kníh.

Pracovné knihy sú vedené ako formy prísnej zodpovednosti – v trezoroch a prístup k nim má obmedzený kontingent osôb (odseky 42, 45 schválených pravidiel (v znení zmien a doplnkov z 25.3.2013) „O evidencii zamestnania“). Niektoré organizácie tiež uchovávajú osobné spisy v kovových skrinkách. Tieto dokumenty by však nemali byť v rovnakom trezore, čo vylučuje možnosť ich uloženia pracovné knihy v osobných veciach.

Teraz o možnosti ukladať karty T-2 do osobných súborov. Neexistuje žiadny priamy zákaz na toto a teoreticky je možné v LNA predpísať, že T-2 sú uložené v LD, pretože každý podnik určuje postup toku dokumentov nezávisle. Špecialisti na personál však spravidla radšej držia T-2 po ruke.

Pravidlá údržby a podmienky skladovania

Dokumenty, ktoré majú inú trvanlivosť, sa zvyčajne ukladajú do LD. Záložní pracovníci by sa mali riadiť príkazom Ministerstva kultúry Ruska z 25. augusta 2010 č. 558, ktorý ustanovil všetky podmienky na uchovávanie dokumentov. Malo by sa pamätať na to, že veľa personálnych dokumentov je uložených na dlhú dobu (viac ako 10 rokov), a ak sú zahrnuté v LD, potom doba uchovávania osobných spisov zamestnancov nie je kratšia ako toto obdobie. Typicky sa takéto dokumenty ako súčasť LD musia uchovávať minimálne 50 rokov (článok 22.1 (v znení z 28.12.2017) „O archivácii v Ruská federácia»).

Postup udržiavania LD je určený na úrovni firmy. Zvyčajne sa do nej vkladajú všetky papiere v chronologickom poradí. A aby sa nič nestratilo, zašije sa inventár, ktorý sa celý čas vedie, vyplní sa potvrdenie o zložení dokumentov zaradených do osobného spisu zamestnanca. Inventarizačný formulár sa vypracuje nezávisle alebo sa použije vzorka pre vládne agentúry.

Ako urobiť titulnú stranu

Titulná strana sa v LD vypĺňa vždy ako prvá. Formulár titulná strana osobný spis je obsiahnutý v prílohe 11 k „Základným pravidlám práce archívov organizácií“, schválenej rozhodnutím kolégia Federálneho archívu zo dňa 6.2.2002. Odporúča sa preto, ak je to žiaduce, vyvíja sa nezávisle.

Na titulnú stranu napíšte názov spoločnosti a celé meno. zamestnanca. Po vyplnení titulnej strany sa všetky ostatné dokumenty vložia do priečinka.

Všetky otvorené osobné spisy je potrebné evidovať v špeciálnom účtovnom denníku (nie je to daň za grafomániu, je to pohodlné na vyhľadávanie). Podobu tohto účtovného dokladu neschvaľujú žiadne regulačné právne akty, preto ho zamestnávateľ vypracúva samostatne. Časopis je zošívaný a očíslovaný a do jeho stĺpcov sú zapísané všetky čísla LD, dátumy ich založenia, hlavičky a uzávierky.

Každý zamestnávateľ sa snaží o systematické ukladanie osobné informácie o svojich zamestnancoch z viacerých dôvodov.

Vážení čitatelia! Článok hovorí o typických spôsoboch riešenia právnych problémov, no každý prípad je individuálny. Ak chcete vedieť ako vyriešiť presne svoj problém- kontaktujte konzultanta:

PRIHLÁŠKY A VOLANIA PRIJÍMAME 24/7 a 7 dní v týždni.

Je to rýchle a JE ZADARMO!

Po prvé, je oveľa jednoduchšie nájsť potrebné informácie o konkrétnom zamestnancovi, po druhé, chrániť jeho osobné údaje pred zverejnením a po tretie, promptne vykonať zmeny a objasnenia, ktoré vzniknú. Tiež v Sovietske časy na dosiahnutie takýchto cieľov bola vymyslená taká štruktúra, akou je osobný spis zamestnanca.

Zákonné požiadavky

Pre vládne organizácie

Výnimkou sú štátni a obecní zamestnanci.

Takáto výnimka je stanovená v odseku 3 článku 42 federálny zákon zo dňa 27.07.2004 N 79-FZ „O štát štátna služba Ruská federácia“. Zovšeobecnenou formou zverejňuje obsah informácií zaradených do osobného spisu zamestnanca.

Deje sa tak preto, aby bolo možné sledovať všetky zmeny v osobných údajoch štátneho zamestnanca. Takáto databáza je navrhnutá tak, aby minimalizovala prácu podobného orgánu pri zmene štruktúry štátu, keďže na ňu nadväzuje osobný spis, aby bolo možné zverejňovať informácie o príjmoch a kontrolovať dodržiavanie obmedzení. Vyhláška prezidenta Ruskej federácie z 30. mája 2005 N 609 „O schválení predpisov o osobných údajoch štátneho zamestnanca Ruskej federácie ao vedení jeho osobného spisu“ podrobne odhaľuje pravidlá vedenia tento prípad.

Ustanovenie schválené týmto dokumentom jasne definovalo, aké úkony a v akom časovom rámci je potrebné vykonať s osobným spisom zamestnanca, čo je v ňom zahrnuté, ako ho uchovávať, prenášať a chrániť pred nezákonným zverejnením údajov obsiahnutých v to.

Pre súkromné podniky, individuálnych podnikateľov

Nevyžaduje to ani Zákonník práce Ruskej federácie, ani iné akty pracovného práva komerčné organizácie a individuálnych podnikateľov založiť osobné spisy svojich zamestnancov. Čiastočne je to kvôli malému právnických osôb ekonomicky nerentabilné a veľké spoločnosti fluktuácia zamestnancov je často príliš intenzívna a vypĺňanie osobných spisov je neproduktívne.

Zákon to však nezakazuje určené osoby dobrovoľne zaviesť takýto systém vo svojom podniku. Len ak je prijatý, je povinný vydať miestny akt zamestnávateľa, napríklad príkaz, príkaz, ktorý by odhalil pravidlá nakladania, uchovávania a vypĺňania osobného spisu v danom podniku a ukladanie zodpovednosti za bezpečnosť osobných údajov v ňom uložených o konkrétnom zamestnancovi.

Stojí za zmienku, že tie podniky, kde sa rozhodlo použiť prax zakladania osobných spisov, zvyčajne pri zostavovaní svojich pravidiel berú za vzor presne ustanovenia schválené vyššie uvedenými dokumentmi.

Vytvorenie osobného spisu

Dizajn obálky (titulná strana)

Krycí list akéhokoľvek priečinka dokumentov by mal obsahovať všetky relevantné informácie na vyhľadávanie a identifikáciu nájdených informácií. Požiadavky na dizajn titulných strán upravuje GOST 17914-72 zo 17. júla 1972.

Stanovuje, že v hornej časti sú riadky, do ktorých údaje vypĺňa výlučne štátny alebo obecný archív pri prijatí veci do úschovy. Napríklad kód organizácie, ktorá prípad odovzdala do archívu, kód štátu. archív, názov archívu.

Teraz sú však mnohé archívy systematizované a tieto riadky nevypĺňajú ručne, ako to bolo predtým, ale dávajú dole vopred pripravenú pečiatku, takže organizácii postačí, ak jej nechá navrchu trochu miesta.

Na zobrazenie sú potrebné tieto prvky:

V strede od hornej časti priestoru pre pečiatku archívu je uvedený úplný a skrátený názov organizácie, ktorá zostavila osobný spis.
Ešte nižšie, tiež v strede, je uvedený názov oddelenia podniku, kde osoba pracuje. Je dôležité ponechať malý priestor po uvedenom riadku na objasnenie špecifikovaných informácií pri zmene zamestnanca oddelenia. V tomto prípade je názov predchádzajúceho oddelenia uvedený v zátvorkách.
Číslo prípadu je uvedené, len pred ním je index podľa nomenklatúry prípadov spoločnosti (Vec č. 05 (index) - 256 (číslo)).
Ďalej nasleduje nadpis prípadu, v tomto prípade je to celé meno zamestnanca, za ktorého bol podaný.
V pravom dolnom rohu sú uvedené extrémne dátumy, to znamená dátum otvorenia prípadu (deň prijatia do zamestnania) a uzavretia (deň príkazu na prepustenie). Tiež, koľko listov obsahuje kufrík po jeho inventarizácii a skladovacej lehote.

Čo je to priečinok?

Stojí za zmienku, že podľa GOST 17914-72 sa dlhodobé skladovacie puzdrá vrátane osobného spisu zamestnanca musia nachádzať výlučne v celokartónových obaloch. Žiadny archív neprijme plastové priečinky alebo súbory od organizácie na uloženie.

Zoznam dokladov, ktoré musí obal pre štátnych zamestnancov obsahovať, ustanovuje zákon.

Osobný spis zvyčajne obsahuje tieto dokumenty:

Predložená osobou počas zamestnania: žiadosť tejto organizácie o zamestnanie na konkrétnej pozícii.
Životopis alebo autobiografia, ktorá stručne odhalí všetky potrebné informácie o zamestnancovi.
Kópie hlavných osobných dokladov (pas, SNILS, DIČ).
Kópie diplomov potvrdzujúcich úroveň vzdelania a kvalifikácie zamestnanca.
Odporúčacie listy alebo posudky z predchádzajúceho zamestnania.
Doklady vydané samotným zamestnávateľom, ako aj potvrdenie zmeny osobných údajov zamestnanca, napríklad príkaz na prijatie do zamestnania, iné príkazy napríklad na preloženie na inú pozíciu, na iné oddelenie, uloženie disciplinárnej sankcie alebo povzbudenie .
Personálne informácie.
Pracovná zmluva a prípadné dodatočné dohody k nej.
Listy potvrdzujúce certifikáciu zamestnanca.
Certifikáty, certifikáty a iné dokumenty potvrdzujúce zmenu osobných údajov o zamestnancovi.
Popisy práce s poznámkou, že si ich zamestnanec prečítal.
Interný popis.

Aké dokumenty sa nezakladajú?

Súčasťou spisu sú najdôležitejšie dokumenty zamestnanca a dokumenty podniku s dlhou trvanlivosťou (najmenej 75 rokov).

Z tohto dôvodu by ste nemali zakladať akty, ktoré sú uložené kratšie ako toto obdobie.

Týka sa to najmä notifikácií o nástupe dovolenky, žiadostí o jej poskytnutie, objednávok na pravidelné prázdniny, ktoré sú vedené v samostatnom registračnom denníku a uchovávané po dobu 5 rokov.

Vypĺňanie dokumentov

Vyhotoviť, očíslovať, popísať, vykonať zmeny, uzavrieť a archivovať osobný spis môže len zamestnanec personálnej služby pridelený zodpovedný poriadok organizácií.

Iba tento špecialista by mal mať prístup k osobným súborom a v prípade zverejnenia osobných údajov o zamestnancovi bude niesť zodpovednosť.

Medzi jeho povinnosti patrí aj oboznámenie zamestnanca s osobným spisom proti podpisu, spravidla by sa tak malo stať aspoň raz za kalendárny rok.

inventár

Dokumenty v prípade by mali byť usporiadané podľa dátumu prijatia. Všetky musia byť navyše očíslované, popísané, prešité.

Ak je osobný spis uložený v kartónovom obale, interný inventár môže byť zapnutý opačná strana titulná strana, alebo byť podaná posledná. Vyššie je uvedený názov dokumentu. Celé meno zamestnanca je uvedené nižšie v nominatívnom prípade. Interný inventár obsahuje nasledujúce stĺpce, do ktorých sa zadávajú informácie podľa ich názvu.

Povinné políčka:

č p / p - podľa registra osobných vecí.
Index dokumentov - prideľuje sa podľa nomenklatúry prípadov.
Dátum dokumentu je číselné označenie dátumu jeho vydania arabskými číslicami.
Názov dokumentu je jeho názov (osvedčenie, diplom, objednávka).
Počet listov puzdra je digitálne označenie podľa číslovania, ktoré tento dokument zaberá.
Dátum zaradenia – označuje dátum, kedy sa objavil v spise.
Poznámka - slúži na opravu informácií, napríklad označenie originálu alebo kópie.

Nižšie je slovami a číslami uvedený počet dokladov a inventárnych listov. Ďalej sú všetky informácie overené podpisom s dekódovaním zodpovednej osoby a je uvedený dátum.

Postup dokumentácie

Registrácia a účtovníctvo

V objednávke organizácie, ktorá zabezpečuje zakladanie osobných spisov pre zamestnancov, by mal byť podrobne popísaný postup ich evidencie a účtovania.

Spravidla sa vedie kniha alebo denník osobných záležitostí. V ňom sa v poradí novovytvorenému prípadu pridelí číslo podniku, ktoré sa potom prilepí priamo k nemu. Číslovanie prípadov sa vykonáva len pre tento časopis.

Tento denník zobrazuje stručná informácia o každej osobnej záležitosti. To znamená, že obsahuje pridelené číslo, celé meno zamestnanca, dátum jeho vzniku, ukončenia, dátum archivácie alebo preradenia (u štátnych zamestnancov pri prestupe z jedného orgánu do druhého).

Pozrite si aj video o evidencii osobného spisu zamestnancov

Zmena

Akékoľvek zmeny v osobnom spise môže vykonať len príkazom ustanovený zamestnanec, v jeho neprítomnosti nikto alebo poverený pracovník dočasne poverený príkazom prednostu.

Ostatní zamestnanci personálnej služby bez príkazu nemôžu vykonávať žiadne úkony s osobnými spismi zamestnancov.

Odporúča sa vykonať opravy analogicky s opravami údajov v pracovných knihách. Nesprávne priezvisko na obale puzdra je vodorovne prečiarknuté jednou čiarou a navrchu je uvedené nové. To isté by sa malo urobiť pri zmene akýchkoľvek iných informácií.

Všetky zmeny sa vykonávajú s priloženými kópiami dokumentov a odkazom na ne (sobášny list, zmena mena, rozvod).

Skladovanie

Osobné údaje sú prísne dôverné. Preto musí byť v podniku skladovací systém premyslený tak, aby bol vylúčený prístup iných osôb. Ideálny je trezor alebo plechová skrinka s kľúčom.

Osobné spisy sú uložené výlučne na personálnom oddelení len pre aktuálne pracujúcich zamestnancov.

Uzatvára ho personálna služba a spis o prepustenom zamestnancovi sa presunie do jej archívu. V štátnej službe sa osobné spisy zamestnancov, ktorí skončili služobný pomer, uchovávajú 10 rokov v archíve samotného zamestnávateľa a až potom sa odovzdávajú do štátneho archívu. Pre iné podniky nie je čas vlastného ukladania nastavený, ale mnohé využívajú jednoročné obdobie.

Na odovzdanie prípadu do archívu je potrebné bezpodmienečne vyplniť svedecký list. Obsahuje súhrnné informácie o jeho zložení a fyzickom stave každého osobného spisu. Uvedený hárok sa viaže ako posledný.

Je tiež dôležité poznať trvanlivosť v štátny archív osobné záležitosti:

Pre bežných pracovníkov - 75 rokov.
Vo vedení - stále.

Termín začína plynúť nie od dátumu narodenia zamestnanca, jeho prepustenia, ale od okamihu, keď je prípad prenesený do archívu.

Byrokratickým prieťahom sa dá vyhnúť, ak viete ako. Pozrite sa, ako to ide

Chcete vedieť, ako prebieha rozdelenie zisku z minulých rokov v sro? Prečítaj toto

Mnohí sa zaujímajú o to, ako sa otvoriť Stavebné podnikanie od nuly. A môžete to zistiť priamo

Vydávanie osobných spisov zamestnancov

Osobný spis - súbor dokumentov obsahujúci informácie o zamestnancovi a jeho pracovná činnosť. Tvorí ho personálna služba organizácie po zverejnení.

Vedenie osobného spisu zamestnanca všeobecné pravidlo, nie je povinný, to znamená, že neexistujú žiadne predpisy, ktoré by zamestnávateľa k tomu zaväzovali, s výnimkou federálneho zákona „O základoch verejnej služby Ruskej federácie“ (č. 119-FZ z 31. júla 1995) , ktorý ukladá personálnej službe viesť osobné spisy o zamestnancoch.

Navyše v predpisov, napríklad „Zoznam typických riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania“, uvádzajú sa dokumenty, ktoré „nie sú zahrnuté v osobných spisoch“, ako aj „ktoré nemajú osobný spis“. Skladbu dokumentov osobného spisu zamestnanca teda ruská legislatíva neupravuje a podľa zavedenej tradície (zvyku) vychádzame z akceptovaného štátny systém kancelárska práca za sovietskych čias.

Dokumenty zahrnuté v osobnom spise možno formálne rozdeliť na:
1. Doklady, ktoré poskytne zamestnanec a vyplní zamestnanec personálnej služby pri uchádzaní sa o zamestnanie, sú to:

osobné;
kópie dokladov o vzdelaní;
odporúčania a charakteristiky;
lekárske osvedčenia;
výpis z príkazu na prijatie do zamestnania;
výpisy z protokolov o voľbe do funkcie;
výpis z protokolu o výsledkoch výberového konania na voľné miesto;

2. Doklady dopĺňané počas zamestnania:

výpisy (kópie) z a prevody a prevody atď.;
kópie dokladov potvrdzujúcich zmeny osobných a životopisných údajov (sobášne alebo rozvodové osvedčenie, rodný list detí a pod.);
kópie dokladov o vzdelaní, ďalšom vzdelávaní;
poznámky, osobné vyhlásenia a vysvetlivky;
úkony, oznámenia a pod.

3. Doklady o ukončení pracovná zmluva.

Všetky tieto dokumenty majú rôzne normatívne stanovené doby uchovávania v podniku.

Na základe rozdielu v regulačných lehotách skladovania rôzne druhy personálne doklady, ako aj skutočnosť, že informácie o pracovnej činnosti zamestnanca sú zaznamenané v osobnej karte, sa odporúča nezahŕňať do osobného spisu kópie objednávok (výpisov) o prevodoch a pohyboch, dovolenkách, stimuloch atď.

Dokumenty uložené v osobnom spise zamestnanca počas doby jeho pracovného pomeru musia byť usporiadané v chronologickom poradí.

Kópie dokumentov (výpisov) musia byť overené zamestnancami personálnej služby.

Dokumenty osobného spisu sa ukladajú do zložky – „prípad“. V súlade s definíciou stanovenou GOST R 51141-98: „PRÍPAD“ - súbor dokumentov alebo dokument týkajúci sa jedného problému alebo oblasti činnosti umiestnený v samostatnom obale.

Kryt puzdra je vypracovaný v súlade s požiadavkami GOST 17914-72 "Krycie puzdrá na dlhodobé skladovanie. Typy, rozmery, technické požiadavky."

K „kauze“ podanej na zamestnanca sa vyhotovuje interná inventarizácia dokladov.

Zamestnanci by sa mali pravidelne oboznamovať so svojím osobným spisom (zvyčajne raz ročne).

Osobné spisy zamestnancov komerčných a verejných organizácií, ako aj podnikov s inými formami vlastníctva a právnej zodpovednosti možno viesť na základe miestnych právnych aktov prijatých samotnými organizáciami. Pre nich nie je ustanovené vytvorenie samostatnej kancelárskej práce a zákon neustanovuje povinný postup registrácie a podávania prísnych správ. Osobné záležitosti sú však nevyhnutné pre organizáciu efektívneho vedenia a správania progresívneho personálna politika. Odrážajú všetky informácie súvisiace s pracovnou činnosťou zamestnanca, všetky klady a zápory plnenia jeho funkčné povinnosti, ako aj rôzne stimuly a pokuty za čas plnenia zmluvných povinností na vašom pracovisku.

Pre mnohé podniky, ktoré čelia potrebe evidovať zamestnancov v súvislosti s rozširovaním svojich aktivít, je hlavnou otázkou, čo by malo byť v osobnom spise zamestnanca. Podľa skúseností firiem s veľkým počtom zamestnancov je potrebné brať za vzor dlhoročnú prax v účtovaní pracovnej činnosti prijatú na r. verejná služba, koniec koncov, pre všetkých štátnych zamestnancov je povinné bezpodmienečne viesť osobné spisy. V tomto zmysle rozpočtové organizácie sa považujú za štandard v organizácii kancelárskej práce, pretože sa na ne vzťahujú rôzne regulačné právne akty prijímané na legislatívnej úrovni a pod kontrolou štátu.

Osobné záležitosti nebudú zbytočné

Pre každú spoločnosť je otázka vedenia osobných spisov jej vlastnou voľbou. Ale ak sa to vyrieši pozitívne, tak v prvom rade je potrebné určiť normy, podľa ktorých sa budú zostavovať a udržiavať. Na uľahčenie informačného spracovania údajov je tu potrebná jednotnosť a zjednotenie, preto je dôležité vytvoriť systém, v ktorom každý osobný spis zaujme svoje miesto v organizácii celého reťazca interakcií medzi zamestnancom a zamestnávateľom. Zahŕňa nielen evidenciu a účtovníctvo, ale aj ukladanie osobných spisov. Okrem toho ihneď po začatí konania proti zamestnancovi okamžite spadá pod zákon o uchovávaní osobných údajov ustanovený zákonníka práce a ďalšie federálne zákony.

V súlade s článkom 85 Zákonníka práce Ruskej federácie sú osobnými údajmi informácie o zamestnancovi, ktoré sú potrebné na to, aby ho zamestnávateľ zamestnal. Preto je dôležité pochopiť zodpovednosť za uchovávanie osobných údajov, aby sa zabránilo ich prístupu tretím stranám. Každý zamestnanec si musí byť istý, že osobné údaje nebudú nikomu poskytnuté bez jeho súhlasu.

V súkromných organizáciách sa osobné spisy zvyčajne ukladajú pre tieto kategórie zamestnancov:

vedúcich rôznych oddelení a štrukturálne členenia mať skupinu zamestnancov vo svojej podriadenosti a zaradených medzi riadiacich zamestnancov, pevne stanovenú tabuľkou zamestnancov;
o osobách, ktoré uzatvorili zmluvu o individuálnej alebo kolektívnej zodpovednosti.

Vo veľkých organizáciách majú spravidla všetci zamestnanci osobný spis. Je to spôsobené aj tým, že v procese pracovnej činnosti každý zamestnanec postupne hromadí súbor rôznych objednávok a iných dôležité dokumenty ktoré vyžadujú individuálne skladovanie. Vzorový osobný súbor zamestnanca si môžete stiahnuť tu:

Osobný spis sa v tomto zmysle stáva miestom, kde sa sústreďuje celá história zamestnanca počas zamestnania a v niektorých prípadoch napomáha k objektívnemu posúdeniu jeho osobných a pracovných kvalít. Dokumenty zahrnuté v osobnom spise možno preto rozdeliť do troch podmienených skupín:

prevedený zamestnancom počas pracovného pomeru;
potvrdenie skutočnosti o začiatku pracovnej činnosti;
objaviť sa počas práce.

Ako príklad papierovania v podnikoch sa odporúča zoznámiť sa s požiadavkami GOST 6.30-2003, ktoré označujú hlavné jednotné formy na evidenciu rôznych dokumentov organizačného a administratívneho poriadku.

Približný zoznam dokumentov zahrnutých v osobnom spise

Evidencia osobného spisu zamestnanca obchodné štruktúry na základe požiadaviek súvisiacich so zoznamom základných písomností zaradených do osobných spisov štátnych zamestnancov. Podniky môžu samy určiť, ktoré dokumenty sú potrebné a ktoré možno zanedbať. Môžete si však vybrať hlavný zoznam dokumentov, ktoré sa odporúča zahrnúť do spracovania osobných súborov.

Pri uchádzaní sa o prácu môžete požadovať kópie: pasu alebo občianskeho preukazu, diplomov alebo iných podporných dokladov o špeciálnom vzdelaní, potvrdenia o štátnom dôchodkovom poistení, lekárskeho potvrdenia, vojenského preukazu pre osoby povinnej vojenskej služby, TIN ( Ak je k dispozícii). Môžete tiež požiadať o kópiu potvrdenia o prítomnosti alebo absencii záznamov v registri trestov, ak práca súvisí s obmedzením prijatia z dôvodu registra trestov alebo trestného stíhania.

Na potvrdenie skutočnosti zamestnania môžete investovať do osobného súboru: žiadosť o zamestnanie, autobiografia, kópiu pracovného príkazu, kópiu pracovnej zmluvy vo vlastníctve zamestnávateľa.

V priebehu zamestnania môžu byť súčasťou osobného spisu: potvrdenia o lekárskej prehliadke, kópie dokladov potvrdzujúcich nárok na odpočítanie dane, kópie potvrdenia o invalidite, rôzne dodatočné dohody o zmene pracovných podmienok, kópie príkazov na stimuly a sankcie. K veci možno pripojiť aj: dohodu o mlčanlivosti o obchodnom tajomstve, dohodu o zodpovednosti, informáciu o atestácii a ďalšie dokumenty charakterizujúce zamestnanca z hľadiska odborných a osobnostných kvalít.

Na zistenie totožnosti zamestnanca spojeného s vekom súvisiacimi alebo inými zmenami sa do osobného spisu vkladá fotografia zamestnanca s rozmermi 4 × 6 (3 × 4) s frekvenciou výmeny raz za päť rokov.

Postup pri vybavovaní osobných záležitostí

Osobný spis zamestnanca sa začína prvým dňom práce v podniku a vedie sa až do ukončenia Pracovné vzťahy v súvislosti s prepustením. Počas obdobia práce sa dopĺňa dokumentmi a robia sa rôzne zápisy. Udržiavanie osobných spisov zabezpečuje správne uloženie, vylúčenie priameho prístupu neoprávnených osôb, ako aj pravidelné overovanie a zabavovanie dokumentov, ktoré stratili význam. Pri vybavovaní prípadu sa pridelí individuálne číslo, ktoré sa aplikuje na prednú stranu a zostaví sa súpis dokumentov nachádzajúcich sa v zložke.

Každý zamestnanec je povinný písomne oznámiť zamestnávateľovi zmenené osobné údaje, následne sa vykonajú príslušné zápisy a doplnenia a v prípade potreby aj kópie dokumentov na založenie do osobného spisu. Na zmenu údajov sú potrebné originálne dokumenty. V niektorých prípadoch sú údaje o zamestnancovi osvedčené pečiatkou a podpisom vedúceho personálnych oddelení. Všetky listy musia byť očíslované a zahrnuté v inventári umiestnenom v osobnom spise.

Zodpovednosť

V súlade s požiadavkami článku 14 Zákonníka práce Ruskej federácie musí vedenie osobných spisov spĺňať požiadavky zákona o uchovávaní osobných údajov N 152-FZ z 27. júla 2006. Ak sa vedenie podniku rozhodlo zorganizovať registráciu osobných spisov pre svojich zamestnancov, musí túto záležitosť prevziať so všetkou zodpovednosťou, aby sa zabránilo úniku informácií. Malo by sa pamätať na to, že podľa článku 90 Zákonníka práce Ruskej federácie môžu byť osoby vinné z porušenia dôvernosti osobných údajov potrestané v súlade s prijatými federálnymi zákonmi.

AT správny poriadok trest sa poskytuje za porušenie postupu pri uchovávaní a používaní osobných údajov. V článku 13.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie sa za takéto porušenie ukladá pokuta:

na úradníkov od 500 do 100 rubľov;
pre organizáciu od 5 000 do 10 000 rubľov.

V prípade zneužitia právomoci zamestnancom, ktorý má prístup k osobným údajom a je zapojený do nezákonného zhromažďovania a šírenia prijatých informácií o osobnom živote uložených v osobnom spise, článok 137 Trestného zákona Ruskej federácie, ktorý ustanovuje trest vo forme pokút a nápravných prác.

Nestačí, aby vedúci podniku vedel, čo má byť v osobnom spise zamestnanca, je potrebné zorganizovať celý cyklus práce, aby sa zabezpečilo fungovanie oddelenia, ktoré sa bude zaoberať registráciou, zadávaním nových údajov a uchovávaním osobné súbory. Takéto právomoci majú zvyčajne zamestnanci personálneho oddelenia, ktorí sú oboznámení s prácou v kancelárii, rozumejú plnej zodpovednosti a majú príslušné vzdelanie.

Malo by sa pamätať na to, že za zabezpečenie úplnej bezpečnosti osobných údajov sú zodpovední nielen zamestnanci priamo zapojení do procesu spracovania osobných súborov, ale aj vedúci podniku.

Pre zamedzenie úniku informácií je preto určený úzky okruh zamestnancov a vedúcich oddelení, ktorí majú prístup k osobným údajom. Úplný zoznam označenie pozícií s priezviskom a iniciálami, ktoré majú povolenie, musí byť určené objednávkou potvrdenou vedúcim podniku.

Vedenie osobných spisov je časovo náročný a zodpovedný proces, ktorý si vyžaduje neustálu pozornosť a ľudské zdroje. Preto sa touto problematikou zvyčajne zaoberajú firmy s veľkým počtom zamestnancov a majúce možnosť organizovať plnohodnotnú prácu personálneho oddelenia. Pre podnikateľov akéhokoľvek postavenia závisí otázka vedenia osobných záležitostí vlastnú túžbu a praktická realizovateľnosť.