Firemný portál znamená. Úlohy a definícia podnikového portálu

Všetky

Účel a definícia Firemného portálu

Článok „História podnikových portálov a historické definície“ poskytuje zďaleka nie úplný zoznam rôznych definícií podnikového portálu. Ale pre systematickú prezentáciu materiálov k portálovým témam je potrebné držať sa len jednej definície

Tak, ako je veľký počet definícií, je veľký aj počet známych variet firemného portálu. Zaznamenali sme dva známe typy klasifikácie.

1. Podľa funkcie.

EIP (Enterprise Information Portal) – Firemný informačný portál
Poskytuje personalizovaný prístup k interným a externým informačným zdrojom spoločnosti.
EEP – (Enterprise Expertise Portals) , poskytuje spojenie s odborníkmi (komunikácia medzi používateľmi) na základe ich znalostí (schopností)
EAP (Enterprise Application Portal) – Firemný aplikačný portál
Portál, ktorý používateľom poskytuje rôzne podnikové aplikácie spoločnosti.
ECP (Enterprise Collaboration Portal) – Firemný portál spoločná práca . Portál, ktorý poskytuje informácie a aplikácie a umožňuje spoluprácu medzi skupinou zamestnancov.
EKP (Enterprise Knowledge Portal) – Portál podnikového manažmentu znalostí
Integrovaný portál určený na poskytovanie tímovej práce s maximálnou informačnou podporou a akumuláciou vedomostí vo forme podnikových informácií.

Prvé tri typy portálov sú určené pre individuálna práca a poskytnúť používateľovi potrebné informácie, aplikácie, znalecké posudkyšpecialistov (ktorých môže nájsť a ku ktorým sa môže používateľ pripojiť pomocou portálu). Niekedy sú všetky zjednotené pod všeobecným názvom „Informačný portál spoločnosti“.

Druhými dvoma typmi portálov sú portály pre spoluprácu (automatizácia obchodných procesov). Umožňujú vám vykonávať určitý cyklus práce v súlade s algoritmom obchodných procesov, automaticky prenášať medzivýsledky v reťazci iným používateľom, monitorovať a koordinovať postup práce. Používatelia majú zároveň maximum Informačná podpora a spoločnosť hromadí podnikové informácie a premieňa ich na svoj kapitál.

2. Podľa dohody.

B2C (Business-to-Consumer) -Automatizované systémy elektronického obchodu, v ktorých právnická osoba (podnik, organizácia) vystupuje ako predávajúci a fyzická osoba vystupuje ako kupujúci.
B2B (Business-to-Business) - Automatizované systémy elektronického obchodu, v ktorých sú subjekty procesov predaja a nákupu právnických osôb(podniky, organizácie).
B2E (Business-to-Employee) - Vnútropodnikové systémy na organizovanie práce personálu spoločnosti, jednotlivých štruktúr alebo divízií.

Firemné portály B2C, B2B, B2E vrátane firemných portálov EAP, EIP, EKP, avšak na základe toho druhého je možné vybudovať ďalšie veľmi odlišné systémy.

Na základe vyššie uvedeného je podnikový portál navrhnutý tak, aby riešil tieto hlavné úlohy:

Vytvorenie informačnej základne spoločnosti so systémom triedenia a získavania informácií.
Poskytovanie jednotného (bežného prehliadača, ktorý nevyžaduje žiadneho špeciálneho klienta softvér) personalizovaný prístup k podnikovým informáciám a aplikáciám v reálnom čase pre zamestnancov spoločnosti, ako aj oprávnených zákazníkov, dodávateľov a partnerov spoločnosti bez ohľadu na ich teritoriálne umiestnenie.
Zabezpečovanie tímovej práce zamestnancov spoločnosti, ako aj oprávnených zákazníkov, dodávateľov a partnerov spoločnosti v reálnom čase bez ohľadu na ich teritoriálne umiestnenie.

Prvý bod rieši problematiku zadávania, ukladania a získavania informácií. V mnohých firmách počet skriniek a priečinkov s rôznymi informáciami roztrúsenými po rôznych oddeleniach prekračuje hranicu, kedy je vo všeobecnosti možné požadované informácie nájsť (a ležiace v jednom z priečinkov jednej zo skríň na jednom z oddelení) v pridelený čas. A čo je ešte horšie, keď dokážete nájsť neaktuálne nepodstatné informácie, prijať ich ako relevantné a použiť ich pri rozhodovaní.

Druhý bod rieši otázku prístupu k informáciám, prístupu, ktorý nezávisí od územia a dennej doby, ale je prísne personalizovaný. Každý používateľ môže vidieť a prijímať iba tie informácie, ku ktorým má udelený prístup.

Tretí odsek rieši úlohy spoločnej práce, tie úlohy, ktoré tradičné podnikové systémy nedokážu vyriešiť bez použitia internetových technológií, t.j. bez použitia firemných portálov. Tieto podnikové portály je možné použiť ako samostatné podsystémy podnikových systémov, ale aj ako nezávislé samostatné aplikácie.

Jediným obmedzením podnikového portálu je dostupnosť prístupu na internet, ale Mobilný internet a Satelitný internet, prakticky odstrániť všetky územné obmedzenia. Firemný informačný portál je navyše multiplatformovým riešením, ktoré tiež nezávisí od hardvéru alebo aplikácií.

Vyššie uvedené definície a z nich vyplývajúce problémy nemajú prakticky žiadne hranice. Koniec koncov, v zásade môžete na základe jednotného prehliadača vytvoriť podnik informačný systém spoločnosti akejkoľvek veľkosti. Navyše, možno by to tak bolo, keby sa internetové technológie objavili o dvadsať rokov skôr.

Na základe všetkých známych definícií, typov portálov a úloh, ktoré sú pre ne stanovené, uvedieme nasledujúcu všeobecnú a stručnú definíciu.

Firemný portál je web- firemný portál obsahujúci firemné informácie a služby a poskytujúci personalizovaný prístup k nim pre zamestnancov firmy a iných oprávnených užívateľov.

V skutočnosti táto definícia stanovuje iba dve povinné kritériá, podľa ktorých možno aplikáciu klasifikovať ako firemný portál:

Webrozhranie
Personalizovaný prístup

Vo všetkých ostatných ohľadoch je poskytovaná úplná sloboda, čo vysvetľuje početné typy a rozsahy podnikových portálov.

Okrem tohto článku sa môžete pozrieť aj na tému aktuálnej sekcie:
6 článkov v sekcii "Encyklopédia"
v sekcii "Články".
v sekcii "História".
__________________

Firemný informačný portál(Enterprise Information Portal, EIP) – známy aj ako firemný portál. Informačné automatizovaný systém poskytovanie zamestnancov s jednotný poriadok potrebné služby. Firemný portál má obmedzený prístup pre zamestnancov a (ak si to vyžaduje samotná spoločnosť) Voľný prístup Pre každého. V každom prípade systém EIP poskytuje bezpečný prístup k jedinému zdroju (najčastejšie cez webové rozhranie) a vo všeobecnosti je firemný portál prostriedkom na zhromažďovanie a personalizáciu informácií.

Vôbec prvá definícia pojmu hovorí jednoznačne o účele prvých portálov: „Enterprise Information Portals (EIP) sú aplikácie, ktoré umožňujú spoločnostiam zverejňovať informácie uložené vo vnútri organizácie aj mimo nej a poskytujú každému používateľovi jediný bod prístupu k informácie určené jemu.informácie potrebné na to, aby bolo rozumné manažérske rozhodnutia» (Christopher C. Shilakes a Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", november 1998).

Portály prvého obdobia slúžili ako nástroj na zverejňovanie informácií od manažmentu až po zamestnancov spoločnosti. Boli to stránky s informáciami o spoločnosti, na ktorej jednej zo stránok sa dalo zorganizovať jednoduché interné fórum. Na portáli bolo možné získať informácie o najnovších organizačných zmenách v spoločnosti, prečítať si novinky. Portál navyše slúžil ako jednoduché úložisko súborov.

S rozvojom technológií sa funkcie portálov rozšírili. Od roku 2000 začali zamestnanci spoločnosti využívať portál na vyhľadávanie potrebných informácií, na získavanie odpovedí na svoje otázky. Portálové technológie boli vyvinuté v smere štruktúrovania a klasifikácie údajov, zvyšovania rýchlosti a efektívnosti vyhľadávania potrebných informácií, ako aj poskytovania potrebného formátu na prezentáciu výsledkov. V tomto období začali podnikové portály fungovať ako znalostné bázy v rôznych tematických oblastiach súvisiacich s činnosťou spoločnosti.

Definície Gartner

EIP: Výber a implementácia

Výrobcovia firemných portálov a riešení

Výrobca	Meno Produktu	Technológia	Licencia	Portal API	rusifikované
Apache Software Foundation (ASF)	Jetspeed 2.1.3	J2EE	Licencia Apache v2.0	JSR-168	neznámy
ATG	Portál ATG	J2EE	reklamný spot	JSR-168	neznámy
backbase	Bohatý portál	RIA, J2EE, .NET	reklamný spot	Webovo orientovaná architektúra	neznámy
Broadvision	Broadvision Portal 8.0	J2EE	reklamný spot	neznámy	neznámy
Platforma eXo SAS	Portál eXo 2.5	J2EE	Affero General Public License	JSR-286	neznámy
Fasihi	Fasihi Enterprise Portal 2.0	J2EE	reklamný spot	JSR-286	neznámy
IBM	WebSphere Portal Server 6.1	J2EE	reklamný spot	JSR-286	Áno

Intranet, vnútropodniková informačná a komunikačná sieť, poskytuje jedinečné možnosti v práci s personálom. Ide o efektívny nástroj na formovanie firemnej kultúry, vysielanie firemných štandardov, riadenie informačných tokov a obchodných procesov. Tento článok predstavuje reálne skúsenosti s tvorbou firemného portálu vo veľkej holdingovej spoločnosti.

Prečo potrebujeme firemný portál

Spoločnosť, do ktorej som prišiel pred rokom pracovať, je štruktúrou, ktorá má sieť pobočiek v mnohých regiónoch krajiny, ako aj pridružené spoločnosti (vrátane zahraničných). Organizácia je mladá, s dynamicky sa rozvíjajúcou firemnou kultúrou, vznikajúcimi tradíciami a obchodnými procesmi, ktoré je potrebné systematizovať.

Je to dobré pre firmy, kde je malý počet zamestnancov. Prechádzal z kancelárie do kancelárie, zhromaždil všetkých firemný večierok, všetkým podal ruku a všetky problémy vyriešil v neformálnej komunikácii. A keď máte oveľa viac ako sto zamestnancov? Je to tak, nedá sa podať ruku každému... Preto jednou z priorít v mojej práci bol rozvoj efektívnej vnútropodnikovej komunikácie. Samozrejme, cieľmi boli zvládnuteľné informačné toky a procesy rozvoja firemnej kultúry, vysielanie jednotných štandardov a princípov činnosti, zvyšovanie miery spokojnosti zamestnancov s prácou, rozvíjanie princípov sociálne partnerstvo medzi pracovníkmi a manažmentom. A tak sme sa ako jeden z nástrojov na realizáciu týchto úloh rozhodli využiť firemný portál.

Užívateľskou základňou portálu mala byť podľa plánu ... komunikácia a od toho sa mohli odvíjať všetky ostatné procesy. Pravdepodobne ste prekvapení, pretože zvyčajne väčšina spoločností začína vytvárať firemné „virtuálne prostredie“ práve s obchodnými procesmi. Ak sa však v prvej fáze prostredníctvom portálu zavedie napríklad tok dokumentov alebo systém podávania správ, väčšina zamestnancov to bude považovať za „povinnú požiadavku“ a „zvýšenie objemu transakcií“. (Nie je náhoda, že je také ťažké zaviesť všetky druhy „APCS“ – automatizované systémy personálneho manažmentu.) Ak ľuďom najprv ponúknete analógiu sociálnej siete, ktorej používanie sa všemožne podporuje, potom proces bude prebiehať úplne inak.

Sama o sebe je komunikácia – pracovná aj neformálna – pre ľudí mimoriadne dôležitá. Je v našom záujme, aby bola táto komunikácia štruktúrovaná a bezpečná. Koniec koncov, ak zamestnanci budú kompenzovať nedostatok komunikácie „rozprávaním“. obchodné témy na stránke Odnoklassniki (a nemôžeme im zabrániť v návšteve sociálnych sietí mimo pracovnej doby), potom ide o obrovské riziko úniku komerčných informácií.

Výdavky nemôžu šetriť

Presvedčení o dôležitosti implementácie firemného portálu, predtým, ako sme zašli za vedením s návrhmi na financovanie projektov, rozhodli sme sa analyzovať možnosti, ktoré nám trh ponúka. Ukázalo sa, že sú traja. Prvým je pozvať vývojárov webu, aby vytvorili prijateľný shell od začiatku; potom najať niekoľko programátorov na vytvorenie nových sekcií portálu. Termín pre vývoj interného webu v tomto prípade nie je krátky. Okrem toho je zvýšenie miezd, najmä počas krízy, pochybným podnikom.

Druhou možnosťou je kúpa platformy, kde sú už položené isté základy pre vytvorenie firemného portálu. Vo svojej praxi v jednej z organizácií som sa už musel potýkať s podobným riešením: nainštalovali platformu, vedenie požadovalo reporting cez tento zdroj, no nebol populárny, pretože nebol sociálne zameraný.

Áno, táto platforma bude funkčná (napríklad z hľadiska interakcie s rôznymi kancelárskymi aplikáciami), ale aby sa z nej stal firemný portál s „ ľudská tvár'bude musieť tvrdo pracovať. Budú sa vyžadovať špecialisti - "úzky profíci" a ich deň s ohňom ... Oni sami to chápu a spoločnosť je nútená ich preplatiť. Náklady na implementáciu takýchto riešení môžu byť asi 1,3 milióna rubľov.

Treťou možnosťou je kúpiť si hotové portálové riešenie založené na akomsi konštruktore s intuitívnym rozhraním, ktoré by vám umožnilo spravovať firemný portál bez špeciálnych znalostí programovania a html-layoutu. Nainštalujte si tento „konštruktor“ sami (alebo s pomocou technickej podpory dodávateľa), integrujte používateľov a postupne naplňte a upgradujte toto rozhodnutie podľa vašich predstáv a potrieb. Náklady na takýto podnik stoja od 35 tisíc rubľov. a závisí od počtu používateľov zdrojov.

Išli sme presne touto cestou – zvolili sme hotové portálové riešenie vyvinuté na báze webových technológií od dodávateľa, ktorý sa v tejto oblasti osvedčil.

Technická podstata

Nebudem kolegom „nakladať“ terminológiu a technické detaily. Môžem len povedať, že „web-konštruktér“, ktorý sme získali, pozostáva z prvkov, ktoré poznajú všetci používatelia internetu – ako vyhľadávanie, tagy, blogy, sociálne služby atď. Sú to jednoduché a známe nástroje pre takmer každého človeka, no nikto nikdy neučil, ako pracovať s vyhľadávacími sieťami alebo sociálnymi sieťami. Ukázalo sa teda, že tieto isté princípy sa ľahko prenášajú aj do firemného prostredia, pomáhajú pri práci s informáciami – hromadia ich, publikujú, vyhľadávajú, využívajú.

Vo všeobecnosti technológie používané na internete v súčasnosti aktívne prenikajú do oblasti personálneho manažmentu a podnikového znalostného manažmentu. Mimochodom, na Západe tento smer dokonca dostal samostatný názov - Enterprise 2.0.

Ekonomické opodstatnenie

Úspora pracovného času:
- znížia sa náklady na vyhľadávanie informácií, ktoré v konkrétnom okamihu potrebujete;
- straty podnikových informácií sú minimalizované;
- obchodné procesy spoločnosti sa výrazne urýchlia;
- zmiznú komunikačné problémy medzi zamestnancami;
- noví zamestnanci sa prispôsobia rýchlejšie.
Optimalizácia obchodných procesov:
- zamestnanci budú spolupracovať na dokumentoch pomocou systému správy dokumentov;
- spoločnosť vážne ušetrí na rýchlosti operácií;
- horizontálna komunikácia medzi divíziami bude oveľa efektívnejšia;
- potreba pracovných ciest je minimalizovaná geograficky rozmiestnenou štruktúrou spoločnosti.
Zlepšenie kvality manažérskych rozhodnutí:
- v pracovných skupinách bude možné diskutovať a upravovať spoločné plány;
- výsledky práce zamestnancov a oddelení sa stanú transparentnými;
- zamestnanci budú schopní nájsť riešenia typických obchodných problémov v podnikovej znalostnej báze.
Zlepšenie efektívnosti zamestnancov:
- zamestnanci budú vedieť, čo sa deje v spoločnosti a oddeleniach;
- pracovné skúsenosti sa budú zhromažďovať v podnikovej znalostnej báze;
- znalosti sa opätovne použijú a prenesú v rámci spoločnosti;
- pracovné skupiny budú môcť spolupracovať na projektoch a dokumentoch;
- personál bude neustále školený a prechádzať odborným preškoľovaním.
Zabezpečenie kontroly a ovládateľnosti:
- sprehľadní sa proces práce všetkých oddelení spoločnosti;
- interná korešpondencia zamestnancov bude pod kontrolou;
- Prístup na internet môže byť obmedzený;
- interný systém zasielania správ na portáli nahradí ICQ a iné internetové pagery;
- zamestnanosť a neprítomnosť zamestnancov možno kontrolovať;
- spätná väzba od zamestnancov bude rýchlejšia a efektívnejšia.
Obchodný výkon:
- zlepšiť kvalitu práce a zákaznícky servis spoločnosti;
- zvýšiť konkurencieschopnosť spoločnosti na trhu;
- imidž spoločnosti porastie v očiach zamestnancov, zákazníkov, partnerov a investorov.

Ako spojenci pre implementáciu firemného portálu v spoločnosti sme zaujali vývojárov zakúpeného produktu, ako aj ich metódy výpočtu efektívnosti.

Naši kolegovia to zdôvodnili takto: firemný portál je riešením na šetrenie zdrojov, na zvýšenie produktivity zamestnancov. Ako sa dajú merať úspory? V peniazoch, samozrejme. Ušetrené peniaze sú zarobené peniaze. Ak hovoríme o práci zamestnancov, tak peniaze sú ich čas. Keď ľudia trávia menej času hľadaním informácií, ktoré potrebujú na vykonanie úlohy, a viac času vykonávaním samotnej práce, spoločnosť vyhráva. Keď každý zamestnanec ušetrí denne aspoň 5 minút času vďaka využitiu možností portálu ... Spočítajte si sami, koľko stojí 5 minút pracovného času v závislosti od výplatnej pásky.

Porovnajte, koľko bude stáť implementácia firemného portálu s efektom úspory iba 5 minút pracovného času pre všetkých zamestnancov ročne a môžete si vypočítať ziskovosť implementácie tohto riešenia. Toto je, samozrejme, kazuistika, ale s manažmentom a ekonómami sa musíte rozprávať jazykom faktov a čísel.

Na priesečníku profesií

Koľko potrebujú personalisti – iniciátori implementácie portálu na pochopenie technických problémov? Na to odpoviem: je to potrebné, aspoň povrchne. Pomôže to obísť možné prekážky zo strany vašich vlastných IT služieb a poskytovateľov. Ich „šamanizmu“ sa musíme nejako vzoprieť. Predstavte si: prichádza špecialista, „bije tamburínu“, vyslovuje frázy v jazyku, ktorý je pre personalistu nezrozumiteľný, pripomínajúci skôr kúzla a požiadavky slušné peniaze podľa zásady - "nie je jasné - znamená to inteligentné, a teda drahé."

Nie, milí moji, všetko dômyselné je jednoduché. Sebarešpektujúci poskytovatelia sú mimoriadne transparentní. Okrem toho sa kompetentní vývojári snažia čo najviac zjednodušiť úlohu pre budúcich používateľov a najmä profesionálne spoločnosti dokonca vytvárajú virtuálne laboratórium, ktoré vám umožní „ohmatať“ ich produkt. Musíme však pochopiť, čo „cítiť“, však?

Ďalším dôležitým bodom je systém aktualizácie. Ak si kúpite produkt a je vám povedané, že ihneď po integrácii budú zaplatené všetky opravy a aktualizácie, potom je lepšie takýto produkt odmietnuť. To bude určite znamenať ďalšie výdavky a nespokojnosť s vedením. Renomovaný poskytovateľ poskytuje aktualizácie na určité obdobie – zvyčajne jeden rok – bezplatne.

* * * Čo sa týka personalistu, na obdobie zavádzania firemného portálu je pre neho lepšie zabudnúť na pokojný život (ak ho mal). Tento proces si vyžaduje trpezlivosť, záujem o inovácie, kreativitu a ochotu pracovať nadčas. Mimochodom, na oplátku môžete získať nové užitočné zručnosti a oživiť záujem o prácu.

Teraz si povedzme niečo o „vypchatí“ firemnej siete.

Dobré pre tieto spoločnosti, počet zamestnancov je malý. Prechádzal z kancelárie do kancelárie, všetkých zhromaždil na firemnom večierku, s každým si podal ruku a všetky problémy vyriešil v neformálnej komunikácii. A keď počet zamestnancov prekročil stovku? A pre nikoho nie je tajomstvom, že okrem plnenia pracovných povinností je pre ľudí mimoriadne dôležitá komunikácia – neformálna aj pracovná. Tu prichádza na pomoc intranet.

Sekcie a funkcie podnikového portálu je možné podmienečne kombinovať do nasledujúcich blokov:

Predstavenie spoločnosti:
- všeobecné informácie o spoločnosti, jej histórii, úlohách, hodnotách a firemnej kultúre;
- úradník spravodajské kanály(príkazy, pokyny, pravidlá);
- kalendár firemných akcií;
- foto a videoreportáže o činnosti spoločnosti;
- zdroj dôležitých noviniek z odvetvia;
- interné voľné pracovné miesta spoločnosti;
- kontakty a podrobnosti pre rýchly prístup.
Zastupovanie zamestnancov spoločnosti:
- jeden adresár zamestnancov spoločnosti;
- rýchle vyhľadávanie informácií o zamestnancovi (abecedne, podľa štruktúry, podľa parametrov);
- prispôsobiteľná karta zamestnanca (fotka, kontakty, oblasť činnosti);
- rýchly kontakt so zamestnancom (web chat, e-mail);
- sledovanie prítomnosti zamestnanca na portáli;
- informácie o neprítomnosti zamestnancov, kalendár absencií;
- zoznamy nových zamestnancov a personálnych zmien, čestná tabuľa, narodeniny;
- osobný účet zamestnanca s pokročilými funkciami (osobné dokumenty, foto a video materiály, blog, osobný kalendár a pod.).
Správa podnikových informácií:
- knižnice kancelárskych dokumentov s kolektívnym prístupom a možnosťou pracovať prostredníctvom prehliadača a prieskumníka;
- práca s dokumentmi portálu pomocou balíka Microsoft Office;
- Systém správy dokumentov portálových materiálov;
- kontrola verzií portálových dokumentov;
- kontrola prístupu k dokumentom;
- správa multimediálnych materiálov (foto, video).
Firemné vyhľadávanie:
- fulltextové vyhľadávanie všetkých informácií zverejnených na portáli v ruštine a angličtine;
- vyhľadávanie značiek a cloud tagov;
- podpora ruskej a anglickej morfológie;
- okamžité indexovanie aktualizovaných a nových dokumentov;
- účtovanie prístupových práv zamestnancov pri zobrazovaní výsledkov vyhľadávania;
- pokročilý jazyk vyhľadávacích dopytov;
- federatívne vyhľadávanie: návrat výsledkov vyhľadávania odlišné typy na požiadanie (novinky, zamestnanci, dokumenty atď.).
Tímová práca a sociálne siete:
- vytváranie pracovných alebo projektových skupín pre spoločnú diskusiu a riešenie výrobných a nevýrobných úloh;
- využívanie princípov sociálnej siete pri organizovaní spoločnej práce;
- flexibilná konfigurácia funkcionality skupín a prístupových práv k nim pre rôzne skupiny zamestnancov;
- kalendár podujatí pre skupinu a jej členov;
- organizovanie skupinových stretnutí;
- diskusia o pracovných problémoch (fóra, webový messenger);
- úlohy a pokyny pre členov skupiny, plánovanie, kontrola vykonávania;
- správy o dokončení úlohy od členov skupiny;
- knižnica dokumentov pre skupinu, ovládanie verzií a zmien, práca s knižnicou dokumentov skupiny cez Windows Explorer a kancelárske aplikácie;
- skupinové fotografie.
Obchodné procesy:
- tok obsahu dokumentov na portáli;
- vlastné webové formuláre (vytvoriť elektronické žiadosti s požadovanými poliami), vymenovanie zamestnancov zodpovedných za spracovanie;
- automatizácia spracovania žiadostí v systéme Help Desk, kontrola prechodu žiadostí;
- organizácia pracovných (projektových) skupín so zadávaním úloh a kontrolou ich plnenia;
- organizovanie stretnutí, distribúcia pozvánok a potvrdzovací mechanizmus, správy zo stretnutí;
- rezervácia zasadacích miestností (a akýchkoľvek iných priestorov).
Interná firemná komunikácia:
- instant messaging v rámci portálu (podobne ako ICQ);
- kalendáre podujatí rôznych úrovní s možnosťou vzájomnej integrácie;
- stretnutia/upozornenia;
- otvorené a uzavreté tematické fóra;
- osobné a verejné fotogalérie;
- prieskumy a otázky zamestnancov;
- interaktívne funkcie: ankety, správy, externé kanály RSS na portáli;
- automatizovaný systém pre príjem a spracovanie požiadaviek s možnosťou zobrazenia stavu.
Školenie a testovanie zamestnancov:
- vytvorenie neobmedzeného počtu vzdelávacích kurzov;
- otázky na konci hodiny, test na samovyšetrovanie;
- denník testovania personálu, berúc do úvahy body získané používateľom pri absolvovaní testu, zoznam pokusov;
- automatické určenie výsledkov;
- flexibilný systém distribúcie prístupových práv k vzdelávacím kurzom.

Prirodzene, každý zamestnanec toto všetko nepotrebuje naraz, preto náš firemný portál obsahuje flexibilnú konfiguračnú funkciu – každý používateľ si môže vytvoriť svoju vlastnú individuálnu pracovnú plochu jednoduchým pretiahnutím alebo skrytím informačných blokov.

Ak má firma vertikálne integrovanú štruktúru, tak na portáli môžete vytvárať sekcie pre vyššiu a organizačno-podriadenú štruktúru a ohraničovať prístup každej zo štruktúr do sekcií portálu. Môžete umiestniť reportovací systém na portál, opraviť načasovanie a kvalitu reportovania. Personalista, ktorý predložil takýto nápad, nebude nacenený.

Pre normálne fungovanie portálu je potrebné prijať opatrenia na zaistenie bezpečnosti a ochrany prístupových kanálov k tomuto informačnému zdroju. Ak to personalisti nepredvídajú, budú mať odpor zo strany bezpečnostnej služby, a ak žiadny, tak jednoducho riskujú, že poškodia svoju firmu. Preto v prípade príťažlivosti externých poskytovateľov k realizácii tohto projektu, získať vzdialené technická podpora, súčasne s podpisom zmluvy by ste mali podpísať dohodu alebo záväzok o nezverejňovaní osobných údajov a informácií zverejnených na vašom portáli.

Po schválení tohto projektu, pridelení financií a obstaraní všetkých potrebných komponentov sme tento zdroj nainštalovali na server a ďalšie práce boli rozdelené do niekoľkých etáp.

V prvej fáze sme hotovú štruktúru navrhnutú vývojárom zmodernizovali pomocou konštruktora zabudovaného v systéme a naplnili ju obsahom. Následne boli do portálového systému integrovaní používatelia materskej organizácie.

Na ďalši krok podnikový portál fungoval v testovacom režime. Počas skúšobnej prevádzky boli funkcie portálu prispôsobené na základe potrieb štrukturálne členenia spoločnostiam pri optimalizácii obchodných procesov. Za účasti IT špecialistu bol portál doplnený o nové funkcie a riešenia.

Treťou etapou je pripojenie vzdialených používateľov z pobočiek. Chceli sme teda postupne vytvoriť holistické vnímanie prebiehajúcich obchodných procesov medzi všetkými zamestnancami a zvýšiť u každého zamestnanca pocit spolupatričnosti k úlohám, ktoré spoločnosť realizuje.

Teraz vlastne vzniká virtuálne sídlo firmy, kam sa zamestnanci dostanú odkiaľkoľvek a kedykoľvek.

Neustále meškáš? My vám to ukážeme!

Ak si niekto myslí, že stačí zohnať vybavenie, nasadiť naň systém stránok, funkcií a služieb a všetko sa obráti, obráti, všetci sa stanú šťastnými majiteľmi nástroja z r. personálna služba potom sa mýli.

Okrem rôznych technických problémov sa môžu vyskytnúť ťažkosti spojené so zmenou vnútornej firemnej kultúry. Ako každá inovácia, aj portál si vyžaduje prispôsobenie vnímania zamestnancov využívaniu jeho možností v práci. Každý je zvyknutý pracovať „ako predtým“ a bude chvíľu trvať, kým viac pracovníkov pochopí výhody implementovaného systému.

Keďže proces zmeny firemnej kultúry je pomerne zdĺhavá záležitosť, aj teraz sa snažíme využívať všetky formy a spôsoby „zasadenia“ portálu do života firmy. Vyhýbame sa metódam „pod kapotou“, ale dopĺňame tento zdroj o pohodlné služby a postupne začleňujeme používanie portálu do pravidiel a predpisov. Nie je to tak dávno, čo sme z portálu poslali správu všetkým zamestnancom: „Neustále meškáte? Ukážeme vám!...” Správy zaznamenali prudký nárast návštev. Zamestnanci sa ponáhľali pozrieť - sú zavedené represívne opatrenia za meškanie do práce? Po odkaze zistili správu, že na firemnom portáli pribudla nová služba – trasy MHD, ktorá im ukáže, ako sa rýchlejšie dostať z bodu A do bodu B.

Dospeli sme k záveru (až nás to znechutilo), že zamestnanci by boli ochotnejší ísť na firemný portál študovať jedálny lístok v jedálni ako „prezentáciu strategických cieľov extrapolované na pozadí konvergencie ekonomických základov a klastrovej analýzy existenciálnych symbolov moderná ekonomika", napríklad. Zamestnanci sú ľudia a ľudia chcú uznanie. Zorganizovali sme preto príležitosť povedať o našich záľubách tým, ktorí si želali, dali sme každému možnosť vyjadriť „svoj autoritatívny názor“ na množstvo problémov, vyvesili sme čestnú tabuľu s fotografiami.

Postupne, spolu so všetkými týmito externými atribútmi, sa portál napĺňa komponentmi, ktoré sú pre rozvoj podnikania oveľa dôležitejšie. Naši partneri sa už o toto riešenie začali zaujímať – lákajú nás na výmenu skúseností s cieľom implementovať rovnaký nástroj.

Firemná kultúra

Kľúčové slová:

1 -1

Mnoho veľkých spoločností má svoje vlastné firemný portál. Nemyslí sa tým oficiálna stránka vytvorená na komunikáciu so zákazníkmi a partnermi, ale interná stránka spoločnosti, určená výhradne pre jej zamestnancov. Je to luxus alebo skutočná nevyhnutnosť?

Začnime tým, že firemný portál nie je úplne webová stránka, hoci tak vyzerá. Funkcie firemného portálu sú širšie ako funkcie priemernej stránky. Takýto portál je webové rozhranie, ktoré kombinuje funkcie informačného zdroja, sociálnej siete a úložiska dokumentov a iných súborov. Firemný portál je spravidla dostupný len na internej sieti (intranete) organizácie – človek „zvonku“ doň nevstúpi.

Prečo firma potrebuje firemný portál? Po prvé, on zabezpečuje komunikáciu medzi rôznymi oddeleniami a divíziami spoločnosti skrátenie času prenosu dôležitá informácia. Platí to najmä pre banky a iné organizácie, ktoré majú veľa divízií (v rámci toho istého mesta alebo v rôznych mestách). Namiesto oznamovania noviniek každej pobočke môžete informácie zverejniť na firemnom portáli, aby ich každý dostal včas.

Po druhé, firemný portál zabezpečuje efektívnu komunikáciu zamestnancov. To je dôležité najmä pri práci na spoločných projektoch. Rovnako ako v predchádzajúcom prípade môže každý zamestnanec rýchlo preniesť požadované informácie k adresátovi. Personál má jednoduchý prístup k potrebným údajom. Sociálna sieť integrovaná do portálu navyše kompenzuje nedostatok komunikácie medzi zamestnancami - je pre nich lepšie komunikovať na portáli o pracovných otázkach, ako sedieť na Odnoklassniki.

Po tretie, firemný portál uľahčuje tok dokumentov a podávanie správ. Hosting zdieľaných súborov vám umožňuje nahrávať požadované dokumenty priamo na portál. To uľahčuje spoločnú úpravu dokumentov. Záložná kópia pracovných materiálov navyše nikdy neuškodí.

Firemný portál možno využiť aj na školenie a adaptáciu nových zamestnancov, posilnenie horizontálnych prepojení medzi oddeleniami a zníženie potreby služobných ciest. Proces práce v organizácii sa stane transparentnejším. Je to potrebné pre zamestnancov (vedomosť o špecifikách činnosti spoločnosti je dôležitou zložkou motivácie), ako aj pre úrady (ľahšie je kontrolovať proces práce zamestnancov).

Firemné portály majú samozrejme aj svoje nevýhody. Vývoj, konfiguráciu a podporu a správu portálu musí vykonávať kvalifikovaný špecialista, ktorého je potrebné zaplatiť. Pridajte k tomu čas a peniaze vynaložené na školenie zamestnancov na používanie portálu.

Tiež možné úniku podnikových údajov ku konkurencii v prípade hacknutia portálu. Niekedy konkurenti ani nemusia využívať služby hackera - jeden bezohľadný zamestnanec stačí na „únik“ interných informácií konkurentom za poplatok. Je teda veľmi dôležité zabezpečiť maximálnu bezpečnosť portálu – a to sú opäť výdavky.

Existuje niekoľko prístupov k vytvoreniu firemného portálu. Dá sa objednať vývoj portálu od nuly potom bude najlepšie vyhovovať vašim individuálnym požiadavkám. Takýto vývoj však nie je lacný, zaberie veľa času a navyše budete musieť zaplatiť vývojárom za neustálu podporu. Môcť kúpiť pripravenú platformu, ktorý bude musieť byť dokončený, aby vyhovoval vašim potrebám - ale na to budú s najväčšou pravdepodobnosťou potrební špecialisti s úzkym profilom.

Preto väčšina spoločností preferuje kúpiť hotové riešenia založené na redakčnom systéme (CMS). Takéto systémy majú intuitívne rozhranie, takže po inštalácii a konfigurácii systému odborníkmi bude takmer každý zamestnanec schopný spravovať firemný portál. Nepotrebuje znalosti programovania ani rozloženia HTML. To však neznamená, že portál môže zostať bez technickej podpory – len v tomto prípade vás to bude stáť menej.

Firemný portál je efektívny systém vnútropodnikovej komunikácie, čo vám umožní optimalizovať obchodné procesy v veľké spoločnosti s mnohými zamestnancami, pobočkami a pridruženými spoločnosťami. Ale ak máte malú spoločnosť, ktorej celý personál sa zmestí do dvoch kancelárií, je nepravdepodobné, že takýto portál bude pre vás užitočný - hra nebude stáť za sviečku.

Firemný portál je automatizovaný systém pre interné riadenie informačné zdroje organizáciu, ako aj pre kolektívnu prácu na projektoch, úlohách, dokumentoch a komunikáciu medzi zamestnancami a zákazníkmi spoločnosti.

Firemné portály je možné nainštalovať na firemné servery aj v cloude. Keďže podnikový portál je jediným zdrojom na zhromažďovanie informácií a prácu s nimi, možno ho bezpečne nazvať internou podnikovou sociálnou sieťou so všetkými jej vlastnými funkciami.

Hlavné funkcie podnikového portálu

Firemné portály sa rozšírili vďaka svojej bohatej sade funkcií pokrývajúcich takmer všetky oblasti potrebné pre spoluprácu zamestnancov organizácie. V prvom rade je to:

Interná a externá komunikácia

Portály vám umožňujú urýchliť proces komunikácie medzi zamestnancami a zákazníkmi vďaka bežným messengerom a ďalším nástrojom, ktoré poznáme z sociálne siete. Ako napríklad „živé vysielanie“, upozornenia atď. Schopnosť vytvárať rôzne obchody chatovanie na obchodných líniách alebo projektoch urýchľuje proces komunikácie a prijímanie správnych rozhodnutí. Mnohé portály vám umožňujú telefonovať tým kolegom, ktorí nie sú online. Taktiež moderné firemné portály umožňujú komunikovať v pracovných skupinách a s klientmi spoločnosti o prebiehajúcich projektoch a riešiť aktuálne problémy.

Riadenie úloh a projektov

Úlohy a projekty sú neoddeliteľnou súčasťou pracovného toku každej organizácie. Na firemných portáloch spravidla existuje široká škála pohodlných nástrojov na prácu s nimi. Počnúc nastavením úlohy, správou termínov v kalendári, mechanizmami delegovania, kontrolnými zoznamami, hotové šablóny končiac rôznymi konštruktormi a filtrami. To všetko vám umožňuje kontrolovať včasné dokončenie úloh a hodnotiť prácu zamestnancov a dostávať od nich príslušné správy.

Spolupráca na dokumentoch

Funkcionalita mnohých firemných portálov veľmi uľahčuje prácu s dokumentmi. Vytvárajte, upravujte, ukladajte, nastavujte úrovne prístupu pre dokumenty atď. Zároveň veľmi často na prácu s dokumentom nemusíte sťahovať do počítača, ale po dokončení nahrajte aktualizovanú verziu späť. tretia strana online služby, ako sú Dokumenty Google a MS Office umožňujú prácu s dokumentmi priamo na portáli. Firemný portál umožňuje pohodlne zdieľať dokumenty s kolegami, vytvárať externé odkazy na dokumenty, a to ako pre prístup kolegov, tak aj klientov.

Plánovanie a účtovanie pracovného času

Výkonnosť organizácie do značnej miery závisí od pracovná disciplína. Pomocou firemných portálov môžete sledovať pracovný čas zamestnancov. Označia začiatok a koniec pracovného dňa, ako aj všetky druhy prestávok, absencií, služobných ciest atď. Všetky tieto informácie pomôžu optimalizovať čas strávený na projektoch a úlohách. Mnohé portály obsahujú dobrú sadu nástrojov na stretnutia. Hromadné rozosielanie pozvánok, plánovanie stretnutí v kalendároch, ako aj informovanie všetkých účastníkov a výsledkov a úloh stretnutia.

CRM:Klienti a predaj

Mnohé firemné portály ponúkajú funkcie CRM systémov, čo umožňuje viesť databázu kontaktov zákazníkov a partnerov, s ktorými spolupracujete. Schopnosť zaznamenávať všetky hovory a listy vám nedovolí zmeškať najdôležitejšie momenty a predajný lievik vám pomôže sledovať výkonnosť obchodného oddelenia.

HR:Personálny manažment

Firemné portály uľahčujú prezentáciu a správu štruktúry spoločnosti. Všetky potrebné informácie o zamestnancoch, ako sú kontaktné čísla, čísla klapiek, e-mail atď., budete mať vždy po ruke. Je dobre vidieť, kto je na pracovisku, kto je neprítomný, kto je na pracovnej ceste a kto koho dočasne zastupuje a kto má dnes narodeniny.

Automatizácia obchodných procesov

Nič nezrýchľuje prácu spoločnosti a nešetrí čas, ako to robia automatizované obchodné procesy. Firemný portál ponúka automatizáciu kľúčových obchodných procesov dostupných v spoločnosti. rutinné operácie, ako je pracovná cesta, dovolenka, schvaľovanie a úhrada faktúr je možné vykonať mnohonásobne rýchlejšie.

Kto potrebuje firemný portál a prečo?

Firemný portál je predovšetkým veľmi pohodlným nástrojom pre firmy s veľkým počtom vzdialených zamestnancov alebo štruktúrou pobočiek. Kde sa ľudia nenachádzajú v tej istej kancelárii alebo sa veľa pohybujú kvôli povahe svojich činností. Firemný portál im môže slúžiť ako mobilné pracovisko. Ale aj pre spoločnosti so stálym personálom a jedným miestom bude firemný portál veľmi užitočný z nasledujúcich dôvodov:

Úspora pracovného času

Nájdite a spracujte potrebné informácie rýchlejšie. Komunikujte efektívnejšie s kolegami a zrýchlite dokončenie úloh.

Zlepšite produktivitu zamestnancov

Pomocou firemného portálu bude každý vždy vedieť, čo musí urobiť a v akom časovom horizonte. Pracovné skupiny to umožnia efektívnejšie a všetky nahromadené poznatky sa budú zhromažďovať a prenášať v rámci spoločnosti.

Optimalizujte obchodné procesy

Nechajte svoje dokumenty a informácie doslova lietať po vašej organizácii, namiesto toho, aby ste sa plazili z kancelárie do kancelárie.

Získajte kontrolu a ovládateľnosť

Vždy si môžete byť vedomí toho, kto, kde je, na čom pracuje a ako dlho. Spätná väzba so zamestnancami bude oveľa rýchlejší a efektívnejší.

Zlepšiť kvalitu manažérskych rozhodnutí a efektivitu podnikania

Podávanie správ o dokončení úloh a analýza pracovného zaťaženia zamestnancov vám pomôže robiť lepšie rozhodnutia. V dôsledku toho sa zvýši kvalita práce spoločnosti a jej konkurencieschopnosť.