Veľkoobchod s písacími potrebami za nízke ceny. Nakupujte papiernictvo veľkoobchodne

Bremeno zabezpečenia „papierového“ pracovného toku a monitorovania vykonávania objednávok zvyčajne pripadá na divízie organizácie zapojené do kancelárskej práce: kanceláriu, správu prípadov, ako aj tých, ktorí sú zodpovední za kancelársku prácu v štrukturálnych divíziách. Práve pre nich je určený modul „Kancelária“ systému správy elektronických dokumentov a interakcií DIRECTUM. Tento modul to uľahčuje rutinné operácie spracovanie papierové dokumenty v súlade s požiadavkami GSDOU, na ktorých je založená tradičná ruská kancelárska technológia:

jednotná evidencia všetkej prichádzajúcej a odchádzajúcej korešpondencie, ako aj interných dokumentov pomocou registračných a kontrolných kariet (RCC);
registrácia umiestnenia papierového dokumentu v ktorejkoľvek jeho fáze životný cyklus: posúdenie vedením, schválenie návrhu dokumentu, vykonanie atď.;
kontrola včasného plnenia pokynov, uznesení a pokynov vedenia;
odpis dokumentov v prípade v súlade s nomenklatúrou prípadov prijatou v organizácii;
rýchle vyhľadávanie potrebných informácií o stave, dostupnosti, pohybe papierových dokumentov;
získanie potrebných štandardných formulárov a časopisov, ako aj štatistických správ o pracovnom postupe organizácie.

Okrem toho vám modul „Office“ umožňuje organizovať výmenu medzi rôznymi organizáciami. S touto výmenou je možné použiť elektronický podpis(ES) a špeciálne mechanizmy systému umožňujú kontrolovať doručovanie dokumentov. Princípy výmeny sú založené na priemyselnom štandarde pre výmenu elektronických dokumentov „Interakcia automatizačných systémov pre správu dokumentov“, schválenom Cechom správcov dokumentov.

Udržiavanie nomenklatúry prípadov a registračných protokolov

Flexibilný systémčíslovanie umožňuje priradiť číslo dokumentu v sekcii elektronický žurnál registrácia. Pre každý denník je nastavený ľubovoľný spôsob automatického číslovania dokladov v rámci denníka. Číslo môže obsahovať kód oddelenia, kód denníka a akékoľvek ďalšie potrebné podrobnosti.

Pri príprave podkladov na prenos do archívu ku každému nomenklatúrnemu prípadu si môžete vytlačiť obal kufríka, ako aj súpis dokladov kufríka, čím sa výrazne skráti čas na prípravu dokumentov na archiváciu.

Registrácia dokumentov

Na evidenciu dokumentov v module „Kancelária“ slúžia evidenčné a kontrolné karty (RKC), ktoré obsahujú všetky primárne údaje (korešpondent, organizačná zložka, zástupca organizácie, dátum registrácie, evidenčné číslo, subjekt resp. zhrnutie doklad, spôsob doručenia a pod.), ako aj potrebné informácie o stave akéhokoľvek papierového dokladu organizácie (miesto, stav vyhotovenia a pod.). Pre odchádzajúce dokumenty môžete určiť distribučný zoznam pre organizácie.

Systém implementuje možnosť evidencie dokumentov od organizácií aj občanov.

Pre organizácie využívajúce decentralizovanú evidenciu dokumentov systém využíva registračné miesta – pracoviská sekretárok a zamestnancov úradu. Každé miesto registrácie môže slúžiť jednej alebo viacerým divíziám. Podľa miest registrácie je možné rozlišovať prístupové práva k údajom.

Pri presúvaní dokumentu medzi oddeleniami môže mať každé miesto registrácie svoj vlastný RSC. Vzniká tak reťazec RKK, pozdĺž ktorého je možné sledovať pohyb papierového dokladu nielen medzi zamestnancami v rámci oddelenia, ale aj medzi oddeleniami. Okrem toho sa prostredníctvom RSC uskutočňuje vzájomné prepojenie registrovaných dokumentov systému, ako napríklad: „V reakcii na“, „V realizácii“ atď.

Postup registrácie je jednoduchý a spočíva vo vyplnení povinných polí RKK, pričom registračné číslo je pridelené automaticky.

Pri registrácii priamo z RKK je možné vložiť naskenovaný (elektronický) dokument do modulu „Správa elektronických dokumentov“ s jeho automatickým priložením k RKK. Pre promptné zadávanie veľkého objemu dokladov slúžia systémové vstupné služby, ktoré zabezpečujú in-line zadávanie dokladov do modulu. V budúcnosti RSC, ako aj uvedené elektronický dokument, možno ľahko nájsť podľa čiarového kódu na papierovej analógii dokumentu, vďaka technológii rýchlej identifikácie zabudovanej v systéme.

Podľa RKK sa tlačia protokoly došlých a odoslaných dokladov. Pre odchádzajúce dokumenty môžete automaticky vygenerovať a vytlačiť nálepku na obálku.

Pohyb a vyhotovenie dokumentov

Po registrácii prechádza prichádzajúci dokument fázami posudzovania, riešenia, kontroly a vyhotovenia dokumentu. Zároveň je možné ďalšiu prácu exekútorov s dokumentom vykonávať úplne v v elektronickom formáte. To výrazne znižuje čas strávený účinkujúcimi a zabraňuje náhodnej strate originálu.

V závislosti od štýlu práce manažéra dokument posudzuje v papierovej alebo elektronickej podobe.

Na základe uznesenia prednostu môže byť dokument pod kontrolou s určením vykonávateľov, pokynmi a lehotami. Pre účinkujúcich, ktorí pracujú s modulom „Manažment obchodné procesy“, sekretárka alebo samotný manažér môže rýchlo vytvoriť úlohu priamo z RKK. Práca s úlohami umožňuje v maximálnej miere využiť možnosti systému na sledovanie vykonávania pokynov, ako sú: stanovenie úplnej korešpondencie s vykonávaním pokynov; možnosť zaslania na revíziu; flexibilné nastavenia smerovania atď.

Následne môžete pre úlohy súvisiace s RSC rýchlo znovu vytvoriť históriu práce na dokumente, schvaľovací postup a zdôvodnenie rozhodnutia.

Ak sa modul „Kancelária“ používa samostatne, všetky pokyny vydané umelcom zapíše tajomník do RSC dokumentu, po ktorom sa sleduje ich včasné vykonanie. Zároveň je možné pre neautomatizovaných používateľov vytlačiť pokyny.

Pri práci s elektronickými dokumentmi sa všetky pohyby dokumentov uskutočňujú prostredníctvom úloh, pričom umiestnenie papierového dokumentu je kedykoľvek zaznamenané na špeciálnej záložke RKK. To vám umožní rýchlo nájsť papierový originál dokumentu cez RKK. Práca s odchádzajúcimi a internými dokumentmi je založená na rovnakých princípoch.

Výmena elektronických dokumentov medzi systémami

Pomocou systému je možné organizovať výmenu oficiálnych, právne významných elektronických dokumentov medzi organizáciami. Výmena dokumentov je založená na použití priemyselného štandardu pre výmenu elektronických dokumentov „Interakcia automatizačných systémov pre správu dokumentov“, schváleného Cechom manažérov dokumentov.

Dokumenty je možné medzi sebou vymieňať štrukturálne členenia jednej spoločnosti (holdingu) a medzi nezávislými partnerskými organizáciami. V tomto prípade môžu strany výmeny použiť rôznych systémov elektronickú správu dokumentov alebo s takýmito systémami vôbec nepracovať.

Ak sa výmena uskutočňuje medzi divíziami jednej spoločnosti (holdingu), potom práca s dokumentmi prebieha v moduloch „Správa elektronických dokumentov“, „Riadenie obchodných procesov“ a „Kancelária“. Ak sa výmena uskutoční medzi tretími stranami, potom sa elektronický dokument exportuje zo systému do súboru ESD. Druhá strana môže buď importovať ESD dokument do vlastného elektronického systému správy dokumentov (za predpokladu, že tento formát tento systém podporuje; formát ESD je otvorený), alebo na prácu s ESD dokumentom použiť voľne distribuovaný program DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc umožňuje zobraziť dokument, jeho atribúty a všetky ES, ktorými bol dokument podpísaný, vrátane značky pravosti.

Vyhľadávanie a analýza informácií

Od momentu registrácie akéhokoľvek dokumentu v systéme nájdete ako jeho registračnú kartu spolu s informáciami o mieste a procese vyhotovenia dokumentu, tak aj samotný elektronický dokument.

Systém vyhľadáva podľa evidenčných čísel, korešpondenta, autora uznesenia, ako aj podľa všetkých detailov RKK a ich ľubovoľnej kombinácie.

Okrem toho systém poskytuje špecializované správy, ktoré výrazne zvyšujú efektivitu práce používateľov: Posudzované dokumenty, Objednávky po lehote splatnosti, Dokumenty na vrátenie atď.

Webový modul "Kancelária"

Webový modul „Kancelária“ je určený na automatizáciu práce s úradnými papierovými dokumentmi, ako sú administratívne dokumenty, prichádzajúce a odchádzajúce listy, inštrukcie, memorandá a poznámky. Uľahčuje manipuláciu s papierovými dokumentmi.

Spracovanie papierových dokumentov prebieha v súlade s požiadavkami GSDOU, na ktorých je založená tradičná ruská kancelárska technológia.

Webový modul „Office“ je zameraný na riešenie nasledujúcich úloh:

jednotná evidencia všetkej prichádzajúcej a odchádzajúcej korešpondencie, ako aj interných dokumentov pomocou registračných a kontrolných kariet;
kontrola včasného plnenia pokynov, uznesení a pokynov vedenia;
rýchle vyhľadávanie potrebné informácie o stave, dostupnosti, pohybe papierových dokumentov;
získanie potrebných štandardných formulárov a časopisov, ako aj štatistických správ o pracovnom postupe organizácie.

Základ webového modulu „Chancery“ tvoria referenčné knihy „Registračné a kontrolné karty“, „Zadania pre RRC“, „Nomenklatúra prípadov“.

Výhody integrácie modulu "Office" s ostatnými modulmi systému

Vďaka interakcii modulov „Správa elektronických dokumentov“, „Riadenie obchodných procesov“ a „Kancelária“ v rámci jednotný systém zvýšenie efektívnosti práce organizácie je zabezpečené v plnom súlade s domácimi tradíciami a štandardmi kancelárskej práce. Všetky mechanizmy poskytované každým modulom je možné využiť v rôznych kombináciách „papierovej“ a „elektronickej“ fázy práce s dokumentmi. Tradičná "papierová" kancelárska práca zároveň harmonicky zapadá do elektronická správa dokumentov organizácie s rozvinutými horizontálnymi väzbami.

Výrazná vlastnosť Elektronické papiernictvo Olymp je svojou bohatou funkcionalitou, ktoré vzniklo z klasickej kancelárskej práce.

Na veľkom priemyselný podnikÚlohou tajomníka (referenta) nie je len evidencia dokumentov, ale aj množstvo ďalších úloh:

určenie vedúceho, komu odovzdať došlú písomnosť na riešenie
príprava predbežných uznesení
doručenie dokladu zhotoviteľovi
pôvodné ovládanie návratu
súhrnná analýza plnenia úloh
kontrolu nad vykonávaním príkazov
vypracovanie záverečnej správy o nedoriešených úlohách
odosielanie odchádzajúcich dokumentov
na požiadanie vyhľadajte požadovaný dokument
tlač, skenovanie
a dokonca aj uloženie obrovského množstva dokumentov. Za toto všetko môže dobrý úradník.

Elektronická kancelária Olympus túto prácu zvládne dobrí ľudia jednoduchšie a efektívnejšie!

Automatická registrácia:

Prichádzajúce e-maily

Vďaka zabudovanému poštovému klientovi systém načíta údaje z emailu a vyplní nimi registračnú kartu

Korešpondent sa určí automaticky
Pripojené vnorené komponenty
V súlade s pravidlami sa vytvára registračný index
Určuje sa obsah a odchádzajúce podrobnosti dokumentov

Technológia prípravy odchádzajúcich a interných dokumentov v Olympuse je podobná, preto odsúhlasené a schválené dokumenty prichádzajú automaticky na registráciu s už známymi detailmi

Odchádzajúce listy a interné dokumenty

Automatická kontrola prichádzajúcich dokumentov

Samotný systém zachytí dokumenty znovu vstupujúce do organizácie a upozorní na to.

Automatické upozornenia na vrátenie originálu

Systém poskytuje schému pohybu originálu a ak sa nevráti včas, upozorní na to matriku.

Pohodlný komunikačný systém

Prepojenia dokumentov v Olympuse znamenajú možnosť získať podrobnú históriu všetkých súvisiacich dokumentov, vrátane archívnych, vytvorených dodatočne pri zrušení alebo zmene.

Návrhár správ

Pomocou návrhára zostáv systému Olympus môže zamestnanec vytvárať zostavy, ktoré potrebuje, bez toho, aby potreboval pomoc správcu alebo programátora. Takto sa často generujú výkazy o nesplnených alebo kontrolných dokladoch.

Flexibilný filtračný systém

Systém Olympus poskytuje možnosť vykonať požiadavku na vyhľadávanie dokumentov pomocou reťazca filtra. Riadok filtra vám umožňuje formulovať mnoho variabilných podmienok vyhľadávania pre požadovaný dokument.

Elektronická kancelária v systéme Olympus je nástroj na organizovanie digitálnej kancelárskej práce. Tento segment zhromažďuje všetky informácie týkajúce sa podnikových dokumentov. Obsahuje históriu práce používateľa; ukladá všetky odkazy dokumentov; informuje o termíne; zahŕňa všetky súbory vytvorené s dokumentom; dáva odpovede na otázky vykonávateľov a zodpovedných za dokument, ako aj na výsledky ich práce.

Kontrola vykonávania

Kontrola vykonávania v systéme Olympus- ide o hĺbkovú funkcionalitu, ktorá poskytuje informácie o načasovaní, fázach a výsledkoch vykonávania pokynov. Táto funkcionalita je prítomná v celom systéme, od elektronickej kancelárie až po štruktúrované úložisko. Funkcionalita je postavená na lehotách vyhotovenia dokumentu a pokynoch a informovaní o nedodržaní týchto lehôt.

Vizualizácia kontroly vykonávania

Farebná indikácia a správy zo systému Olympus o zlyhaní termínu.
Špecializovaný režim s celkovým počtom prijatých úloh, prijatých do práce, dokončených načas, dokončených s oneskorením o obdobia, nedokončených načas.
Celý systém správ o vykonaní pokynov v kontexte dokumentu, vykonávateľov, kontrolórov.

Špeciálna kontrola

Pre včasné a kvalitné vykonávanie úloh má Olympus systém špeciálneho ovládania. Jej podstatou je, že všetky najdôležitejšie úlohy pod kontrolou musia prejsť procedúrou odňatia spod kontroly, t.j. zatváranie. V niektorých prípadoch sa na odstránenie úlohy spod kontroly vyžaduje posúdenie kvality vykonanej práce kompetentným odborníkom. Potom môže systém dodatočne použiť potvrdzovací postup.

Vytvorenie kontrolného príkazu

Vydávanie kontrolných príkazov je sprevádzané vymenovaním dohliadajúceho a v prípade potreby aj potvrdením kvalitného výkonu zamestnanca.
Pri kontrolných zákazkách sa koeficient vykonávania disciplíny počíta automaticky.
Špeciálny režim „Analýza výkonu kontrolné úlohy» zobrazuje informáciu o včasnosti vykonania kontrolných úloh.
Konverzia informačných panelov pre stolné počítače táto informácia do grafického zobrazenia.

Správa dokumentov

Správna správa dokumentov je kľúčová efektívnu prácu oddelenie, oddelenie, službu a organizáciu ako celok. „Správa dokumentov“ v systéme Olympus- toto je moderný nástroj riadenie veľkého podniku, špecificky zameraného na obchodné procesy na vysokej úrovni.

„Správa dokumentov“ je Segment modulu Správa dokumentov – Olympus, postavený na princípe plánovača, t.j. všetky úlohy a dokumenty, ktoré zamestnanec dostane, sú zoradené do jedného zoznamu.

V zozname sa zobrazuje typ úlohy, téma, obsah, dátum prijatia, dátum splatnosti, od koho prišla. Tento zoznam možno jednoducho doplniť požadovaným stĺpcom.

Červené pozadie označuje oneskorenú úlohu, čo vám pomôže zapamätať si jej dokončenie. Systém má pokročilé ovládanie, kedy farebná indikácia informuje o blížiacej sa uzávierke dokumentu.

Pod zoznamom na kartách môžete vidieť celý Ďalšie informácie potrebné urobiť rozhodnutie. Ide o text dokumentu, podrobnú úlohu, históriu hnutia a súvisiace dokumenty.

Program sa dá ľahko nájsť požadovaný dokument, ako aj pozdvihnúť históriu práce s ním. Navyše v histórii môžete vidieť, koľko kruhov už dokument chodí, kto ho prijal do práce a kto ešte nie.

Okamžité prijatie informácií:

kto inicioval dokument;
kto súhlasil;
kto ho momentálne má;
aké pripomienky boli k dokumentu poskytnuté a kým;
či tento dokument súvisí s inými dokumentmi a ako, s možnosťou otvárania vrátane súvisiacich dokumentov;
pre zamestnanca, službu, divíziu alebo celý podnik ako celok pozri obrázok zrealizovaných a nesplnených zákaziek.

Jednoduchá práca s veľkým množstvom dokumentov:

systém sám vygeneruje zoznam dokumentov na posúdenie;
systém vyzve, o ktorých dokumentoch je potrebné urýchlene rozhodnúť;
systém informuje o končiacom období;
systém umožňuje delegovať vašu prácu a ľahko kontrolovať včasné vykonávanie;
systém vám umožňuje získať históriu práce na akomkoľvek dokumente;
systém vám umožní vymenovať poslancov počas vašej neprítomnosti a uvidíte, ako poslanec pracoval.

Jednoduchá správa dokumentov:

zvýšenie rýchlosti výmeny informácií;
zvýšenie úrovne výkonnej disciplíny zamestnancov;
dodržiavanie lehôt na plnenie zmlúv;
schopnosť rýchlo získať potrebné informácie bez toho, aby ste museli vstať z pracoviska.

Skladovacia štruktúra

Štruktúrované úložisko dokumentov systému Olympus nie je len knižnica s obmedzeným prístupom k priečinkom, je to individuálna „vedomostná základňa“ každého zamestnanca. Princíp budovania úložiska Olympus je založený na prístupových právach používateľa k sekciám, priečinkom, dokumentom, súborom. Systém automaticky vytvára individuálnu štruktúru archívu pre každého zamestnanca. Používateľ vidí len tie sekcie a dokumenty, ku ktorým má práva.

Okrem toho má zamestnanec možnosť skopírovať časť štruktúry archívu, priečinkov, dokumentov na osobné úložisko. Táto funkcia umožní užívateľovi získať informácie, ktoré potrebuje, dokument ešte rýchlejšie.

Naplnenie trezoru

Úložisko v systéme Olympus sa plní dokumentmi automaticky v dôsledku ukončenia cyklu práce s dokumentom. Táto technológia vám umožňuje zhromažďovať potrebné dokumenty v príslušných sekciách bez toho, aby ste na túto prácu špecificky prideľovali čas.

Keď sa v úložisku objaví nový dokument, systém upozorní zamestnanca, či je prihlásený na odber takýchto upozornení.

Jednoduchosť práce s dokumentmi

Úložisko Olympus sa vyznačuje funkčnými službami, ktoré určujú pohodlie pri práci s dokumentmi:

Verziovanie;
Odkazy na dokumenty (zrušené, neplatné, navyše);
Výpis z archívu;
Vydanie originálu;
Atribúty skladu (inventárne číslo, sklad, regál, polica, počet kópií).

Pri nákupe najrôznejších komponentov pre mobilnú a spotrebnú elektroniku v predajni Sotovik-M odporúčame zásobiť sa papiernickými potrebami - bez nich sa nezaobídu pracovné procesy žiadnej obchodnej alebo neziskovej inštitúcie. Ak chcete nakupovať písacie potreby vo veľkom, pozrite si náš sortiment.

Kúpiť papiernictvo veľkoobchod od výrobcu (papiernictvo veľkoobchod, papiernictvo veľkoobchod Moskva) je efektívnym spôsobom výrazne ušetríte na neustálom vybavovaní kancelárie firmy veľkoobchodným papiernictvom. Chcete papiernictvo veľkoobchodne lacno? Objednávaním veľkej dávky pier, ceruziek, sponiek, poznámkových blokov a iných drobností raz za štvrťrok alebo šesť mesiacov nemusíte tráviť čas ďalšou mesačnou dodávkou. Užitočné sú aj hromadné nákupy písacích potrieb vo veľkom vládne organizácie- mnohé administratívy vzdelávacie inštitúcie hromadne nakupovať písacie potreby do školy, MATERSKÁ ŠKOLA alebo univerzite. Veľkoobchodné papiernické spoločnosti udržiavajú adekvátnu cenovej politiky, takže "Sotovik-M" predáva písacie potreby za výhodnú cenu - veľkoobchod s papiernictvom je lacný. Veľkoobchod s papiernictvom v Moskve (veľkoobchod s papiernictvom Moskva, veľkoobchod s papiernictvom Moskva) v našom internetovom obchode.

Veľkoobchod s papiernictvom je veľmi lacný. Veľkoobchod s papiernictvom v Moskve

Papiernictvo vo veľkom v našom obchode za jeden z najviac priaznivé ceny. Ak plánujete hromadný nákup školských potrieb, papiernictvo veľkoobchod podľa nízke ceny alebo si objednajte nezvyčajné písacie potreby pre obchod so suvenírmi vo veľkom, Sotovik-M je to, čo potrebujete! Nakupujte kancelárske potreby vo veľkom bežné notebooky na pečiatkovanie produktov a vizitiek za atraktívnu cenu s rýchlym doručením po celom Rusku. Máme veľkoobchodné papiernictvo je veľmi lacné!

AT veľké spoločnosti Ročne sa vedie korešpondencia s desiatkami tisíc dodávateľov a interné dokumenty vytvoriť tisíce zamestnancov. Časť korešpondencie môže byť prijatá a spracovaná v papierová forma. Systémy e-kancelárií pomáhajú firmám niekoľkonásobne zvýšiť efektivitu a tvoria jednotné úložisko všetkých dokumentov.

„Kancelária“ pokrýva celý cyklus práce s papierovými dokumentmi: od zadania a registrácie až po odovzdanie do archívu. Funkčnosť je plne konzistentná Ruské štandardy kancelársku prácu, čo vám umožní automatizovať väčšinu „ručných“ operácií.

Udržiavanie nomenklatúry prípadov a registračných protokolov

Schválené zloženie nomenklatúry prípadov sa uchováva v osobitnom adresári systému. V prípade decentralizovaného účtovania dokladov sú uvedené miesta evidencie v rámci štrukturálnych divízií.

Nomenklatúra prípadov

Pri príprave dokumentov na prenos do archívu pre každý nomenklatúrny prípad si môžete automaticky vytlačiť obal kufríka, ako aj súpis dokladov. Čas na prípravu archívneho uloženia a vyhľadávanie v archíve sa niekoľkonásobne skracuje.

Registrácia dokumentov

Pre zadanie dokumentu do DIRECTUM vyplňte povinné polia registračnej kontrolnej karty (RCC) a registračné číslo bude pridelené automaticky. Flexibilný systém číslovania vám umožňuje ľubovoľne a automaticky priradiť číslo dokumentu v kontexte každého registračného denníka. Číslo môže obsahovať kód oddelenia, kód denníka a všetky potrebné podrobnosti. Implementáciou riešenia sa priemerný čas evidencie dokumentov skráti o 35-50%.

Príklad RKK

RKK obsahujú primárne údaje (oddelenie, dátum registrácie, evidenčné číslo atď.), ako aj informácie o stave akéhokoľvek papierového dokumentu, napríklad jeho umiestnenie. Pri presúvaní dokumentu medzi oddeleniami má každé miesto registrácie svoj RSC. Môžete sledovať pohyb papierového dokumentu v rámci spoločnosti v reťazci vytvorených RCM.

K RKK môžete priložiť aj dokument alebo jeho naskenovaný obrázok. Pre rýchle zadávanie veľkého objemu dokumentov slúži streamingová vstupná služba DIRECTUM Capture Service. Podporuje rôzne spôsoby zadávania dokumentov: snímanie z Email alebo zo systému súborov (napríklad zo skenera).

Funkciu vytvorenia RSC a vyplnenia údajov je možné preniesť Inteligentné pohyby Ario. Po prijatí dokumentu ho nezávisle klasifikujú, rozpoznávajú text a do RKK vypĺňajú extrahované zmysluplné informácie. Pracovník môže len skontrolovať správnosť vyplnenia. To vám umožní ďalej skrátiť čas registrácie a znížiť počet rutinných operácií.

Posúdenie a vykonanie prichádzajúcich dokumentov

Po zaregistrovaní došlého dokumentu ho úradník niekoľkými kliknutiami odošle vedúcemu na posúdenie. Na základe výsledkov posudzovania dokumentu tajomník alebo sám vedúci vytvorí pokyny pre dokument.

Ak má vedúci asistenta, predbežnú kontrolu dokumentu s vypracovaním návrhu uznesenia vykonáva jeho asistent. Vedúci môže len schváliť návrh uznesenia a poslať pokyny na vykonanie.

V procese vykonávania príkazov je zabezpečené nasledovné:

oprava korešpondencie o vykonaní;
možnosť delegovania a odoslania na revíziu;
kontrola termínov, žiadosti o nový termín.

Dozorcovia sledujú výkon vizuálne. Všetci účastníci práce majú prístup ku krátkemu zhrnutiu, ktoré odráža stav súvisiacich úloh.

Strom hľadania

Posielanie listov korešpondentom

Riešenie je úzko integrované s modulom "Výmena s partnermi". Po schválení odchádzajúceho listu je ľahké ho odoslať príjemcom prostredníctvom systémov výmeny dokumentov – odpadá tak potreba opakovanej tlače dokumentu a znižujú sa náklady na doručenie.

Okrem toho môžete pre odchádzajúce dokumenty určiť zoznam adries pre organizácie a automaticky ich odoslať e-maily príjemcov alebo tlač obálok, ktoré spĺňajú štandardy ruskej pošty.

Tlač obálok

Príprava a oboznámenie sa s organizačnými a administratívnymi dokumentmi

Registrácia a odoslanie administratívnych dokumentov na schválenie je plne automatizované. V sprievodcovi akciou stačí vyplniť potrebné údaje, potom systém vygeneruje dokument a odošle ho správnych zamestnancov na schválenie a podpis:

Po podpísaní môže byť organizačný a administratívny dokument zaslaný zainteresovaným zamestnancom na posúdenie. K tomu je potrebné vyplniť mailing list v RKK. Tento zoznam možno v budúcnosti použiť aj na distribúciu iného dokumentu.

Zamestnanci z mailing listu dostávajú úlohy na oboznámenie sa s dokumentom. V systéme DIRECTUM na potvrdenie oboznámenia stačí splniť úlohu. A ak je poslaná úloha na zoznámenie sa s dokumentom, ktorý nie je zadaný v systéme, tak je to uvedené v texte úlohy a účinkujúci sa s dokumentom zoznámia v papierovej podobe.

Vyhľadávanie a analýza

Podľa známych detailov je možné nájsť samotný elektronický dokument aj jeho RSC spolu s informáciami o mieste a štádiu vyhotovenia dokumentu.

Vyhľadávanie podľa RKK

Môžete tiež rýchlo nájsť požadovaný dokument spolu s RKK podľa čiarového kódu na papierovej analógii dokumentu. Vďaka technológii rýchlej identifikácie je čiarový kód načítaný špeciálnym skenerom, po ktorom systém automaticky nájde dokument a súvisiace úlohy.

Okno akcie pre nájdený dokument

Na analýzu efektívnosti práce používateľov systém poskytuje špecializované správy: "Zoznam oboznámenia", "Kontrola načasovania vykonávania príkazov", "Štatistika vykonávania príkazov", "Dokumenty na vrátenie" atď.

Príklad správy

Webový klient môže byť použitý vo vzdialených pobočkách geograficky distribuovanej organizácie alebo ako hlavný klient, ktorý poskytuje multiplatformovú a jednoduchú správu. Na prácu potrebujete iba prístup na internet.

Prichádzajúce RKK vo webovej kancelárii

Implementačný efekt

Pomocou riešenia budú zamestnanci dostávať príkazy a pokyny na vykonanie včas. Kontrola vykonávania manažérske rozhodnutia sa stáva úplne transparentným.

Na minimum znižuje riziko straty dokumentov
2 krát skráti sa čas na prípravu a schválenie odchádzajúceho listu
12 krát urýchliť vyhľadávanie umiestnenia papierových dokumentov
2 krát urýchli sa príprava informácií pre vedenie na vykonanie pokynov
o 20 % zvýšiť výkon pokynov od vedenia