Logistický audit. Poriadok na sklade - úkony audítora Audit skladu

Stanislav Zinčenko, riaditeľ Centra priemyselného výskumu obchodného portálu „Manažment výroby“.

O autorovi lekcie

Stanislav Zinchenko je špecialista na audit a optimalizáciu výrobných a logistických systémov, má skúsenosti s realizáciou poradenských projektov (viac ako 100) za 50 výrobné podniky v Nemecku, Rusku, na Ukrajine. Pôsobil ako vedúci oddelení priemyselného poradenstva, obchodný analytik Svetovej banky, odborný tréner v oblasti produkčný manažment a logistiky. Vedúci a účastník medzinárodné projekty o zavádzaní nemeckých skúseností v riadení výroby v Rusku a na Ukrajine.

Autor bol vyškolený v Nemecku, je špecialistom a školiteľom REFA: Organizácia pracovných systémov a procesov, Manažment procesných dát, Optimalizácia materiálových tokov, Riadenie dodávateľského reťazca, Procesná analýza, Časová ekonomika. Absolvované stáže v nemčine poradenské spoločnosti: REFA, LEGROS, ORTIM, SDZ v oblasti výroby a logistiky v špecializáciách: Prídelový systém, Organizácia a optimalizácia prác, Optimalizácia materiálových tokov, Manažment logistických systémov, Automatizácia logistických procesov.

Fuss nie je ukazovateľom efektívnosti

Akákoľvek inscenácia, aj tá najdokonalejšia, má potenciál na zlepšenie, hlavné je, aby to bolo vidieť. A „Audit na vlastné oči“ začneme vykonávať pravdepodobne z toho najnenápadnejšieho miesta v celom podniku – zo skladu. Málokedy sem privedú hostí alebo novinárov, aby sa pochválili svojimi úspechmi, toto miesto nie je nikdy uprednostňované pri modernizácii, ale ako je práca v sklade zorganizovaná, závisí od včasnosti vybavenia objednávok, bezproblémovej prevádzky predajní a dobré meno celej spoločnosti.

Poďme teda do skladu. Nech je to čokoľvek, akékoľvek produkty sú tu uložené, jeho funkcia zostáva nezmenená: sklad je nárazník určený na harmonizáciu kapacít miest, výroby a predaja v kombinácii s priestorom na spracovanie zásob, kde tovar mení tvar, úplnosť, stav atď.

Viditeľné základné prvky skladový systém neustále interagujúce sú:

personál;
vybavenie;
tovarovo-materiálne hodnoty.

Nezabudnite, že na prevádzke systému sa podieľajú aj ďalšie prvky:

procesy;
tok dokumentov a účtovný systém;
organizácia práce.

Poďme sa postupne zaoberať každým z nich.

Keď pri vstupe do skladu pozorujeme rušnú prácu - niektorí pracovníci tovar vykladajú, iní nakladajú, iní ho presúvajú po sklade, ďalší vyhotovujú dokumentáciu, niekto riadi, niekto vykonáva - mimovoľne vytvárame ilúziu, že všetko ide tak, ako má mali, práca je v plnom prúde a všetci sú zaneprázdnení. Rozruch však nie je ukazovateľom efektívnosti. Skôr naopak – je dôkazom toho, že tento skladový „organizmus“ je chorý a potrebuje urgentnú liečbu.

V normálne organizovanom a riadenom skladovom systéme z definície nemôže dochádzať ku koncentrácii personálu a prebiehajúcich procesov na jednom mieste a v jednom čase. V dobre zorganizovaných skladoch vládne ticho a pokoj, práca sa vykonáva odmerane, nie sú tu davy zamestnancov – len osamelí robotníci, pomaly a bez rozptyľovania, robia svoju prácu.

Skúsme sa bližšie pozrieť na to, čo sa vlastne skrýva za vyššie popísaným „aktívnym“ životom skladu a určiť možné dôvody vznikajúci zhon a nepokoje, ktoré často vnímame ako prirodzený stav vecí:

Prítomnosť materiálových krížení, pretínajúcich sa materiálových tokov, naznačuje nesprávne plánovanie priestoru a iracionálne rozloženie práce, čo zvyšuje možnosť chýb a riziko, že tovar bude odoslaný na nesprávne miesto určenia.
Prítomnosť technologických krížov, pretínajúcich sa trás pre pohyb techniky a osôb, vedie k spomaleniu práce a zvyšuje riziko škôd (zariadení aj zamestnancov).
Nedostatočné plánovanie skladovej prevádzky (vykonanie prác pri vzniku potreby) vedie k tomu, že plánované operácie sa časovo a priestorovo prekrývajú, čím sa zaťažujú rovnaké prvky skladového systému.
Neefektívnosť zmenovej organizácie práce nastáva, keď sa zaťaženie skladu odhaduje priemernými ukazovateľmi (za týždeň, deň) a zmenová organizácia práce nezohľadňuje skutočné špičky v zaťažení procesov a operácií.
nie efektívna organizácia práca - keď líniový manažér nevie, čo, kto a kedy by to mal robiť, zamestnanci robia tieto rozhodnutia sami, čo pri absencii organizácie a "veliaceho centra" v konečnom dôsledku dopadne katastrofálne pre každý systém .

Ide o najjednoduchšie, no zároveň aj najglobálnejšie problémy skladu, ktoré sa pri pozornom sledovaní vykonávania prác okamžite prejavia.

Pozrime sa na niektoré prvky pracovnej atmosféry skladu a zvážime ich podrobnejšie.

Inventár

Najjednoduchším krokom pri vykonávaní „urob si sám“ je sledovanie stavu, manipulácie, skladovania a pohybu inventárnych položiek.

Vo vzťahu k tovaru a materiálu možno rozlíšiť skupinu jednoduchých znakov existencie problémov v skladovom systéme:

Zásoby a materiál sa nachádzajú v sklade mimo systému logistických jednotiek (box, paleta, kontajner a pod.);
Zásoby a materiály sú uložené priamo na podlahe bez odkazu na akúkoľvek zónu (identifikovanú podľa účtovného systému);
je poškodený predajný obal alebo skladová (pohybová) jednotka tovaru a materiálu;
Tovar a materiál je skladom bez akéhokoľvek obalu;
Tovar a materiál sú na sklade bez identifikačného systému (identifikácia prebieha podľa vzhľad alebo ťažké)
Tovar a materiál je v obale, v logistickej jednotke, ale vo forme, ktorá znemožňuje ich spracovanie bez dodatočných nákladov a operácií.

Prítomnosť takýchto problémov v sklade nám umožňuje vyvodiť neuspokojivé závery:

sklad nemá skladový systém;
pravidlá pre prácu s tovarom a materiálmi nie sú vypracované alebo nie sú upozorňované zamestnancami;
skladníci nedodržiavajú pravidlá práce s tovarom a materiálom;
sklad nemá zavedený účtovný systém alebo jeho implementácia nie je možná;
nízka úroveň výkonovej disciplíny a organizácie práce v sklade;
úroveň zostatkov v účtovnom systéme nikdy nezodpovedá skutočnosti;
neustále sú potrebné dodatočné náklady na odmietnutie, opätovné balenie, nákup obalových materiálov atď.
časté sú prípady, keď v čase požiadavky nie je tovar a materiál pripravený na expedíciu, čo vedie k predĺženiu doby realizácie objednávky alebo jej narušeniu. Pretože ak je napríklad z 10 000 škatúľ poškodených, stratených alebo nezabalených 50, nemožno objednávku považovať za úplne dokončenú. V každom prípade výsledkom budú dodatočné náklady a rušenie objednávky.
problém nedostatku ľudí, techniky a priestoru sa bude vyskytovať pravidelne, keďže časť zdrojov je neustále smerovaná do doplnkových prevádzok.

Najhoršie pre podnik v takejto situácii nie je ani strata zisku z nefunkčnej zákazky a nie stratený čas. Oveľa horšie je, ak skladníci (nakladači, skladníci, vedúci skladu, logistici), ktorí sa s týmito poruchami a ich následkami dennodenne stretávajú, si ich nevšímajú, keďže všetko, čo sa deje, je NORMÁLNE. V tomto prípade nie je problémom nejaká časť ležiaca na podlahe; problém je oveľa hlbší a jeho riešenie si vyžiada zmenu celého systému a prípadne aj výmenu mnohých zamestnancov.

Skladové skladové systémy

Ďalším prvkom, na ktorý by ste si pri „audite na vlastné oči“ mali dať pozor, sú skladové skladové systémy a vychystávanie, inými slovami rôzne regálové konštrukcie a ako sa používajú, ako sa v nich skladuje a spracováva tovar a materiál.

Existuje skupina jednoduchých kritérií, ktoré vám umožňujú vyriešiť problémy s použitím regálových štruktúr:

1. Každý regálový systém je navrhnutý tak, aby bol skladovaný podľa určitých zásad.

neefektívne skladovanie a manipulácia s výrobnými jednotkami alebo komponentmi na paletových regáloch;
nie je efektívne umiestňovať iný sortiment v tuneli vstupných regálov;
nie je efektívne skladovať položky alebo komponenty v blokovom systéme bez uličiek na trojcestné spracovanie.

2. Každý regálový systém je navrhnutý tak, aby s ním manipulovalo špeciálne zariadenie (hydraulický alebo vychystávací vozík, zakladač, nakladač atď.).

nie je efektívne vykonávať manuálny výber tovaru z regálových systémov určených na spracovanie zariadením;
nie je efektívne dovoliť personálu pracovať vo výškach s tovarom uloženým na regálových konštrukciách;
nie je efektívne používať jeden typ zariadenia na prácu so všetkými typmi regálových systémov.

3. Každý regálový systém je nákladná konštrukcia, ktorá nie je o nič menej hodnotná ako vybavenie alebo tovar, ktorý je na ňom uložený. Vyžaduje si to aj opatrný postoj k sebe, preto je neprijateľné:

zlomené regály a ohnuté nosníky;
roztrhané a chýbajúce tabuľky a návody.

Najbežnejšie problémy spojené so skladovacími systémami sú:

nesprávna konštrukcia a usporiadanie regálových systémov (bez zohľadnenia prepravných trás, tokov komodít a materiálov, spôsobov nakladania a vykladania atď.);
neefektívne využívanie regálových systémov, čo vedie k zbytočným nákladom;
trvalé dodatočné náklady na údržbu vyplývajúce z nesprávnej manipulácie so skladovacími systémami;
trvalá výmena prvkov regálových konštrukcií poškodených nesprávnou manipuláciou;
dlhý čas na výber objednávky;
veľký počet personálu potrebného na vykonanie práce;
nedostatok miesta na umiestnenie sortimentu;
nedostatok vybavenia na údržbu systému;
nedostatok miest na odber na výber produktov;
nemožnosť normálneho fungovania účtovného systému.

Najväčším sklamaním je často nedostatok výhod z investícií do modernizácie skladov (stavba novej budovy, nákup drahých zariadení a regálových systémov). Dôvodom je najčastejšie to, že skladový personál, ktorý uľahčí prácu, do ktorej bola investícia vykonaná, pracuje obvyklým spôsobom, ruší všetko úsilie, ničí regálové systémy alebo nevyužíva ich plné výhody.

Vybavenie skladu

Pri vykonávaní „auditu na vlastné oči“ nemôžete ignorovať vybavenie skladu, ktoré zahŕňa všetky typy mechanizmov určených na pohyb tovaru a materiálu v sklade.

Pokiaľ ide o technológiu, audit je zjednodušený, pretože všetky problémové oblasti sú zvyčajne celkom zrejmé, hoci ich často ignorujú aj zamestnanci, ktorí sa s nimi pravidelne stretávajú:

zariadenie je v nevyhovujúcom stave (špinavé a stopy poškodenia);
technika má nápisy, kresby, zariadenia, ktoré nie sú uvedené v jej pase;
nie všetko dostupné vybavenie je zapojené do procesov;
na území skladu alebo komplexu sú „opustené“ jednotky vybavenia;
v procese práce sa zariadenie vybije alebo palivo;
existuje neustály problém s nedostatkom vybavenia, pravidelne sa vyskytujú požiadavky na nákup niekoľkých ďalších jednotiek;
za prítomnosti údržbárskych služieb, ktoré vykonávajú opravy na základe zmluvy, sú k dispozícii aj vlastné mechanické a opravárenské priestory, kde sa neustále niečo opravuje.

Prítomnosť vyššie uvedených „príznakov“ naznačuje existenciu nasledujúcich problémov:

neexistuje samostatný harmonogram prevádzky zariadení koordinovaný s harmonogramom zaťaženia;
skutočné potreby vybavenia nie sú identifikované, neexistuje vzťah medzi objemom a frekvenciou práce a počtom jednotiek vybavenia;
personál nie je osobne zodpovedný za použité vybavenie;
zariadenie je udržiavané a udržiavané bez dodržiavania pravidiel práce uvedených v údajovom liste.

Prekvapivo je v praxi ťažké nájsť aspoň jeden sklad, ktorý si podľa názoru manažéra nevyžaduje niekoľko ďalších jednotiek skladového vybavenia. A zároveň takmer v každom sklade možno nájsť možnosti, ako znížiť jeho množstvo alebo zvýšiť produktivitu racionálnym využívaním a údržbou.

Obaly a spotrebný materiál

Spomedzi všetkých skladov, či už priemyselných alebo obchodných, je sotva 20 %, kde sú presne stanovené pravidlá a postupy pre manipuláciu s obalmi a spotrebným materiálom, sú určené priestory na ich skladovanie a potrebné zdroje. Problémy, ktoré s nimi vznikajú, sú podobné problémom s tovarom a materiálom, aj keď majú určité špecifiká.

Pri novom pohľade na vaše zásoby a balenie možno zistíte, že:

nemajú pevné skladovacie miesto, sú v neporiadku v celom sklade alebo podniku;
neexistujú presné údaje o počte použitých druhov a ich nomenklatúre;
nie sú prítomné v súvahovom účtovnom systéme alebo ich zaznamenaná suma nikdy nezodpovedá skutočnej;
napriek neustálemu nákupu je ich pravidelne nedostatok, čo spôsobuje oneskorenia v procesoch;
neexistuje v súčasnosti žiadny predpis o zaobchádzaní s nimi, ako aj o zodpovednosti za ich použitie a spotrebu;
dochádza k pravidelným sťažnostiam dodávateľov a zákazníkov na použitie nesprávnych materiálov.

Takéto zdanlivo malé problémy môžu mať pre podnikanie veľmi vážne dôsledky:

bez presného účtovania sa podiel obalov a spotrebného materiálu na jednotkových výrobných nákladoch nikdy nezistí;
náklady na balenie a spotrebné materiály budú priebežne alokované na všeobecné a režijné náklady;
vytvoríte umelé miery spotreby, ktoré nebudú rešpektované;
z dôvodu nedostatku stálej plochy pre obaly a spotrebný materiál bude ich medzisklad všade;
neporiadok s materiálmi bude neustále brániť priechodu, budú sa presúvať z miesta na miesto podľa potreby.

Musíte tiež pochopiť, že vymenovanie skladníka a nakladača zodpovedného za balenie a spotrebný materiál problém nevyrieši. Na rozdiel od iných problémov skladového systému, tento spočíva úplne v absencii skladového účtovníctva, ktoré je tak odlišné od účtovníctva, ako je účtovníctvo odlišné od finančného. Len s jeho efektívnym fungovaním je možné začať viac racionálne využitie obalov a spotrebného materiálu.

personál skladu

Skladníci a nakladači sa nestávajú – rodia sa. Tento vtip má svoj dobrý dôvod, pretože personál skladu je jedinečný svojimi vlastnosťami. Nikde nie je toľko revolúcií a štrajkov, nikde sa nepredkladá toľko ultimát a nikde sa ľudia tak nezaujímajú o nedostatok kvalitatívneho výsledku. Tajomstvo je v tom, že sa necítia byť zamestnancami s pridanou hodnotou, ale sú zvyknutí, že sa im všetko vyčíta.

Problémy tohto spojenia sa dajú ľahko zistiť pri pozorovaní ich práce:

chodia v skupinách a pracujú 2-3 na jednej operácii, procese;
na jedného alebo dvoch pracovníkov je vždy jeden pozorovateľ;
ak požiadate majstra alebo skladníka, aby vymenoval všetkých ľudí pracujúcich v sklade a uviedol, kto na akom procese práve pracuje, nebudete počuť jednoznačnú odpoveď;
zakaždým prevezme iný počet ľudí;
nie sú dodržané bezpečnostné opatrenia;
neopatrne manipulujú s tovarom a materiálom;
chodia v topánkach a oblečení, ktoré nie sú stanovené pravidlami;
hovoria v mobilné telefóny a vziať jedlo na nesprávnom mieste;
neustále sa používajú vulgarizmy;
fajčenie je v priestoroch povolené, zamestnanci navštevujú fajčiarsku časť v skupinách 3-10 osôb.

Tento stav vedie k nasledujúcim záverom:

v sklade vládne chaos;
vedenie skladu je neprofesionálne;
nedostatok výkonnej disciplíny;
skupina „starých ľudí“, skúsených zamestnancov, ktorí sú si istí, že vedia robiť svoju prácu a neuznávajú predpisy a pravidlá, riadi pracovné procesy;

V takejto situácii ste pri plnení objednávok a požiadaviek úplne odkázaní na skladníkov a žiadny systém odmeňovania nezlepší kvalitu práce.

V skutočnosti sa stačí pozrieť do „fajčiarne“, počuť nahlas hrať rádio, prehlušujúce všetko naokolo, vidieť rušný personál predstierajúci zaneprázdnenosť – a to bude stačiť na priznanie problémov so skladníkom. . Rozdiel je len v hĺbke porážky tejto „choroby“.

Skladové procesy

Schopnosť predpisovať procesy výrazne uľahčuje život manažéra, čo vám umožňuje organizovať prácu najviac efektívnym spôsobom, neustále vidieť postupnosť vykonaných operácií, pochopiť, kto je zodpovedný za ktorú časť práce. Ale mnohí, ktorí túto metódu prijali ako univerzálny recept na efektívnosť a začali ju používať v sklade, čelia úplnému odmietnutiu spôsobenému tým, že na rozdiel od personálu výrobného skladu svoju prácu nevnímajú ako vytváranie hodnoty pre klienta a celú spoločnosť. podniku, sú im ľahostajné pojmy technológie, ich postupnosť a kultúra výroby. Pripravte sa preto na to, že potrebné skladové procesy nebude možné predpísať a zaviesť naraz.

Ako teda urobíte „urob si sám audit“ skladových procesov? Najatraktívnejšie na takomto „audite“ je, že neexistujú žiadne „špeciálne“ a „jedinečné“ skladovacie zariadenia, a to by sa malo vždy pamätať. Nenechajte sa oklamať tvrdeniami skladníkov, vedúcich skladov a dokonca aj komplexných manažérov, že navrhované metódy na zlepšenie organizácie práce v sklade nebudú fungovať „pretože ...“ - nasledujú vysvetlenia, ako sa tento sklad líši od analógov . Každý sklad je však navrhnutý tak, aby vykonával rovnaké základné úlohy: príjem, umiestnenie, skladovanie, vychystávanie, inventarizácia, expedícia tovaru a skupina procesov a operácií súvisiacich so spracovaním tovaru (balíkovanie, balenie, príprava atď.).

Preto, aby ste zistili, ako technologické a správne procesy prebiehajú v sklade, môžete urobiť nasledovné:

Vyžiadajte si všetky druhy skladových dokladov upravujúcich skladové procesy (predpisy, postupy, inštrukcie, algoritmy, inštrukcie, objednávky a pod.) a overte si znalosti manažérov a zamestnancov, vrátane aktuálnosti týchto dokladov.
Skontrolujte ktoréhokoľvek zamestnanca, či rozumie implementácii procesu (požiadajte o vysvetlenie, čo, prečo a prečo robí, k akému výsledku by to malo viesť a čo sa stane, ak proces nebude dokončený včas).
Pokúste sa prerušiť akúkoľvek operáciu alebo proces a uvidíte, k akým výsledkom to povedie, sledujte rýchlosť reakcie a rozhodovania (a zistite, či sú vôbec zaznamenané zmeny).
Vykonajte certifikáciu manažérov a zamestnancov pomocou prípadových štúdií, navrhnite podmienené situácie, ktoré môžu nastať v procese práce v sklade, a požiadajte ich, aby opísali svoje konanie. Príklad problému: do skladu prišlo auto s poškodeným tovarom, vedúci nákupu je nedostupný, do konca pracovného dňa je 1 hodina a vodič sa ponáhľa na odchod. Po vymyslení až 20 takýchto otázok môžete pomerne objektívne posúdiť pripravenosť svojich zamestnancov na rôzne situácie.
A nakoniec selektívne skontrolujte hodnotu pre vás a zákazníkov akýchkoľvek 2-3 operácií alebo podprocesov v každom skladovom procese.

Po vykonaní takéhoto auditu vo svojom sklade manažéri často dospejú k neuspokojivým záverom. Najtypickejšie problémy sú:

množstvo „neidentifikovaných“ (nezahrnutých v pláne) procesov a operácií, ktoré zaberajú až 20 – 30 % pracovného času;
skladníci rozhodujú o procesoch, riadia sa intuíciou, nikto nevie o rozhodovacej tabuľke, nerozumie tomu, že rovnaké problémy vznikajú pravidelne a vyžadujú si štandardné riešenia;
existujúce dokumenty skladu neodrážajú skutočné prebiehajúce procesy a operácie a množstvo potrebných dokumentov jednoducho neexistuje a nikto z účastníkov procesu to nevidí ako problém;
väčšinu procesov a operácií vykonáva „verejné nevedomie“ skupina skúsených zamestnancov. Táto závislosť sa stáva obzvlášť viditeľnou, keď ochorejú alebo idú na dovolenku - efektivita práce okamžite klesne o 30-40%;
úroveň kvalifikácie zamestnancov nezodpovedá ani nákladom na tovar a materiál, ani nákladom na procesy pre vás a zákazníkov.

Žiaľ, vykonávanie procesov v sklade je úplne závislé od personálu, na čo treba pamätať. Keď však optimalizujete procesy vykonávané v sklade, riadite sa zásadou „hlavnou hodnotou sú ľudia“, pamätajte na to, že zamestnanec by nemal byť len zaradený vo vašej firme, ale mal by mať skutočne hodnotu a na druhej strane vidieť hodnotu vo vás a vo vašej spoločnosti.

Tok dokumentov a účtovný systém

Neustálym skladovým problémom, ktorý sa vyskytuje takmer v každom podniku, je skladové účtovníctvo, ktoré, ako už bolo spomenuté vyššie, má v porovnaní s účtovníctvom aj finančným účtovníctvom svoje špecifiká. Bohužiaľ to nie vždy chápe účtovná služba, ktorá len zriedka venuje náležitú pozornosť tomu, čo sa deje v sklade: tovar a materiál sa pridáva, zostatok sa odpisuje, na prvý pohľad sa berie do úvahy všetko. No hlavným problémom skladového účtovníctva, ktorý si zaslúži „audit na vlastné oči“ je relevantnosť údajov v účtovnom systéme a ich adekvátnosť vo vzťahu k reálnemu stavu v sklade.

Na preštudovanie systému účtovníctva a workflow v sklade nie je potrebné dvakrát kontrolovať všetky faktúry a výdavkové doklady. Samokontrola odhalí úzke miesta odhaľuje iba hornú vrstvu problému.

Preto, aby ste pochopili, aký efektívny je systém účtovníctva a správy dokumentov, môžete ísť dole do skladu a položiť nasledujúce otázky:

Ako sa počítajú výnosy?
Ako sa účtujú prebytky?
ako sa berie do úvahy bitka, manželstvo, šrot, krádež?
Ako sa účtuje spotrebný materiál a obalový materiál?

Tieto otázky stačia na to, aby ste zistili, že aj pri práci s „ideálnym“ programom (od 1C po SAP) zvyšky materiálov často nie sú na správnom mieste na skladovanie, ich množstvo a nomenklatúra nezodpovedajú tým, ktoré sú uvedené v dokumentácie dochádza k časovému nesúladu medzi skutočnými procesmi a ich programovým (dokumentárnym) odpisom (premiestnením, zaúčtovaním), kvôli čomu môže program započítať tú istú jednotku dvakrát. A oveľa viac.

Rovnako ako v iných častiach „auditu na vlastné oči“ je možné prítomnosť problémov v skladovom účtovníctve tiež celkom jednoducho vidieť na vlastné oči: ak sa na identifikáciu tovaru a materiálov v sklade používajú ručné nápisy, ak sú dokumenty roztrúsené , ak nájdete na palete pripevnený papier s nápisom ako „Zajtra ráno vyzdvihnúť skladníka Petrova“, tak si pamätajte – možno máte účtovníctvo, ale skladové účtovníctvo ako systém a jednu z najdôležitejších zásad organizácie práce na podnik chýba.

Organizácia práce

Takmer každý podnik sa dnes vyjadruje o ideálnom sklade. Samozrejme, na základe toho, že predtým boli naše sklady skôr kasárne, za kritérium ideálneho skladu možno považovať krásnu modernú budovu, galvanizované regálové systémy a dnes módne japonské či nemecké vysokozdvižné vozíky. Ale tento obrázok je klamlivý, nie vždy pomôže úspešne dokončiť pracovnú úlohu.

Ideálny sklad, rovnako ako ideálna výroba, nezávisí od externého imidžu, od vybavenia a technológií. Jeho „ideálnosť“ závisí predovšetkým od organizácie práce. Tento koncept je často ignorovaný v mnohých skladoch, kde je hlavnou vecou kapacita a veľkosť. Mnoho ľudí zabúda, že sklad nie je určený na skladovanie, ale na spracovanie a moderné ukazovatele výkonnosti skladu nie sú objem skladovaných materiálov, ale predovšetkým počet riadkov zozbieraných za zmenu a počet súčasne spracovaných objednávok. A na dosiahnutie týchto ukazovateľov je základom efektívna organizácia práce.

Na identifikáciu problémov v organizácii práce v sklade vykonaním „auditu na vlastné oči“ stačí pozorovať:

dodržiavanie rozvrhu začiatku a konca pracovného dňa;
organizácia pracovných miest;
poskytovanie zdrojov pre procesy a operácie;
presun zmien;
riešenie problémov a rozhodovací proces;
bezpečnosť a upratovanie v sklade;
proces prijímania úloh a rozdeľovania práce.

Bohužiaľ, takmer určite uvidíte:

nadbytočné a nie efektívne nákladyčas;
neefektívne a nelogické rozhodnutia;
nedbalosť, lenivosť a promiskuita;
negramotné vedenie na všetkých úrovniach;
preplnené pracoviská;
neustále hľadanie dokumentov, riešení, ľudí.

Žiadne zo zariadení neposkytne zdravý rozum, skúsenosti, úprimný a zodpovedný prístup k práci a súdržnému kolektívu a bez týchto faktorov nie je možné vytvoriť sklad, ale aj kultúru výroby.

Samozrejme dúfame, že po vykonaní „auditu na vlastné oči“ nenájdete žiadny z vyššie uvedených problémov. Aj keď je to nepravdepodobné, aj v najpokročilejšom systéme je čo zlepšovať. Hlavná vec je nebáť sa zmeny.

Na záver prezradíme hlavné tajomstvo odhaliť problémy v sklade - jedná sa o prítomnosť stoličiek, sedacích súprav, kresiel a pod. Ak počas „auditu na vlastné oči“ uvidíte pár plastových stoličiek v oblasti expedície/preberania tovaru alebo stará pohovka v oblasti skladovania alebo spracovania tovaru, potom už len toto stačí na pochopenie - je čas začať plánovať zmeny!

Z našej strany vám odporúčame, aby ste pravidelne prichádzali do skladu a organizovali takéto svojvoľné „audity na vlastné oči“ pre svojich kolegov a podriadených, pretože veľa závisí od práce skladu: bez včasných odoslaných objednávok a surovín, ktoré prišli v čase výroby nebude podnik nikdy fungovať hladko a efektívne ako jeden zdravý organizmus.

V komentároch nižšie môžete klásť otázky Stanislavovi Zinčenkovi.

Hlavným účelom auditu skladu (audit z lat. audit- počúva) je získať objektívne údaje o stave podnikového logistického systému, schopnosť analyzovať efektivitu skladu.

V zahraničnej praxi existujú tieto typy auditov:

Finančný audit – kontrola dodržiavania zásad a požiadaviek účtovníctvo.
Operačný audit - overenie algoritmov podnikových procesov.
Špeciálny audit - odborný názor konkrétnu oblasť činnosti, ktorú možno poskytnúť inej strane. Napríklad, technická úloha pre automatizáciu skladu, logistická analýza, optimalizácia skladovej prevádzky, projekt skladu.

Môže za to sklad?

Sklad je indikátorom „zdravia“ podnikania, pretože práve v sklade sa sústreďujú všetky problémy spojené s neuspokojivou činnosťou nákupných a obchodných oddelení. Nákupné oddelenie môže objednať množstvo tovaru, ktoré výrazne prevyšuje kapacitu skladu. V súlade s tým je zablokovaný prístup k ďalšiemu tovaru, rýchlosť všetkých skladových operácií je znížená. Zdalo by sa, že sa nákupné oddelenie pomýlilo, no sklad odhalí problém ako lakmusový papierik.

Audit skladu, aké výsledky môžete očakávať:

- Zlepšenie efektívnosti riadenia zásob.
- Efektívnejšie využitie rozpočtu na údržbu skladu.
- O úroveň vyššie efektívne využitie skladové priestory, vybavenie skladu.
- Zlepšenie ukazovateľov výkonnosti.
- Zlepšenie efektívnosti algoritmu obchodného procesu na vykonávanie skladových operácií.

... čo znamená zvýšenie „zdravia“ vášho skladu!

Praktický príklad organizácie činností skladu, ktorý potrebuje optimalizovať prácu skladu a vykonať audit skladu

Aký bol klient pred projektom
Sklad distribútora cca 3000 metrov štvorcových, výška 10 metrov po spodnú hranu nosníka, regály v 4 radoch, doky, tam sú expedičné / prijímacie / hotové objednávky / sklady / odmietnutia.
Popis problému
O 9:00 pred dokmi je zápcha áut na nakladanie a ťažkých nákladných áut príchodu. Autá sa nakladajú ručne. Nákladné autá príchodu čakajú na koniec nakládky výdavku. Počas expedície výdaja sa nevykonávajú žiadne ďalšie skladové operácie. V oblasti skladovania a vychystávania (vrátane uličiek) je veľa náhodne rozhádzaného, zaprášeného tovaru. Presun tovaru nie je možný viac ako 3 poschodia kvôli technológii. Podľa toho je 4. vrstva z 90 % prázdna, 3. vrstva je plná na 50 % a 2. vrstva je plná. Tovar je označený buď bez uvedenia dátumu dodania, čísla šarže a kódu produktu, alebo nie je označený vôbec.
Tovar 3-4 radov sa nezúčastňuje inventarizácie.
Neexistuje princíp umiestňovania tovaru pri prevzatí (napríklad FIFO).
1/3 tovaru z celkového objemu sa skutočne otočí, 2/3 - zaberajú miesto skladu ako "mŕtva váha". Manželstvo sa nachádza spolu so všetkým ostatným tovarom, k odpisu dochádza raz týždenne. Skladník pracuje 3 mesiace od inventarizácie po inventúru. V hlavnej kancelárii pracujú vysoko platení manažéri zásob, ktorí nikdy neboli v sklade a nerozumejú algoritmu skladových procesov. Bonusy od distribútora za nekonzistentné príchody zásielok tovaru, ktoré prekračujú normu príjmov.
Výsledkom je spomalenie alebo úplné zastavenie skladových procesov. Sklad je preplnený "zmrznutým", zle sa otáčajúcim tovarom. Tovar je umiestnený v uličkách. Náklady na sklad prevyšujú príjmy z odmien.

Čo robiť? Je potrebná optimalizácia skladu!

Skladovanie v mnohých firmách „bolí hlava“ pre vrcholový manažment: nevedia zohnať potrebné náhradné diely, potom výroba zaháľa pre nedostatok hlavného materiálu, zrazu sa objaví „hora nelikvidných aktív“, nehovoriac o potreba zabezpečiť bezpečnosť všetkého skladovaného tovaru.-hmotný majetok (ďalej len tovar a materiál). Na pomoc v takejto situácii je povolaný audítor, ktorý vykoná auditovú diagnostiku a vypracuje odporúčania, ktoré umožnia obnoviť poriadok v sklade a neustále ho udržiavať v budúcnosti.

Hmotná zodpovednosť

Prvým krokom audítora je pozrieť sa na zmluvy zodpovednosti, postup pri ich uzatváraní, zoznam zamestnancov, ktorých sa takéto dohody týkajú, či spĺňajú formulár „ vzorovej zmluvy o kolektívnej (tímovej) zodpovednosti“ (nariadenie MPSVR z 12. mája 1996 č. 43), či sú dodržané požiadavky Zákonníka práce.

Okrem toho by sa dohody o hmotnej zodpovednosti mali uzatvárať nielen so skladníkmi, ale aj so špecialistami na logistiku. Dôležitým aspektom, pokiaľ ide o plnú zodpovednosť, je správnosť personálne obsadenie, keďže nie všetci zamestnanci môžu niesť plnú zodpovednosť, ale len tí, ktorých funkcie sú uvedené vo vyhláške Štátneho výboru Rady ministrov ZSSR o pracovných a sociálnych otázkach z 28. decembra 1977 č. 447/24.

Práca "v teréne"

Štandardné zdroje audítorských informácií: nákladné listy, nákladné listy, faktúry, splnomocnenia, knihy splnomocnení, zmluvy o dodávke tovaru a materiálu, príjmové objednávky, doklady pre výdaj tovaru a materiálu do výroby, skladové účtovné karty materiálu, účtovné registre, súvahy, skladové výkazy.

Pred prijatím úplných opatrení je dôležité, aby audítor porozumel špecifikám spoločnosti, takže musí stráviť aspoň jeden deň priamo v sklade a opraviť situáciu „tak, ako je“: pozorovať realizáciu úradné povinnosti vedúci skladu, obyčajní skladníci, nakladači, vodiči; analyzovať hlavné obchodné procesy skladu - príjem, výdaj, vnútorný pohyb, vrátenia, spracovanie prvotných dokladov, príprava správy o sklade na predloženie účtovnému oddeleniu.

Audítor musí zároveň bez straty času vykonať minipohovor s určenými zamestnancami skladu, ako aj účtovníkmi-materialistami, finančne zodpovednými osobami stavebných divízií, dodávajúcimi tovar a materiál do skladu a prijímaním tovaru. a materiálov. U každej kategórie personálu je potrebné zistiť, či rozumejú tohto zamestnanca obchodný proces, ktorý sa vykonáva, čo a v akom poradí robí, aký by mal byť výsledok. Obzvlášť vynaliezaví audítori môžu zámerne narúšať obchodný proces a pozorovať rýchlosť reakcie personálu, výsledok a prijaté rozhodnutia vyvodiť primerané závery.

Potom je vhodné takto zozbieraný subjektívny materiál potvrdiť štatistikou – vykonať personálny prieskum, zostaviť prieskum na základe už získaných informácií. hlavnou úlohou tejto fáze– odpovedzte na otázky: „Je sklad podľa personálu „poriadok“ alebo „neporiadok“? Aké sú negatívne stránky skladovej prevádzky? Aké sú návrhy od personálu? Komu prospieva chaos v sklade?

Okrem vypočúvania môžete využiť personálnu certifikáciu, používanie prípadov a pozývanie zamestnancov na opísanie priebehu ich konania v zámerne ťažkej, vyššej moci, kontroverznej alebo konfliktnej situácii. Audítor by mal takéto prípady vypracovať vopred na základe svojich praktických skúseností.

Problémy so systémom skladovania, na ktoré by si mal audítor dať pozor: tovar a materiály sú ťažko identifikovateľné (chýbajúce označenie štítkami, predmetmi, čiarovými kódmi), tovar a materiál nie sú zabalené, sú bez vhodných obalov (paleta, krabica atď.). ), alebo sú obaly/nádoby poškodené, Zásoby a materiály sú položené na podlahe, bez identifikácie miesta skladovania.

Je dôležité zabezpečiť, aby systém kontroly prístupu podniku (kontrolný bod) fungoval: na základe akých dokumentov sa tovar a materiál prepúšťa mimo územia podniku, kto povoľuje prepustenie tovaru a materiálov mimo neho; ako sa kontroluje, aby sa všetok tovar a materiál, ktorý prekročil územie podniku (prinesený dodávateľmi alebo dodávateľmi), prebral do skladového účtovníctva, či existujú skutočnosti, že tovary a materiály vstupujú do výroby priamo od dodávateľov, bez účasti skladu . Účtovník materiálového oddelenia musí denne kontrolovať údaje kontrolného miesta a skladu na zhodu počtu dovezených a vyvezených tovarov a materiálov.

Podrobné štúdium dokumentácie...

... pokyny, metódy, príkazy, predpisy upravujúce postupy pre kontrolu vstupu, zaúčtovanie a výdaj tovaru a materiálu, vnútorné pohyby a iné obchodné procesy skladu. Je lepšie požiadať o takéto dokumenty od viacerých štruktúrnych jednotiek súčasne - zo samotného skladu, od účtovníka, v oddelení interný audit– a zistite, či sú v takýchto dokumentoch nejaké rozdiely alebo dokonca rozpory. Mnohí budú mať otázku: "Prečo najprv priame pozorovanie práce skladu a až potom štúdium dokumentov?" Odpoveď je jednoduchá – audítor už má praktický obraz o situácii v sklade, môže si tieto dokumenty kriticky a dôsledne preštudovať. Nasledujúce problémy sú spravidla okamžite zrejmé:

veľký počet obchodných procesov v sklade nie je zdokumentovaný;
operácie predpísané v pokynoch sa vykonávajú v rozpore s nimi;
personál často koná na základe svojich skúseností, ale žiadnym spôsobom sa nespolieha na predpisy;
mnohé skladové procesy, „krásne“ napísané na papieri, v skutočnosti nikto nesleduje, preto účtovné chyby, chaos a zmätok v sklade, nadbytočnosť personálu;
na vychystávanie a balenie je neustále potrebný dodatočný čas;
nedostatok úložného priestoru.

Spolupracujte s poskytovateľmi

Osobitná pozornosť by sa mala venovať takzvanému súboru dokumentácie pre prácu s dodávateľmi. Toto je zvyčajne:

pokyny na prevzatie tovaru a materiálu čo do množstva, úplnosti, kvality. Mnohí odborníci sa po starom odvolávajú na Pokyny P-6 a P-7, schválené vyhláškou Mestského rozhodcovského súdu z 15.6.1965, resp. moderné pokyny na nich založené a používa ich už vo fáze uzatvárania zmluvy. Audítor by preto mal analyzovať aj zmluvy s dodávateľmi: ako uvádzajú postup prijímania tovaru a materiálov, či chráni záujmy spoločnosti pred bezohľadnými dodávateľmi, či existuje prepojenie na príslušné pokyny;
príkaz na vytvorenie provízie za príjem tovaru a materiálu;
úkony kontroly vstupu;
denníky na zaznamenávanie výsledkov kontroly pri vstupe;
príjemky - doklady vystavené pracovníkmi skladu na základe dodávateľskej faktúry na potvrdenie prijatia došlého tovaru a materiálu a obsahujúce označenie účelu tovaru a materiálu, miesto uskladnenia a ďalšie informácie o hospodárení.

Skladovacie priestory

Audítor by si mal všímať, či je vo firme číslovanie skladových miest, či sa používa pri evidencii tovaru a materiálu, či je možné automaticky vygenerovať dostupnosť tovaru a materiálu na konkrétnom mieste skladu, jeden názov tovaru a materiálu na všetkých miestach skladovania, čo je dôležité tak pri inventarizácii skladu, ako aj denná práca skladníkov. Analýza skladovacích priestorov: zodpovedajú objemu pohybu tovaru a materiálu, či je možné sledovať bezpečnosť, sú dodržané potrebné skladovacie režimy a schémy ukladania. Napríklad tovar a materiály, ktoré sa denne expedujú zo skladu, by sa mali nachádzať čo najbližšie k miestam odoslania.

Dôležité je preštudovať si aj samotný systém označovania miesta skladu: či umožňuje rýchlo nájsť tovar a materiál, či je vylúčená možnosť chybného umiestnenia, či sú očíslované priehradky, regály a pod.

Audítor by si mal dávať pozor na to, v akej forme dostane skladník úlohu dokončiť objednávku: v informačnom systéme (ďalej len IS) skladu by malo byť možné vygenerovať zoznam tovaru a materiálu na faktúra v sekvenčnom ukladaní podľa skladových priestorov, čo urýchľuje výdaj tovaru a materiálu.

Práca s výrobou

Audítor musí vyriešiť otázky správneho vykonania primárnych dokumentov uvedených v tabuľke 1.

Kontrola práce s nádobami a obalovými materiálmi

Otázky na kontrolu: existujú predpisy pre tieto kategórie tovaru a materiálov? majú pevné skladovacie miesta; ako sú štandardizované a používané, či sú vždy dostatočné; či existujú presné údaje o množstve a nomenklatúre nádob a obalových materiálov; ako sú zahrnuté do výrobných nákladov.

účtovníctvo

Audítor by si mal preštudovať postup podávania správ zamestnancami skladu účtovnému oddeleniu, najmä tieto aspekty:

ako môže vedúci skladu ešte raz skontrolovať, či má všetko vyzbierané Požadované dokumenty k správe;
aký je mechanizmus kontroly dokladov v účtovníctve (či sa stratia). Zvyčajne sa to dá ľahko vykonať pomocou registrov podpísaných vedúcim skladu aj účtovníkom, zaradených a očíslovaných. primárne dokumenty. Je neprijateľné generovať výkaz o sklade účtovníkom, ktorý je povinný takéto výkazy kontrolovať. Dôležité je aj to, aby si audítor všímal či nastaviť rozvrh hlásenie, ak nie, aké sú dôvody jeho zlyhania, kto sú páchatelia.

Čo sa týka účtovníctva, audítor potrebuje vyriešiť tieto otázky: aké spôsoby účtovania a oceňovania tovaru a materiálu sa používajú v účtovná politika ako sa tovar a materiál zaraďuje do skupín, ako je usporiadané analytické účtovníctvo tovaru a materiálu, ako často sa kontroluje analytické účtovníctvo oproti syntetickému, či sú vyplnené skladové účtovné karty.

Nelikvidné aktíva

Skúsený audítor by si mal dať pozor aj na nelikvidné aktíva, keďže značné množstvo nelikvidných aktív je prvým znakom neodborného hospodárenia s obežnými aktívami. Musíte skontrolovať nasledovné:

Sú miestne predpisov, upravujúca prácu s nelikvidným majetkom (príkazy, nariadenia, pokyny), ako dávno boli schválené, či odzrkadľujú aktuálny stav, kto ich schválil.
Po akom čase sú komodity a materiály uznané za nelikvidné.
Existujú nejaké pokusy zo strany personálu skryť tvorbu nelikvidných aktív (napríklad prepustením do dielní a návratom z dielní po chvíli).
Kto vystupoval ako odberateľ nelikvidného tovaru a materiálu, kto povolil nadobudnutie, ako sa zisťuje veľkosť odberu od dodávateľov, či je v zmluve s dodávateľom uvedená možnosť vrátenia tovaru a materiálu, ako reťazec „dielňa objednávka - žiadosť u dodávateľa - dodávka - zaúčtovanie na sklad" bola postavená na oddelení zásobovania, mala či miesto skutočnosti doručenia "chybných" pozícií, ich dôvody, aké kontrolné doklady sa uplatňujú.
Pracuje stála komisia na zisťovaní a minimalizácii nelikvidných aktív, príčin ich vzniku, aké činnosti vykonávala, či priniesli pozitívny výsledok.
Existuje zrážka nelikvidných tovarov a materiálov, poradie znižovania, aká je výška strát z takýchto zrážok, čo sa s takým tovarom a materiálom deje ďalej. Pre dostatočne veľké podniky je vhodné vytvoriť „Sklad nelikvidného tovaru a materiálov“, kde budú umiestnené všetky tovary a materiály uznané za nelikvidné.
Dochádza k zámernej „premene“ jednotlivých tovarov a materiálov na nelikvidné s cieľom ich ďalšieho zdražovania a získavania zainteresovanými zamestnancami.

Bezpečnostná zásoba (SZ)

Je vždy dostatok dovážaného tovaru a materiálu na neprerušovanú prácu? Audítor by mal zvážiť tieto aspekty:

Aké metódy sa používajú na určenie veľkosti SZ (štatistické, v % spotreby, odborne, vypočítané)?
Vhodnosť vzniku SZ, akými listinami je upravená. Kto má alebo nemá prospech z prítomnosti SZ?
Koľko stojí založenie SZ a zmenil sa už SZ na nelikvidný majetok?
Analyzujte formuláre hlásení, ktoré vám umožňujú ovládať SZ, a ak neexistujú, odporučte ich implementáciu.

IP audit zahŕňa:

správnosť zobrazenia toku dokumentov ako celku a hlavných obchodných procesov v IS;
posúdenie súladu s potrebami skladového účtovníctva a schopností IS;
potenciál IP, možnosť aktualizácií, vykonávanie úprav pri zmene účtovných parametrov, legislatíva;
či má minimálne požadované moderné funkcie systému WMS (skrátene z anglického Warehouse Management System - systém riadenia skladu).

Minimálne funkcie, ktoré by mal mať systém WMS:

stabilná prevádzka, žiadne softvérové chyby, súlad elektronickej databázy s papierovými dokumentmi;
okamžité vytvorenie kompletných informácií o mieste skladovania tovaru a materiálu, dostupnosti tovaru a materiálu, cenách, operáciách skladníkov súvisiacich s akvizíciou, vnútorným pohybom; kontrola chybného umiestnenia tovaru a materiálov alebo chybného získania dávky tovaru a materiálov;
pre veľké sklady systém sám vyvíja optimálne trasy pre pohyb zariadení aj personálu po území skladu;
vykonáva výber vhodných skladovacích miest pre novo prichádzajúci tovar a materiály s prihliadnutím na dátum presunu do dielní, vlhkostné a teplotné podmienky a ďalšie parametre;
poskytuje automatické generovanie a tlač skladových zostáv;
umožňuje vykonať rýchlu úplnú inventarizáciu skladu a získať presné informácie. Audítor zase musí analyzovať, či metódy auditu využívajúce WMS systém zodpovedajú účtovným štandardom, či má personál možnosť sfalšovať výsledok.

Územie skladu je spravidla pri používaní WMS systémov rozdelené na sektory za účelom automatizácie a zefektívnenia práce zamestnancov: príjem tovaru a materiálu, skladovanie, vychystávanie a expedícia. Všetok tovar a materiály vstupujúce do skladu sú označené čiarovými kódmi. Skladové miesta majú tiež svoje čiarové kódy. Skladové operácie riadené systémom WMS sú realizované na základe údajov čiarového kódu tovaru a materiálu a skladových miest. Personál je vybavený špeciálnym zariadením na čítanie čiarových kódov, váženie, tlač špeciálnych etikiet. Napríklad pri vychystávaní objednávky skladník pomocou skenera načíta čiarové kódy tovaru a materiálu, v dôsledku čoho sa vytvorí faktúra, pretriedenie je vylúčené, nie sú žiadne chyby v cenách a tovaroch a materiáloch.

Ak podnik nepoužíva systém WMS, audítor by mal dôrazne odporučiť jeho implementáciu do skladového účtovníctva.

Odporúča sa, aby bol audítor prítomný pri inventarizácii; poskytovať poradenstvo; skontrolovať, či je dodržaný inventárny poriadok; po preštudovaní materiálov predchádzajúcich inventárov, aby sa zistilo, či zodpovedajú schéme znázornenej na obr. jeden.

Kľúčové body, ktorým treba venovať pozornosť:

Ak audit nie je naplánovaný, je potrebné v čo najkratšom čase upovedomiť finančne zodpovedné osoby, aby sa na audit nemohli „pripraviť“ a napraviť stav „tak, ako je“.
Analyzujte doklady vydané počas plánovaného auditu - 1–4 týždne pred ním, s neplánovaným auditom - v posledných dňoch: sumy odpisov podľa úkonov, počet a sumy úkonov odpisov za predchádzajúce obdobia. Tieto dokumenty sú často najinformatívnejšie. Zároveň analyzujte dôvody na odpis zásob, normy prirodzená strata, manželstvo, bitka, kedy a na ako dlho boli takéto normy zavedené, tieto normy sú štátne alebo interné pre podnik, ktorý si nárokoval právomoc schvaľovať.
Rozhodnite sa, či je audit úplný alebo výberový – ak výberový, tak na základe čoho sa výber uskutoční.
Dohodnite sa so všetkými audítormi, ako sa budú zaznamenávať už spočítané tovary a materiály, aby sa predišlo dvojitému započítaniu rovnakého tovaru a materiálov.
Keďže inventarizácia spravidla znamená zatvorenie samotného skladu na čas prepočtov, pozastavenie všetkých skladových operácií, pracovníci skladu spolu s audítormi musia zorganizovať dočasné skladovacie miesta, kde budú tovary a materiály pochádzajúce od dodávateľov a hotové výrobky z dielní budú umiestnené. Zároveň musia byť všetky konštrukčné divízie vybavené zásobami materiálu, pretože počas auditu je zakázané vydávať tovar a materiál do dielní.
Ak sa auditujú tovary a materiály, ktoré sú na sklade aj vo výrobe, tak ich prepočet by sa mal vykonať nielen pre sklad, ale aj pre všetky dielne a úseky. Zároveň je potrebné analyzovať normy pre zahrnutie takéhoto materiálu do nákladovej ceny. hotové výrobky kým a kedy boli schválené, relevantnosť noriem, ako sa zohľadňujú odchýlky od noriem.
Ak sa tovar a materiály rovnakého druhu nachádzajú na jednom mieste skladu, potom sa musí nesprávny výpočet vykonať podľa zásady „od rohu k rohu“. Ak sú tovary a materiály rovnakého druhu uskladnené na rôznych miestach skladovania, potom je táto zásada neprijateľná, pretože nevylučuje pohyb tovaru a materiálov za účelom falšovania alebo zmienky o skutočnosti, že hmotný majetok sa nachádzal v inom miesto, a preto je potrebné prepočítať všetky miesta skladovania s takýmto tovarom a materiálom súčasne.
Kontrolné vážiace a meracie zariadenia: keď takéto zariadenie prešlo metrologickým overením, pasy na meracie zariadenie.

Personálny audit skladu

Nasledujúce body poukazujú na problémy v tejto oblasti:

prácu vedie „zamestnanec so skúsenosťami“, ktorý uisťuje, že pozná všetku prácu lepšie ako ostatní a nepozná predpisy;
zamestnanci sa pohybujú a vykonávajú prácu na jednej operácii v skupine dvoch alebo troch ľudí, pričom jeden z nich proces iba pozoruje;
neopatrné a neodborné zaobchádzanie s tovarom a materiálom;
sú porušené bezpečnostné pravidlá požiarna bezpečnosť, personál skladu nenosí montérky ustanovené pravidlami;
nedodržiava sa rozvrh chodenia do práce, nikdy sa dopredu nevie, kto pracuje zajtra a kto o týždeň;
Vedúci skladu v žiadnom momente nevie, ktorý z podriadených je obsadený ktorým procesom a v ktorej zóne skladu sa nachádza.

Už v Rusku nastal čas, keď je relatívne lacné najať si kompetentného špecialistu z trhu poradenských služieb a získať od neho podrobné rady týkajúce sa „pohody“ vášho skladu. Predpokladajme, že ste našli správneho „špecialistu“, ktorý má všetko potrebné vlastnosti(hoci to nie je jednoduché) a odoslaný do vášho skladu. Čo bude môcť vidieť vo vašom sklade s jeho vedeckým a „nemydleným“ vzhľadom? Veľa zaujímavých vecí, ak viete, kedy a kde hľadať a s kým a ako hovoriť ...

Keď človek príde k lekárovi, lekár mu najskôr skontroluje pulz, tlak, teplotu a podľa stavu týchto a niektorých ďalších ľahko merateľných ukazovateľov usúdi, ako je celé ľudské telo zdravé, či je potrebné pokračovať vyšetrujte to ďalej, alebo môžete okamžite stanoviť konečnú diagnózu a okamžite začať liečbu.

Rovnako aj sklad. Ak chcete vedieť, ako efektívne je celé podnikanie, je logickejšie začať s auditom v sklade a vtedy sa veľa hneď vyjasní a pochopí.

Môžete sa opýtať: prečo sa sklad správa ako tento ukazovateľ – prečo napríklad nie nákup alebo dodávka alebo predaj s financiami, pretože sú tiež dôležitými článkami v dodávateľskom reťazci?

Odpovedám: aby ste pochopili komplex, musíte ho najskôr zmeniť na jednoduchý. Dajte to na police, ako sa hovorí, „oddeľte muchy od kotletiek“ a tak ďalej ...

"Kolety - samostatne ..."

Pýtate sa ako na to? Ako si zjednodušiť napríklad zložitý a ťažkopádny systém účtovania a kontroly tovarových a finančných tokov alebo ako vyhodnotiť efektivitu IT systému veľkého holdingu, či ako zistiť, ako efektívne sú peniaze, do ktorých ste investovali využíva sa modernizácia akýchkoľvek systémov a technológií a ako nakoniec zistiť, kedy sa dostaví sľubovaný zisk z tejto modernizácie?

Odpoveď: Existujú dva spôsoby. Môžete si vymyslieť nejaký ešte zložitejší systém, aby ste sa pomocou neho pokúsili vyhodnotiť vyššie uvedené systémy a v dôsledku toho možno veci ešte viac skomplikovali, alebo sa jednoducho môžete pozorne pozrieť na niektoré ukazovatele ležiace na povrchu, napr. sklad a použiť ich na vyvodenie potrebných záverov.

A aké sú dôležité ukazovatele sú na sklade?

Počas rokov svojej praxe som sa zaoberal auditom dodávateľských reťazcov v najrôznejších podnikoch, so širokou škálou skladových technológií a stupňom vybavenia rôznymi, modernými a nie veľmi, spôsobmi analýzy systémov riadenia zásob, napr. predbežný rozbor stavu zásob som vždy išiel najskôr do skladu a približne do jedného pracovného dňa som už takmer neomylne vedel, ako efektívne sa v tejto firme riadia zásoby.

Vo všeobecnosti je sklad akýmsi ukazovateľom, podľa ktorého je možné bezchybne posúdiť efektívnosť podnikania, rovnako ako napríklad podľa pulzu človeka ...

V procese ďalšieho hĺbkového a komplexného štúdia údajov z CIS (corporate Informačný systém) a rozhovoroch s vedúcimi oddelení a vedením spoločnosti som takmer nikdy nenašiel dobré dôvody na to, aby som zmenil názor na stav zásob, ktoré som mal po návšteve skladu.

Čo ešte okrem stavu zásob sa dá zistiť zo skladových ukazovateľov?

Výsledkom prieskumu skladu môžete zistiť, ako efektívne sa vynakladajú peniaze na jeho údržbu, rekonštrukciu či výstavbu.

Môžete tiež zistiť, ako efektívne sa využívajú skladové priestory, regálové a zdvíhacie zariadenia.

Môžete tiež zistiť, ako efektívne sa vynakladá mzdový fond, ako je produktívny personál, aká je efektívna jeho motivácia, aká je kultúra výroby v sklade, ako ovplyvňuje kvalitu vykonávaných operácií. A oveľa viac zaujímavých a užitočných vecí sa dá dozvedieť z profesionálne vykonaného auditu.

Ďalší rozhovor je o tom, že nie každý a nie vždy chce vedieť pravdu o svojom sklade, ale to je ďalšia téma nesúvisiaca so skladovými technológiami, aj keď v tomto kontexte nemenej dôležitá.

Nebudem tu prezrádzať všetky svoje tajomstvá, ale uvediem len jeden príklad na ilustráciu toho, aká užitočná môže byť jednoduchá návšteva skladu zo strany špecialistu na logistiku a SCM.

Dobre štruktúrovaný chaos

Predstavte si sklad distribučnej spoločnosti o rozlohe cca 3000 m2, s výškou po spodnú hranu nosníka 10 metrov, s regálovým skladom 4 poschodia, podlaha +1.2000, nakladacia, s dokmi, s expedíciou / prijímacie priestory, priestor na prípravu objednávok, skladový priestor a sobáš. Všetko je ako má byť, len sen, nie sklad!

Sklad, mimochodom, skutočný. Majiteľ si objednal jeho návrh a výstavbu podľa vzorového projektu prevzatého z nádherný obrázok na internete.

V roku 2011 som robil audit tohto skladu.

Pri vstupe na územie skladu som o 9:00 videl na mieste pred dokmi zhluk áut na nakladanie s nosnosťou 1,5 až 10 ton a na území niekoľko ťažkých nákladných áut (príchody).

Autá na nakládku sa plnili pomocou vysokozdvižného vozíka, ktorý z otvorených dokov odobral palety s tovarom, postavil ich pred autá a následne nakladače a skladníci ručne naložili a uložili tovar do dodávok. Prečo sklad s dokmi pre tieto prevádzky nie je jasné.

Keďže doky boli takto obsadené, „vagóny“, ktoré prišli vyložiť účtenky, stáli a čakali na koniec nakladania výdajky.

V sklade je možné napríklad takmer bezchybne vyhodnotiť efektivitu využitia skladových zásob ...

Keď som vošiel do skladu, uvidel som expedičnú plochu obsadenú paletami s tovarom určeným na expedíciu, ktorá sa používala ako plocha pripravená na objednávku.

Všetky ostatné procesy pri expedícii výdajky neboli vykonané z dôvodu nedostatku personálu a priestoru na vykonávanie operácií.

V skladovom priestore som si prezrel základné bunky a zistil som, že tovar v základných bunkách nie je rozložený tak, aby bolo vhodné ho vybrať, ale rozhádzaný (ako keby bol vyberaný naposledy).

Na odbernom mieste sa nachádzal produkt, ktorý dlho nebol vyzdvihnutý (bolo evidentné, že dlho ležal na rovnomernej vrstve prachu na krabiciach) a tovar v náhodne roztrhaných krabiciach ( jednodielne), vrátane tých, ktoré sú rozptýlené v uličkách medzi regálmi.

Stohovanie tovaru sa uskutočňovalo pomocou vysokozdvižného vozíka a elektrického vysokozdvižného vozíka, ktorý nedokázal presunúť tovar vyššie ako do tretieho poschodia, pretože uličky boli preplnené, zariadenie bolo nečinné („ušetrili“ naraz na dopravné zariadenie).

Posledné vrstvy regálov boli z 90 % prázdne. Tretie poschodia boli zaplnené na 50 percent, druhé poschodia boli preplnené – prakticky v nich nebola žiadna zásoba prázdnych buniek.

Z komunikácie so zakladačom som po tom, čo mi odobral niekoľko paliet, dospel k záveru, že rotácia tovaru je nevyhovujúca.

Súdiac podľa množstva prachu na paletách s tovarom zo štvrtého a tretieho radu bolo jasné, že tento produkt stál v nečinnosti viac ako mesiac a niektoré pozície oveľa dlhšie (ukázalo sa, že niektoré pozície stáli nečinné už od r. začiatok skladu). Produkt buď nie je označený vôbec, alebo je označený nesprávne (nie je uvedený dátum dodania, číslo šarže, kód produktu).

Po rozhovore s vedúcim skladu som zistil, že sklad prebieha bez „prázdnych grafov“, pri prepočítavaní sa tovar neodstraňuje z horných vrstiev (zapisuje sa to, čo je napísané veľkou značkou na krabiciach).

Po zhliadnutí prevádzky prijímania účteniek o niečo neskôr som videl to, čo som očakával, že uvidím: väčšina tovaru, ktorý prišiel na účtenku, nebola umiestnená tak, ako by to malo byť podľa princípu FIFO (alebo iného), bolo to jednoducho odložiť (do uličiek), pretože všetkého tovaru, ktorý prišiel, bol nedostatok a tento produkt bolo potrebné odoslať na ďalšiu zásielku.

Voľným okom teda bolo možné vidieť, že v tomto sklade je skutočne otočená len asi 1/3 z celkového objemu tovaru a zvyšok tovaru jednoducho zaberá zvyšný priestor s malým alebo žiadnym pohybom.

Žiadna ABC analýza skladu nemohla ukázať problém jasnejšie, ako bol uvedený v daný čas skladom.

Nachádzal sa spolu s ďalšími vecami, zbieral sa a odpisoval raz týždenne.

Personál skladu sa neustále menil, existovala „krivka“, neexistoval tím ako taký, ľudia pracovali od zásob k zásobám a menili sa každé 3 mesiace.

S tým všetkým si obchodný riaditeľ najal vysoko platených skladových manažérov, ktorí nikdy nešli do skladu, no zároveň mu poskytli množstvo rôznych inteligentných tabuliek a výpočtov týkajúcich sa stavu zásob v jeho sklade ... a , napodiv, on im veril.

Zlepšite efektivitu svojho podnikania v celom dodávateľskom reťazci! A nebojte sa ešte raz pozrieť do skladu, aby ste videli, čo sa tam skutočne deje a porozprávať sa s personálom skladu!...

Okrem toho musel obchodný líder robiť rozhodnutia v rámci prísnych distribučných zmlúv, kde boli stanovené prísne podmienky pre odber vzoriek nafúknutých objemov tovaru za príjemné bonusové percentá.

Podmienkou získania týchto bonusov bolo, že dodávateľ mohol kedykoľvek bez akéhokoľvek schválenia expedovať zásielku tovaru, ktorá niekoľkonásobne prevyšovala obvyklé príjmy. V dôsledku toho bol tovar vystavený v uličkách a všetky skladové procesy sa výrazne spomalili, prípadne úplne zastavili.

V konečnom dôsledku spoločnosť vynaložila niektoré nepriame náklady, ktoré bolo ťažšie a nepríjemnejšie vypočítať ako priame výhody bonusov spojených s dodatočná prémiašéfovi obchodu a niektorým jeho podriadeným, no čo do rozsahu boli tieto straty aj navonok výrazne vyššie ako príjmy z odmien.

Vedúci obchodu tejto spoločnosti po audite skladu, nákupu a dodávky dostal prioritne úplné zosúladenie existujúcich problémov a postupne ich začal cielene odstraňovať.

Preto je potrebné vykonať audit skladu. Nezavádzajte do bodu, že ako v príklade vyššie musíte zmraziť 2/3 zásob v nelikvidnej likvidite podľa vzoru protistrán.

Je zrejmé, že v sklade je menej vysokoplatového personálu, ktorý je schopný lobovať pred vedením spoločnosti záujmy skladu, no napriek tomu nie je potrebné robiť zo skladu „odpadkové jamy“ a brať „zárubne“ všetkých ostatných oddelení. To z dlhodobého hľadiska len zhorší celkovú situáciu.

Ale aj keď všetko vo vašom sklade nie je také zlé ako v príklade, ktorý som opísal, stále sa tam nemusíte zastaviť.

Namiesto epilógu

Dokonca ani tie najmodernejšie a najinteligentnejšie systémy účtovníctva a plánovania kontroly nebudú k ničomu, ak analyzujú údaje, ktoré nesúvisia so živými a skutočne prebiehajúcimi procesmi v sklade.

Jurij Kolmačichin, odborník na logistiku a SCM, pre magazín Consultant

Pomôžte svojej firme rásť

Neoceniteľné skúsenosti s riešením urgentných problémov, odpovede na zložité otázky, špeciálne vybrané čerstvé informácie v tlači pre účtovníkov a manažérov.