Ako je implementovaný systém bezpečnej tlače na zariadení, ktoré je najbližšie k používateľovi (tlač nasleduj ma). Riadenie nákladov a riešenia správy kancelárskej tlače Riešenia správy tlače a zabezpečenia

Dnes o rôzne organizácie boli nainštalované tisíce tlačových zariadení a šéfovia týchto organizácií často nepredstavujú ani ich presný počet, ani objem tlače, ani náklady na údržbu tlačovej infraštruktúry.

Nedostatok komplexného systému správy tlače má za následok:

• neefektívne využívanie tlačiarenských zariadení a v dôsledku toho časté poruchy;
• nekontrolovateľné a nepredvídateľné náklady na spotrebný materiál;
• zneužívanie zamestnancov tlačou nepodstatných dokumentov;
• porušenie bezpečnostných zásad pri tlači dôverných informácií.

Na riešenie problémov kontroly, riadenia a bezpečnosti kancelárskej tlače ponúka I-Teco využitie automatizovaného systému správy tlače (APMS).

Výhody, ktoré zákazník získa z implementácie automatizovaných riadiacich systémov:

• Zníženie nákladov na tlač a zvýšenie ich transparentnosti.
  Úspory sa dosahujú elimináciou opakovanej tlače dokumentov, znížením počtu vedľajších tlačových úloh, ako aj použitím automatických firemné politiky vytlačiť. Zníženie nákladov z implementácie automatizovaných riadiacich systémov je v priemere 15-30%, ale môže dosiahnuť až 50% celkových nákladov na tlač.
• Proaktívne sledovanie stavu vozového parku tlačových zariadení.
  Monitorovanie stavu tlačových zariadení vám umožní vedieť o probléme s tlačiarňou alebo multifunkčným zariadením ešte skôr, ako sa s ním stretne používateľ. Okrem toho môže užívateľ použiť susedné servisné zariadenie na tlač bez akýchkoľvek ďalších manipulácií. To všetko vyrovná zaťaženie podpornej služby a zníži negatívny vplyv prestojov zariadení.
• Celková úroveň zabezpečenia je vylepšená najmä pri tlači dôverných dokumentov.
  APCS zaisťuje bezpečnosť tlače, kopírovania a skenovania tým, že autorizuje používateľov určeným spôsobom na tlačiarňach a multifunkčných zariadeniach. Je možné kontrolovať obsah tlačených dokumentov a prístupové práva používateľov k dôverným informáciám s možnosťou upozornenia na bezpečnostné služby.
• Zvyšuje pohodlie a efektivitu používateľov s kancelárskym vybavením.
  Vstavaný systém správy skenovania umožňuje používateľovi získať výsledky skenovania jedným kliknutím. Prostredníctvom roamingu tlačových úloh môžu používatelia prijímať tlačové úlohy odoslané v rámci organizácie na akúkoľvek tlačiareň alebo multifunkčné zariadenie, do ktorého sú prihlásení. Zamestnanci môžu tiež získať možnosť tlačiť zo svojich smartfónov a iných mobilné zariadenia.

Hlavné funkcie automatizovaného riadiaceho systému:

• Zhromažďovanie štatistík a vytváranie podrobných správ o operáciách tlače/kopírovania používateľmi a tlačovými zariadeniami;
• Centralizácia riadenia a optimalizácia procesov tlače/kopírovania/skenovania;
• Zvýšenie dostupnosti tlačovej služby;
• Zabezpečenie bezpečnosti procesov tlače/kopírovania/skenovania;
• Monitorovanie tlačových zariadení;
• Vytvorenie archívu obrázkov odoslaných na tlač dokumentov;
• Integrácia s vonkajšie systémy pre automatizovanú tlač (SAP, ABS atď.);
• Vedenie evidencie nákladov na tlač / kopírovanie / skenovanie v kontexte projektov a obchodných jednotiek;
• Tlač z mobilných zariadení;
• Viacfaktorová autentifikácia;
• Tlač odolná voči chybám, vyrovnávanie záťaže medzi tlačovými zariadeniami;
• Optimalizácia spotreby tonera.

Pracujeme s overenými riešeniami od popredných svetových výrobcov:

• YSoft SafeQ
• Pharos BluePrint
• Cirrato
• Ringdale Follow Me
• Kontrola prístupu HP

Účely stvorenia

• Minimalizujte riziko úniku a straty údajov pri tlači a kopírovaní dôverných dokumentov.
• Optimalizácia nákladov na tlač a obstarávanie efektívne využitie zariadení.
• Riadenie tlačových procesov a optimalizácia toku dokumentov.

Úlohy, ktoré systém rieši

• Zabezpečený výstup dokumentov pre tlač a kontrolu kopírovania.
• Bezpečné uloženie a spracovanie všetkých dokumentov odoslaných na tlač.
• Centralizovaná správa systému a správa tlačovej politiky.
• Sledujte toky informácií a získajte podrobné štatistiky o používateľoch a zariadeniach.

Rastúci počet rôznych tlačových zariadení výrazne komplikuje procesy poskytovania informačná bezpečnosť v rámci organizácie. Typicky, divízie informačných technológií a bezpečnosť je takmer mimo kontroly dôležitá informácia počas tlače a po nej. Chyby smerovania alebo strata dokumentov počas tlače môžu nepriaznivo ovplyvniť bezpečnosť citlivých údajov, aj keď sú na rôzne úrovne firemná sieť. Je veľmi dôležité, aby výtlačok dokumentu dostal zamestnanec, ktorý tlačovú úlohu odoslal, a nie niekto iný.

Tlačené kópie dokumentov sú najjednoduchším a najpohodlnejším spôsobom získania osobných údajov (PD) pre porušovateľa. Podľa analytického centra InfoWatch za rok 2013 je hlavným kanálom pre úniky PD už niekoľko rokov papierová dokumentácia.

Spoločnosť ELVIS-PLUS ponúka efektívne riešenie problémy kontroly a riadenia tlače. Navrhovaný systém je vytvorený na základe produktov výrobcov - lídrov v segmente riadenia a správy tlače - Ysoft, Ringdale a ARTI.

Navrhované riešenia pre vykonávané funkcie možno rozdeliť do 3 skupín:

• systém kontroly kopírovania CopySafe(ARTI);
• systém kontroly a správy tlače Print Control Pro(ARTI);
• riadiace a riadiace systémy pre tlač a kopírovanie SafeQ(YSoft) a Follow Me Printing(Ringdale).

CopySafe systém kontroly kopírovania (ARTI)

Systém CopySafe je určený na riadenie prístupu a získavanie informácií o reláciách kopírovania dokumentov. CopySafe vám umožňuje získať obrázok skopírovaného dokumentu a štatistické informácie o relácii s kopírovacím zariadením.

Systém je softvérový a hardvérový komplex. Hardvér zahŕňa zariadenie na vyhľadávanie informácií zabudované v kopírke alebo MFP a systém identifikácie používateľa pomocou bezkontaktnej magnetickej karty. Pre neautorizovaných používateľov bude funkcia kopírovania nedostupná. Keď sa dokument skopíruje, súbežne s čítaním originálu sa jeho digitálny odtlačok odošle do archívu (databázy) a/alebo špecialistovi na bezpečnosť, v závislosti od zásad prijatých v organizácii.

Kľúčové vlastnosti CopySafe:

• Správa prístupu k funkcii kopírovania dokumentov;
• Vytvorenie archívu obrázkov skopírovaných dokumentov;
• Schopnosť vyhľadávať dokumenty v archíve na vedenie oficiálne vyšetrovania a aktualizovať zoznam dôverných informácií.

Systém riadenia a správy tlače Print-Control Pro (ARTI)

Softvérové ​​riešenie Print-Control Pro obsahuje sadu nástrojov na správu, kontrolu a zaistenie bezpečnosti tlačeného workflow. Riešenie je navrhnuté tak, aby minimalizovalo riziká úniku informácií pri ich tlači a optimalizovalo náklady na údržbu kancelárskeho vybavenia.

Kľúčové vlastnosti:

• Zber štatistík z lokálnych a sieťových tlačových zariadení.
• Vytvorenie archívu obrázkov odoslaných na tlač dokumentov.
• Možnosť vyhľadávania dokumentov v archíve na vykonávanie úradných vyšetrovaní.
• Kontextová analýza obsahu tlačeného dokumentu na prítomnosť dôverných informácií.
• Oznámenie bezpečnostnej služby o vytlačení dokumentu obsahujúceho dôverné informácie osobou, ktorá nemá oprávnenie na vytlačenie takýchto informácií.

Riadiace a riadiace systémy pre tlač a kopírovanie SafeQ (YSoft) a FollowMe Printing (Ringdale)

FollowMe Printing a SafeQ sú komplexné softvérové ​​a hardvérové ​​riešenia na správu tlače dokumentov. Riešenia fungujú s tlačovými zariadeniami akéhokoľvek výrobcu a majú aj verzie vo forme terminálov - MFP so zabudovaným softvérom a autentifikačnými nástrojmi.

Kľúčové vlastnosti:

• Zabezpečenie tlače a kopírovania. Používateľ dostane úlohy až po autorizácii na tlačovom zariadení.
• Prístup k možnostiam kopírky, faxu a skenera je tiež dostupný len pre oprávnených používateľov.
• Účtovníctvo a cenové ponuky. Systém vám umožňuje prijímať podrobné správy o vytlačených a skopírovaných úlohách.
• Smerovanie úloh a tlač podľa pravidiel. Používateľ môže prijímať svoje úlohy na akejkoľvek tlačiarni pripojenej k systému, čím sa skrátia prestoje v prípade zlyhania hardvéru.

Architektúra systému na príklade riešenia FollowMe Printing je znázornená na obrázku:

Proces tlače sa pre užívateľa po implementácii systému nemení, tlačové úlohy sa odosielajú z akýchkoľvek dostupných aplikácií. Úloha sa odošle na virtuálny tlačový server Q-Server a tam sa uloží, kým sa používateľ neprihlási do jedného zo zariadení pomocou osobnej karty. Až po autorizácii sa užívateľské úlohy vytlačia na tlačiarni.

• Používateľské meno/heslo v doméne MS Windows AD.
• PIN kódy.
• Bezkontaktné karty (HID (I, II), EM-Marine, Mifare, iClass, Hitag, Cotag, Legic, Indala, ISO, Deister).
• Magnetické karty.
• Čiarové kódy (QR).
• Skener odtlačkov prstov.

Výhody implementácie systémov:

• Zvýšte bezpečnosť údajov pri tlači a kopírovaní dôverných dokumentov.
• Znížte náklady vašej organizácie na tlač a kopírovanie a zlepšite využitie zariadení.
• Zlepšenie efektívnosti oddelenia informačnej bezpečnosti spoločnosti.

Vedenie organizácie ani IT služba si spravidla veľmi často nevedia predstaviť výšku nákladov na tlač a mylne sa domnievajú, že nie sú také veľké, aby vynaložili čas a úsilie na ich výpočet a optimalizáciu.

Sotva niekto bude tvrdiť, že jedna správne vybraná produktívna tlačiareň bude stáť oveľa menej ako tucet osobných zariadení. Udržiavanie flotily tlačiarní a multifunkčných zariadení s neprimerane vysokými nákladmi na vlastníctvo je nákladnejšie a ťažšie kontrolovateľné z hľadiska zneužitia (tlač dodatočných kópií súborov alebo dokumentov, od ktorých by sa dalo upustiť, ako aj zamestnanci používajúci tlačiarne na osobné účely).

Audit a optimalizácia tlače sa začína monitorovaním tlačiarní a analýzou obchodných procesov, ktoré zahŕňajú tlač. Je potrebné dbať na to, aby použité tlačové zariadenia zodpovedali reálnej záťaži (dennej aj špičkovej), zohľadňovať racionálnosť ich umiestnenia v pracovnom priestore. Potom sa na základe získaných údajov vykoná optimalizácia, ktorá môže zahŕňať:

• odmietnutie tlače papierové dokumenty kde si vystačíte s elektronikou
• zníženie počtu kópií tlačených dokumentov
• výmena drahého údržbového zastaraného zariadenia
• zníženie počtu značiek a modelov tlačiarní
• obmedzenie používania farieb pri tlači
• usporiadanie zariadení s prihliadnutím na skutočný objem tlače a pohodlie používateľov

Naše riešenia pre zber štatistík, audit a kontrolu tlače odstránia problémy vo vašej organizácii, ako je „zábudlivosť“ osôb zodpovedných za objednávku Zásoby, ako aj zneužívanie vo forme tlače informácií, ktoré nesúvisia s dielom alebo neoprávneného použitia farebnej tlače.

Riešenia kontroly tlače, zabezpečenia a autorizácie tlače

Čoraz viac pozornosti sa venuje otázkam informačnej bezpečnosti. A ak kontrola takých únikových kanálov, ako sú mobilné médiá, internet, Email atď., v mnohých spoločnostiach je poskytovaná na správnej úrovni, potom je kontrola tlače a kopírovania stále bolesťou hlavy pre správcov aj bezpečnostnú službu.

Vzniká dilema: tlačiť veľké množstvo informácií na osobných tlačiarňach je drahé a ak nepoužívate systémy a programy na zabezpečenú tlač, potom neefektívna kontrola nad sieťovými tlačovými zariadeniami môže viesť k úniku, či už zo zlého úmyslu alebo úplne. nehoda.

Na jednej strane často nastáva situácia, keď po odoslaní dokumentu na sieťovú tlačiareň umiestnenú na verejnom mieste ho po chvíli nenájdete na výstupnom zásobníku zariadenia. Na druhej strane používatelia niekedy jednoducho zabudnú na svoje vytlačené dokumenty. A na konci pracovného dňa upratovačka zhromažďuje nahromadené dokumenty, ktoré môžu obsahovať dôverné informácie. Bez náležitej pozornosti zostáva aj otázka kontroly kopírovania.

V takýchto prípadoch je výborným riešením bezpečná tlač s autorizáciou, ktorá umožňuje obmedziť prístup zamestnancov k zariadeniam, tlačeným dokumentom a vyhnúť sa úniku informácií alebo elementárnemu zmätku. Systémy kontroly tlače sú navrhnuté tak, aby zaisťovali bezpečnosť procesov tlače a kopírovania na zariadeniach umiestnených na verejných miestach.

Optimalizácia tlače

Používa sa vo výrobkoch Preton Ltd. Patentovaná technológia Pixel Optimizer™ využíva najmodernejšie matematické algoritmy na detekciu a odstránenie nadbytočných pixelov počas tlače, čím ušetrí až 70 % tonera a atramentu bez obetovania kvality tlače.
Znížte náklady na atrament a toner až o 50 %.
AT modernom svete firmy neustále hľadajú spôsoby, ako optimalizovať svoje náklady, ale spravidla sú firmy pri znižovaní nákladov nútené robiť ústupky a kompromisy. S PretonSaver Enterprise™ môžete ušetriť až 50 % nákladov na atrament a toner bez straty kvality vďaka našej patentovanej technológii Pixel Optimizer™.

Hlavné funkcie PretonSaver Enterprise™:

• Znížte náklady na atrament a toner až o 50 %
• Jednoduchosť inštalácie a správy
• Vytvárajte správy o používaní, nákladoch na tlač a podobne.
• Inštalovateľné pre tlačiarne, jednotlivých používateľov, skupiny používateľov a aplikácie
• parametre používania, ako je kvóta tlačených strán, využitie farieb
• priority tlače, duplexný režim, zamedzenie tlače obrázkov atď.
• Podpora pre atramentové a laserové, farebné a čiernobiele, lokálne a sieťové tlačiarne

Automaticky zobrazí všetky tlačiarne, používateľov a aplikácie využívajúce tlač.

Pozývame vás zoznámiť sa so systémom správy tlače pre kancelárie vyvinutým našou spoločnosťou.

Náš systém umožňuje: Pre bežných používateľov je fungovanie systému nasledovné:

Po odoslaní dokumentov na tlač ide zamestnanec do akejkoľvek bezplatnej tlačiarne, priloží vizitku k terminálu vedľa nej a na obrazovke dostane zoznam odoslaných dokumentov. Potom sa môže rozhodnúť, čo vytlačí teraz, čo odloží na neskôr a čo už tlačiť netreba.

Poskytujeme terminály a softvér pre server. Karty tiež. Ak už úrad používa na identifikáciu nejaké karty alebo kľúčenky, môžete ich použiť aj tu. Na počítačoch používateľov nie je potrebné inštalovať žiadny špeciálny softvér. Na spustenie systému potrebujete iba to, aby vaše tlačiarne mali sieťové rozhranie a Wi-Fi fungovalo v kancelárii.

V skutočnosti je ABIUS Print v mnohých ohľadoch pokročilý, oveľa lacnejší na implementáciu a s jednoduchou podporou ruského analógu zahraničných Follow Me, MyQ, UNIflow a SafeQ. Ak vás zaujímajú podrobnosti o fungovaní nášho systému, viď