Ведение кадрового делопроизводства на предприятии. Менеджер по кадрам

В программу курса «Делопроизводство» входит документное и бездокументное обслуживание, виды документов и правила их оформлении в делопроизводстве, формирование документов в дела, подготовка документов к архивному хранению и к уничтожению, работа с письменными обращениями граждан. В программу курса входят практические занятия по оформлению документов и созданию шаблонов документов на компьютере.
Целью курса является формирование у слушателей навыков составления и оформления организационно-распорядительных документов, навыков организации документооборота современного предприятия, контроля исполнения управленческих решений и обеспечения сохранности документированной информации. Программа курса рассчитана на изучение предмета с «ноля», но также может быть предложена менеджерам, секретарям и специалистам других сфер деятельности в целях повышения квалификации.
Для записи на курсы требуется компьютерная подготовка в объеме курса пользователь ПК и знание word. Слушатели обеспечиваются необходимыми методическими материалами.

После окончания курса вам предоставляется возможность подать заявку на получение свидетельства о квалификации государственного образца с внесением в общероссийский Реестр квалифицированных специалистов.

Свидетельство о квалификации – документ о профессиональной квалификации государственного образца, подтверждающий успешное прохождение процедуры независимой оценки квалификации на соответствие профессиональному стандарту,
с уникальным QR -кодом и внесением сведений в общероссийский Реестр Национального агентства развития квалификаций.

Преимущества квалифицированных специалистов :

документальное подтверждение соответствия профессиональному стандарту;
преимущество при трудоустройстве и повышение востребованности на рынке труда;
внесение в общероссийский Реестр квалифицированных специалистов;
определение линии дальнейшего повышения квалификации и карьерного роста;
обеспечение психологического комфорта и уверенность в собственных возможностях.

Программа курса

Тема 1. Нормативно-методическая база делопроизводства. Требования к оформлению управленческих документов.

Введение в специальность. Делопроизводство, термины и определения. Состав нормативно-методической базы делопроизводства. Документ (в том числе, электронный) и системы документации. Унификация управленческих документов.
Формуляр-образец, состав и расположение реквизитов. Современные способы и техника создания документов. Виды бланков организации. Требования к составлению и оформлению управленческих документов. Особенности работы с официальным документом.

Тема 2. Справочно-информационная документация.

Назначение и состав справочно-информационной документации. Записки, протоколы, акты, справки. Составление и оформление документов.
Деловая корреспонденция. Классификация, структура писем. Лексика и стиль деловой корреспонденции. Правила составления и оформления писем. Создание серийных писем. Особенности оформления телеграмм, телефоно- и факсограмм, электронных сообщений.

Тема 3. Распорядительная документация в системе ОРД.

Назначение и состав распорядительной документации. Приказы, распоряжения, решения. Составление и оформление распорядительных документов.

Тема 4. Организационно-правовая документация.

Назначение и состав организационно-правовой документации. Устав, положение, инструкция, договор. Составление и оформление должностной инструкции делопроизводителя.

Тема 5. Документооборот в организации.

Формирование дел. Экспертиза ценности документов, в том числе, электронных. Номенклатура дел для формирования и хранения документов. Порядок хранения документов. Составление и оформление Номенклатуры дел.
Документооборот, документопотоки и работа с ними. Понятие об электронном документообороте. Контроль исполнения документов. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Тестирование

Форма обучения: очно или дистанционно

Данный курс научит Вас грамотно оформлять трудовые отношения от приема до увольнения. Вы узнаете требования к оформлению кадровых документов и организации хранения документации.

Обучение построено на практических примерах и конкретных ситуациях. Вы будете выполнять практикум по каждой теме в специально подготовленных бланках для слушателей. Полученные знания и навыки позволит Вам после окончания курса приступить к практической кадровой работе.

Цель курса: обучение слушателей конкретным практическим навыкам кадровой работы, оформлению документов, разрешению спорных трудовых вопросов.

Договор на оказание платных образовательных услуг:

Реквизиты для оплаты обучения:

Программа курса

Кадровая служба предприятия. Регламентирующие документы

Функции и структура кадровой службы.
Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы.
Штатное расписание: разработка, утверждение.
Документы, обязательные для организации.
Образцы приказов требуемых при проверке ГТИ

Прием на работу: оформление, заключение трудового договора. Учет кадров

Трудовой договор: содержание, срок
Трудовой и гражданско-правовой договоры: критерии отличия.
Запрет «заемного» труда. Предоставление персонала в «аренду» другому работодателю. Особенности оформления трудовых отношений.
Микроприятие: отличия, требование законодательства.
Оформление приема на работу: обязательные и дополнительные условия
Испытательный срок: особенности установления и их правомерность
Оформление на работу иностранных работников
Особенности оформления трудовых отношений с бывшими государственными служащими
Особенность оформления трудовых отношений с руководителем организации
Приказ о приеме на работу: основание, порядок оформления.
Особенности оформления срочных трудовых договоров
Аннулирование трудового договора. Алгоритм действий работодателя при аннулировании трудового договора
Учет кадров: личная карточка работника и инструкция по ее заполнению.
Электронный трудовой договор
Типичные ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений.
Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
Практикум

Перевод на другую работу

Виды и порядок перевода сотрудника.
Алгоритм действия работодателя при переводах и изменении обязательных условий трудового договора
Перемещение: основания.
Действия работодателя при перемещении работников
Типичные ошибки, допускаемые работодателем при переводах и перемещениях
Практикум

Организационная культура компании. Аттестация персонала.

Понятие организационной культуры
Правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция: разработка и утверждение.
Требования законодательства к оформлению правила внутреннего трудового распорядка.
Аттестация персонала организации: цели, задачи аттестации
Порядок проведения и оформления аттестации персонала.
Практикум

Отпуска. Виды отпусков, порядок предоставления, оформление. Служебные командировки.

График отпусков: порядок разработки, оформления, утверждения
Типичные ошибки, допускаемые работодателем при формировании графика отпусков
Виды отпусков: порядок предоставления, оформления
Перенесение отпуска, отзыв из отпуска. Документирование. Алгоритм действия работодателя при отзыве сотрудника из отпуска, при перенесении отпусков.
Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком: порядок предоставления, оформление.
Работа на условиях неполного рабочего времени во время нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком
Процедура командирования. Документирование.
Оформление и оплата однодневных командировок
Требования законодательства к оформлению документов по командировкам
Случаи продления командировок и правила их оформления
Типичные ошибки, допускаемые при оформлении отпусков
Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства при оформлении отпусков
Практикум

Прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнение).

Прекращение трудового договора: общие основания
Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
Расторжение трудового договора по инициативе работника
Особенности увольнения отдельных категории работников
Порядок оформления прекращения трудового договора
Практикум

Ведение и хранение трудовых книжек, личных дел. Организация текущего хранения кадровой документации.

Требования к порядку ведения и хранения трудовых книжек.
Трудовая книжка: оформление титульного листа, внесение записей о приеме, переводе, увольнении.
Дубликат трудовой книжки. Вкладыш в трудовую книжку. Основания выдачи, порядок оформления.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки.
Формирование, ведение личных дел.
Номенклатура дел кадровой службы.
Практикум

Организация воинского учета на предприятии

Как вести воинский учет при приеме на работу
Разработка плана работы по ведению ВУС и бронированию
Методические рекомендации по ведению воинского учета
Ответственность работодателя за нарушения по ведению ВУС

Подготовка кадровой документации к проверке ГИТ

Какие документы проверяет ГТИ
Как обжаловать результаты проверки
Порядок проведения плановых проверок

Защита персональных данных работников

Понятие персональных данных
Документы, содержащие персональные данные
Право работников на защиту своих персональных данных
Получение персональных данных работника от третьих лиц. Согласие работника на предоставление таких данных третьими лицами.
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
Обработка персональных данных работников
Хранение и использование персональных данных работников
Положение о защите персональных данных
Сроки хранения персональных данных
Ответственность работодателя и работников за нарушение норм, регулирующих защиту персональных данных

Специальная оценка условий труда на рабочих местах

Определение специальной оценки труда
Алгоритм действий работодателя при проведении спец.оценки условий труда рабочих мест
Определение класса опасности на рабочих местах
Порядок передачи сведений о результатах проведения спецоценки условий труда на рабочих местах
Меры ответственности работодателя за нарушения требований охраны труда

Обучение проходит в удобное для Вас время в комфортабельных аудиториях. Всем желающим предоставляется возможность бесплатно посетить пробное занятие до заключения договора на обучение.

По окончании курса Вы получите удостоверение установленного образца.

Есть много курсов кадрового делопроизводства, которые ориентированы на действующих сотрудников отделов персонала: они помогают обновить знания законодательства, узнать о нововведениях в работе с программным обеспечением и документами.

Также на образовательном рынке представлены курсы по изучению кадрового делопроизводства с нуля с изучением 1С , воинского учета, организации кадровой работы в коммерческих, государственных и производственных предприятиях. Иногда учебные центры гарантируют трудоустройство после окончания учебы.

Обучение, как правило, очное (дневное, вечернее или по выходным). Также есть дистанционные программы.

Продолжительность курсов: от 18 до 80 академических часов (календарно от 2 до 30 дней). Большинство учебных программ краткосрочные и длятся 24-32 ак. часа.

Стоимость обучения кадровому делу варьируется от 3 до 34 тысяч рублей. Цена зависит от объема программы, ее углубленности и уровня сложности. «Средний» курс стоит в пределах 5-7 тысяч рублей.

На курсах вы научитесь

Курсы делопроизводства и документооборота научат вас:

вести документооборот и составлять организационно-распорядительные документы;
правильно обращаться и хранить документацию;
разбираться в трудовом законодательстве;
рассчитывать финансовые начисления сотрудникам;
вести табель учета рабочего времени;
работать с различными модулями программы 1С.

Для кого

Обучение с нуля подойдет всем желающим освоить профессию кадровика. Курсы повышения квалификации в области кадрового делопроизводства подойдут специалистам, которые хотят актуализировать свои знания, освоить новые навыки и продвинуться по карьерной лестнице.

Свидетельства об окончании

По завершении учебы слушатели получают свидетельство установленного образца или иной аналогичный документ.

Курсы в России и СНГ

Владивосток
Иваново
Калининград
Киров
Магнитогорск

Курсы кадрового делопроизводства в учебном центре «ГЦДПО» в Москве - обучение начинающих кадровиков «с нуля» и профессиональное повышение квалификации. Основы организации кадровой службы, ведения делопроизводства и управления персоналом (правовые, административные и психологические аспекты).

Кадровое делопроизводство (КДП) - основа управления человеческими ресурсами любой организации, вне зависимости от форм собственности и численности предприятия.

Знание Трудового кодекса РФ и способов применения норм трудового права - это ключевые требования, предъявляемые к сотрудникам кадровой службы, бухгалтерам и руководителям любого уровня.

Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

В ходе обучения кадровому делу вы:

получаете актуальную нормативно-правовую базу (основу КДП);
формируете комплекс навыков, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей сотрудника кадровой службы;
получаете знания и навыки о способах и методах применения норм трудового права;
рассматриваете «сложные случаи» применения норм трудового права;
выполняете практические задания;
развиваете компетенции актуальные для современного рынка.

Цель курса кадрового делопроизводства

Сформировать практические навыки оформления служебной документации, в соответствии с требованиями законодательства вне зависимости от форм собственности предприятия.

Задачи курса кадровиков:

Сформировать (актуализировать) знания и навыки ведения кадрового документооборота.
Сформировать (актуализировать) знания и навыки оформления кадровой документации согласно нормативным требованиям.
Сформировать (актуализировать) знания и навыки ведения учетных форм для работы с фондами.
Сформировать (актуализировать) знания и навыки систематизации и архивации документов.
Определить способы работы с трудовыми мигрантами, учитывая последние изменения трудового законодательства.
Отработать полученные знания на практических ситуациях.

В результате обучения на кадровых курсах:

формируется знания и практические навыки ведения кадрового делопроизводства в современной организации.

Дистанционное обучение

Данный курс можно изучить очно и дистанционно!

«Курсы кадрового делопроизводства. Организация и управление кадровой службой». Для дистанционного обучения необходимы персональный компьютер и доступ в Интернет. Поэтапно предоставляются учебные и методические материалы, а уровень знаний предмета определяется с помощью итогового онлайн-теста. Время на подготовку к итоговому тесту не ограничивается. Цена дистанционного курса - 7000 руб. Преимущество онлайн обучения - не нужно подстраиваться под расписание занятий - вы занимаетесь тогда, когда вам это удобно.

Учебная программа курса

Занятие 1. Постановка кадрового делопроизводства в организации

Нормативно-правовая база.
Локальные нормативные акты организации.
Организационная структура
Штатное расписание.

Занятие 2. Процедура оформления приема на работу

Правила оформления
Трудовой договор
Правила оформления трудовой книжки
Правила оформления личной карточки работника.
Правила ознакомления работника
Особенности приема несовершеннолетних граждан
Особенности приема Генерального директора
Особенности приема иностранных граждан

Занятие 3. Режим труда и отдыха

Понятия и определения
Ненормированный рабочий день
Сверхурочная работа
Сокращенный рабочий день
Работа в ночное время
Сменная работа
Суммированный учет рабочего времени
Совместительство и совмещение

Занятие 4. Оформление кадровой документации. Практическое занятие

Занятие 5. Отпуск

Виды отпусков
Процедура оформления ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Процедура оформления учебного отпуска
Процедура оформления отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком
Расчет больничного листа

Занятие 6. Служебная командировка

Понятие служебной командировки
Разработка Положения о служебных командировках.
Оформление служебной командировки

Практическое занятие

Занятие 7. Перевод и увольнение работника

Служебный перевод
Оформление перевода
Перемещение
Основания увольнения работника
Процедура увольнения
Дисциплинарное взыскание

Занятие 8. Воинский учет

Понятие воинского учета
Организация воинского учета

Практическое занятие

Итоговая аттестация

– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С .

Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

Изучение важных документов организации.

Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .

Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .

Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
Затем необходимы основные документы.

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

бланки по приказам;
договоры о материальной ответственности;
журнал регистрации;
книги по учету;
табель по рабочему времени.
После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести .

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

Для этой процедуры потребуется:

приказы о зачислении на работу;
оформление трудовых договоров;
наличие трудовых книжек;
карточки для сотрудников;
книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .

Обязанности специалиста по кадрам

У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

Оформление документов, касающихся , больничного и иных справок.
Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
Проведение и подготовка кадровых приказов.
Расчет и последующее начисление .

Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.

Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи , такие как:

отслеживание рынка по заработной плате;
отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
составление списка открытых вакансий в организации;
разработка положений об и приеме на работу сотрудников компании.

Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

Ошибки, допускаемые в отделе кадров

В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

При оформлении и увольнении работника.

Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.

Восстановление порядка в кадровом учете

Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции :

Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
Пересмотр документов и проверка.

В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
Проверка трудовых книжек.
Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

Автоматизация в делопроизводстве

Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров . На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы :

предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф .

Как организовать кадровый учет в только что созданной компании – смотрите в видео-семинаре: