Oddelenie zásobovania: ako formovať a ako riadiť. Nákup tovaru: ako zorganizovať efektívny proces zásobovania pre podnik alebo organizáciu

Kľúčové otázky

Ako odôvodniť rozpočet obstarávania?

Ako si vybrať dodávateľa?

Ako vykonať inventúru zostatkov v skladových a výrobných priestoroch?

Ako sa brániť spätným úplatkom?

Ako vytvoriť interakciu medzi oddeleniami v rámci spoločnosti?

Aké formuláre správ by sa mali použiť na analýzu práce oddelenia zásobovania?

Firmy ročne prichádzajú o státisíce rubľov v dôsledku zneužívania a nečestného plnenia svojich povinností zamestnancami. Normy riadenia a finančného účtovníctva neumožňujú včasné zistenie takýchto prípadov. Pre spoľahlivú ochranu a čo najefektívnejšie využitie vlastného majetku podniky zavádzajú systém vnútornej kontroly (audit), ktorý má, samozrejme, svoje charakteristiky v závislosti od oblasti činnosti a strategických cieľov.

Plánovanie obstarávania. Bezohľadní manažéri zásobovania nakupujú suroviny a materiály od „správnych“ podnikov v množstvách presahujúcich objemy potrebné na splnenie výrobného programu. Pri plánovaní nákupov je preto dôležité brať do úvahy nielen plánované kvantitatívne ukazovatele (počet ton cementu, metrov kábla a pod.), ale aj sumy určené na nákup týchto objemov surovín a dodávok. , to znamená, že musí byť zostavený rozpočet obstarávania.

Dôležité!

Aby sa predišlo zneužívaniu zo strany nákupných manažérov, podnik musí schváliť ekonomicky opodstatnený nákupný rozpočet, ktorý zodpovedá výrobnému programu.

Výber dodávateľa. Začíname s tvorbou šarže, to znamená, že určujeme, čo presne sa bude nakupovať a v akých dávkach. Pravidlá pre tvorbu žrebov by mali zabrániť možnosti rozdelenia relatívne veľkých žrebov na niekoľko malých. Aj keď sa pri nákupe heterogénnych produktov ukážu ceny niektorých dodávateľov nižšie ako ceny hlavného dodávateľa, mali by ste sa držať šarží vytvorených pre konkrétny typ produktu - mierne zvýšenie ceny produktu môže viesť k značným nákladom na doručenie.

Komisia musí schváliť zoznam dodávateľov, medzi ktorými sa uskutoční výber (obr. 1).

Ryža. 1. Zloženie výberovej komisie dodávateľov

Komisia schvaľuje konečný zoznam najperspektívnejších dodávateľov. Na základe schváleného zoznamu vedúci nákupného oddelenia rozošle identické požiadavky, aby sa vylúčila možnosť preberania cenníka pre maloobchodný predaj od jedného dodávateľa a cenníka pre veľkoobchodný predaj od iného dodávateľa.

Obchodné návrhy od dodávateľov je potrebné dať do jednotného formulára, vypracovať takzvaný zoznam alternatív. Na tento účel sa prepočíta cena produktu s prihliadnutím na doručenie a všetky podmienky odloženej platby sú štandardizované (napríklad je stanovené, že platba sa uskutoční pri doručení v ten istý deň).

Dôležité!

Rozhodnutie o výbere dodávateľov musí byť prijaté kolektívne a musí byť schválené vrcholovým manažmentom.

Zmena dodávateľa. Na nič sa nedá poskytnúť 100% záruka, dodávky nie sú výnimkou. Pre takéto prípady musia byť vopred predpísané všetky postupy a postupy pre manažérov. „Núdzové“ dodávky poskytujú dostatok príležitostí na nezrovnalosti na strane nákupných manažérov. V tejto súvislosti sa rozhodnutia o výmene dodávateľa, ktorý nesplnil zmluvné podmienky, musia prijať na úrovni obchodného alebo generálneho riaditeľa.

Boj proti spätným úplatkom. Dodávateľský sektor je „zlatou baňou“ pre bezohľadných manažérov. Pri vzájomnom vyrovnaní medzi právnickými osobami sú náklady na zakúpený alebo predaný produkt ovplyvnené nielen aktuálnymi podmienkami na trhu, ale aj výškou „provízie“. Áno, konečné rozhodnutie o výbere dodávateľa zvyčajne robí vrcholový manažment spoločnosti (majiteľ, generálny riaditeľ alebo finančný riaditeľ), ale za prípravnú, analytickú a organizačnú časť zodpovedajú manažéri. „Vďaka“ úsiliu tých druhých sa do zoznamu odporúčaných dodávateľov dostanú len tí, ktorí prejavia ochotu ponúknuť „záujem“ a ten, kto robí konečné rozhodnutie, bude pomaly, ale isto vedený k voľbe „ správny“ dodávateľ.

Ak výška „provízie“ neovplyvní kúpnu cenu tovaru alebo služieb, nebude to mať pre spoločnosť žiadne negatívne dôsledky. Oveľa horšie je, ak „provízia“ ovplyvňuje kúpnu cenu tovaru, najmä ak je suma transakcie veľká alebo hovoríme o výbere strategického dodávateľa.

V každej spoločnosti, ktorá rešpektuje seba, vrcholový manažment venuje pozornosť výdavkovej strane rozpočtu a často osobne kontroluje takéto transakcie. Takáto kontrola sa však spravidla vykonáva podľa viacerých ukazovateľov. Tieto informácie pripravujú manažéri nákupu a môžu byť prezentované v akomkoľvek svetle. Je nemožné osobne kontrolovať detaily všetkých transakcií, rovnako ako je nemožné byť odborníkom vo všetkých oblastiach.

Opatrenia na boj proti províziám (motivácia zamestnancov, zavedenie viacstupňových postupov pre dodatočnú kontrolu) nevylučujú tajnú dohodu v rámci tímu. Preto môžeme navrhnúť schému, ktorá sa spolieha na služby organizácií tretích strán a zahŕňa dve fázy (obr. 2).

Odrážame spätné vrhy
Čo robíme?		Čo kontrolujeme?
Monitorovanie trhu		Ak máte u dodávateľov podozrenie, že dostávajú provízie, stojí za to poveriť zamestnanca inej služby (bezpečnostné oddelenie, interný audit alebo finančné oddelenie), aby vykonal rýchly audit podmienok obstarávania. Porovnajte si napríklad svoje obstarávacie ceny s verejnými alebo si vyžiadajte návrh hlavného nakupovaného tovaru či služby v mene fiktívnej firmy (alebo inej firmy v holdingu, ak dodávateľ o vzťahu firiem nevie). V procese takéhoto prieskumu môžete zistiť nielen skutočné ceny dodávateľa, ale aj získať predstavu o spôsoboch lobovania za ich záujmy zamestnancami dodávateľského oddelenia. Rovnakú prácu je možné zveriť nezávislej spoločnosti, ktorá bude monitorovať trh podľa dohodnutého zoznamu produktov alebo služieb so špecifikovanými kvalitatívnymi znakmi (vrátane samotných dodávateľov). Výsledky monitoringu sú periodicky zasielané vo forme zovšeobecneného cenníka spoločnosti, ktorá si monitoring objednala
Kontrolujeme zmluvy		Ceny v zmluvách uzatvorených s dodávateľom, vystavené objednávky alebo žiadosti o platbu sa porovnávajú s údajmi získanými z výsledkov monitoringu (audit). Keď sa manažéri pokúsia uzavrieť dohodu alebo zadať objednávku, v ktorej náklady na konkrétnu položku produktu presahujú špecifikovanú odchýlku od priemernej trhovej alebo minimálnej ceny, dokument je zablokovaný a odoslaný na schválenie vyššiemu manažmentu (finančnému riaditeľovi, vlastníkovi atď. .). Použitie informačného systému v tomto prípade umožní automaticky identifikovať nezrovnalosti v cenách

Ryža. 2. Schéma proti spätnému rázu

Pre tvoju informáciu

Tento prístup nám umožňuje identifikovať prekročenie nákupných cien nad trhovým priemerom alebo minimom tak v čase zadania objednávky, ako aj vo fáze uzatvárania zmluvy.

Hlavnou úlohou zásobovacieho oddelenia— zabezpečiť a udržiavať optimálnu úroveň zásob, ktorá pomôže minimalizovať náklady spojené s ich obstaraním a skladovaním. Nelikvidné a nevyužité zásoby v sklade sú znakom nekontrolovaného a neefektívneho zásobovacieho procesu. Dôvodom veľkého množstva nelikvidných aktív môže byť:

zrušenie projektov, pre ktoré boli tieto dodávky, materiál, náhradné diely, zariadenia nakúpené;

prechod na iný sortiment;

zastarávanie nelikvidných aktív;

nedôslednosť v práci dodávateľského oddelenia a iných služieb, včasné oznámenie nákupnej služby o zrušení alebo redukcii výrobného programu podľa druhu výrobku a pod.

Inventár pomôže identifikovať nelikvidné zásoby alebo nadmerné zásoby. Vo výrobnom podniku sú zvyčajne okrem centrálneho skladu aj dielenské a okresné sklady, okrem toho môžu majstri a majstri skladovať materiály a iné zásoby. Oddelenie zásobovania môže monitorovať iba centrálny sklad a všetko ostatné je spravidla nekontrolované. Všeobecná inventúra pomôže identifikovať skutočnú veľkosť zásob a optimalizovať následné nákupy. Pre väčšiu efektívnosť sa takáto inventarizácia musí vykonávať pravidelne so zapojením zamestnancov nezávislej služby interného auditu alebo organizácií tretích strán.

Vytvorenie interakcie medzi oddeleniami v rámci spoločnosti. Oddelenie zásobovania musí monitorovať trh a informovať výrobné oddelenia (alebo obchodné oddelenie, ak ide o obchodnú spoločnosť) o nových produktoch so zlepšenými vlastnosťami a vyššou spotrebiteľskou hodnotou, ktoré dodávatelia ponúkajú. Kolegovia z iných oddelení o takýchto produktoch nemusia vedieť, a preto si ich nemôžu objednať. To je dôležité najmä pre výrobnú spoločnosť zameranú na technologický rozvoj: dodávatelia budú dostávať informácie o nových technológiách a produktoch od dodávateľov, technológovia dostanú informácie o ich hodnote a technológovia zohľadnia cenové faktory uvádzané dodávateľmi vo svojich požiadavkách a pri čerpaní zvýšiť rozpočty na budúce obdobia.

Dôležité!

Pre efektívny proces zásobovania je potrebné vytvoriť interakciu medzi oddeleniami spoločnosti.

Formuláre výkazov oddelenia obstarávania vám umožňujú kontrolovať proces obstarávania. Z nich môžete získať informácie o zmenách cien, kvalite dodávaných produktov a plnení termínov obstarávania (tabuľka 1).

Tabuľka 1. Analýza práce oddelenia obstarávania podľa ceny

manažér	Cena, rub./kg		Jednotka	Kupované, kg		Zmena ceny		Suma nákupu, rub.
	januára 2015	február 2015
Manažér Sukhorukov M.I.
Prémiová múka
Múka prvej triedy
Múka druhej triedy
Manažér Loginov V.M.
Prémiová múka
Celkom za oddelenie:

Nákupného manažéra, ktorého ceny napriek značným objemom nákupov rastú rýchlejšie ako ostatní, je potrebné dodatočne sledovať.

Nákupné oddelenia zakladajú svoju prácu na železnom argumente – cene nakupovaných surovín. Kúpil som to lacnejšie - dobre urobené. Kúpili ste to drahé - je to zlé, neviete, ako pracovať. Čo sa potom deje vo výrobe, v službe technickej kontroly a predaji, už nie je problém pre zásobovacie oddelenie. Preto je pri dodávkach veľmi dôležité kontrolovať kvalitu dodávaných produktov, od ktorých závisia spotrebiteľské kvality produktov vyrábaných v podniku.

Odporúčame viesť štatistiku problémov s nakupovanými surovinami pri vstupnej kontrole, pri skladovaní a pri použití vo výrobe. Vedenie evidencie nie je zložité: základ tvorí účtovníctvo každého jedného problému v zásobovaní surovinami. Ku každému problému vypracujeme správu, do ktorej napíšeme, kto, kedy a v akej forme dodal problematické suroviny/komponenty. Skombinujte všetky tieto úkony vo forme správ s možnosťou triedenia v programe 1C alebo jednoduchom súbore Excel - a databáza je pripravená (tabuľka 2).

Tabuľka 2. Analýza práce dodávateľského oddelenia z hľadiska kvality

Meno dodavateľa	dátum doručenia	Číslo zmluvy	Množstvo dodávaného tovaru, kg	Typ nezhody
Rostock LLC		č.25 zo dňa 25.12.2014		Počas procesu preberania a vstupnej kontroly sa zistilo, že obsah vlhkosti múky bol 18 % (norma je 15 %).
OJSC "Agrobiznis"		č.20 zo dňa 20.12.2014		Počas procesu preberania a vstupnej kontroly sa zistilo, že obsah popola v prémiovej múke v tejto dávke je 0,6 % (norma je 0,55 %).
LLC "Zernotorg"		č.18 zo dňa 15.12.2015		Počas procesu preberania a vstupnej kontroly bol v múke tejto šarže zistený zatuchnutý zápach.

Na základe takýchto údajov sa rozhodne, či pokračovať v spolupráci s problémovými dodávateľmi.

Aby bol výrobný program dokončený včas, musia byť včas dodané všetky potrebné komponenty. Nasledujúci formulár vám umožňuje analyzovať faktory, ktoré bránia včasnému doručeniu (tabuľka 3).

Tabuľka 3. Analýza práce dodávateľského oddelenia pri plnení dodacích termínov

CELÉ MENO. Vedúci nákupu	Vykonanie plánu pre názvy produktov (článkov)		Nedodržanie dodacích termínov
			Počet krát
Suchorukov M.I.
				nedostatok financií
				nehoda na železničnom priecestí
Loginov V. M.				nepriaznivé poveternostné podmienky (záveje na cestách, poľadovica)
				nedostatok financií
				štrajk pracovníkov v podniku dodávateľa
Celkom podľa oddelení

Táto forma hlásenia umožňuje analyzovať príčiny „zlyhaní“ dodacích termínov, identifikovať, ktoré z nich závisia od vonkajších faktorov (bezohľadní dodávatelia, prírodné faktory, vyššia moc atď.), a ktoré závisia od vnútorných ( napríklad nedostatok včasného financovania) a prijať opatrenia na predchádzanie týmto situáciám v budúcnosti.

závery

• Systém interného auditu je účinný len vtedy, ak sa pracovníci spoločnosti riadia vypracovanými predpismi a odporúčaniami.
• Zamestnanci musia hľadať najlepšie ponuky, možnosti získania výrazných zliav, promptne kontrolovať stav zásob a počítať s očakávanými výraznými výkyvmi cien dodávaného tovaru.
• Funkcie zamestnancov spoločnosti musia byť jasne definované.
• Potrebné sú účinné mechanizmy na monitorovanie výkonu oddelenia zásobovania.

Každý podnik, ktorého podnikanie je postavené na obchode, musí mať oddelenie nákupu v tej či onej forme. Vo veľkých korporáciách sú to celé služby s veľkým personálom a spravidla zložitou hierarchiou. V malých firmách špecializujúcich sa predovšetkým na maloobchod ju môže zastupovať len jeden zamestnanec. Bez ohľadu na veľkosť firmy a jej geografický rozsah zostáva potenciál nákupného oddelenia stále podceňovaný.

Podľa Federálnej štátnej štatistickej služby bol v roku 2013 priemerný ročný obrat organizácií zaoberajúcich sa maloobchodom a veľkoobchodom 8536,2 a 29556,7 miliárd rubľov. V praxi môžu nákupy tovarov a služieb predstavovať až 70 % celkových nákladov spoločnosti.

Zvyšovanie zisku je možné dvoma spôsobmi: generovaním dodatočného príjmu a znižovaním nákladov. Efektívne riadenie obstarávania môže výrazne znížiť náklady a v dôsledku toho zvýšiť obrat spoločnosti.

Konkurenčné výhody

Funkcie oddelenia nákupu zahŕňajú výber a dodávku tovaru, interakciu s dodávateľmi, posudzovanie uskutočniteľnosti spolupráce s dodávateľmi a uzatváranie transakcií a zmlúv.

Teoreticky by jej aktivity mali organizácii poskytnúť dôležité strategické výhody. Tie obsahujú:

• Zníženie nákladov (prostredníctvom spolupráce s dodávateľmi z nízkonákladových krajín)
• Zvýšená konkurencieschopnosť (prostredníctvom inteligentného dodávateľského reťazca, optimalizovaného vývoja produktov, rýchlejšieho uvedenia nových produktov a služieb na trh)

Práca s obstarávaním spôsobuje v praxi len ďalšie problémy. To platí pre väčšinu obchodných jednotiek v obchodnom svete. Sú na najnižšej úrovni riadenia obstarávania.

Vývoj západných obchodných organizácií ukazuje, že prijatie určitých opatrení môže viesť k uvoľneniu potenciálu nákupných aktivít. Tieto skúsenosti možno spojiť do 3-stupňovej stratégie vedúcej k efektívnemu riadeniu obstarávania, a teda aj dopytu.

Prvý krok: Pozdvihnite oddelenie nákupu

Práca nákupného oddelenia často nie je v súlade s globálnou politikou spoločnosti. V tomto ohľade sa rozhodnutia o kúpe produktu alebo spolupráci s dodávateľom prijímajú na základe nedostatočného počtu kritérií. Napríklad len ceny za tovar a služby alebo trvanie zotrvania protistrany na trhu.

V dôsledku toho firma zaostáva za konkurenciou a stáva sa menej citlivou na potreby trhu. Ciele znižovania nákladov sa neplnia. Stav bloku obstarávania zostáva nízky.

Čo mám robiť?

1. Stanovte si priority. Nákupné oddelenie musí zosúladiť svoje kroky so strategickými cieľmi a zámermi spoločnosti.
2. Vytvorte medzifunkčné tímy. Pomôže to vybudovať spoločný základ pre činnosti obstarávania. Každá skupina by mala mať svoju špecializáciu.
3. Stanovte si ambiciózne ciele. Vedenie často stanovuje podriadeným nízke ciele, a preto oddelenia nevykazujú rýchly rozvoj.
4. Zvýšte stav svojho nákupného oddelenia. Každý v organizácii musí pochopiť dôležitosť nákupu. Úzka spolupráca v rámci firmy a synergia zvyšujú šance na zvýšenie obratu firmy.

Aby oddelenie obstarávania fungovalo efektívne, musí spolupracovať s ostatnými oddeleniami prostredníctvom partnerstiev.

Druhý krok: zapojte profesionálov

Pokiaľ ide o takú perspektívnu oblasť, akou je obstarávanie, bez profesionálov sa nezaobídete. Jedným z hlavných dôvodov neúspechu na ceste k úspešnému poskytovaniu a zásobovaniu je nedostatok kvalifikovaného personálu.

Podľa štúdie Rosstatu „Rusko v číslach - 2014“ sa priemerný ročný počet zamestnancov zamestnaných v obchodných organizáciách každým rokom zvyšuje. Len v porovnaní rokov 2012 a 2013 prílev nových zamestnancov v sektore veľkoobchodu predstavoval 49,7 tis. osôb, maloobchodu 114,3 tis.

Riadenie dopytu a prispôsobovanie požiadaviek na nakupovaný tovar nie je ani zďaleka vyčerpávajúci zoznam nástrojov na znižovanie nákladov. Úsporný efekt, ku ktorému môžu viesť úspešné obchodné rokovania, niekedy dosahuje 20 – 30 %.

Čo mám robiť?

1. Najmite si externého profesionála. Výhody, ktoré získate ako výsledok efektívneho hospodárenia, pokryjú a prevýšia náklady na nájdenie a zaplatenie jej služieb.
2. Obráťte sa na špecialistu na danú problematiku, ktorý detailne pozná nákladové položky vašej spoločnosti. Niekedy môže zamestnanec, ktorý dobre pozná špecifiká činnosti podniku, priniesť oddeleniu nákupu väčší úžitok ako práca celého oddelenia.
3. Vyškoliť personál nákupu. Efektívne školenie si nie vždy vyžaduje veľké finančné investície. Všetky druhy webových stránok, webináre, kurzy, školenia a vzdelávacia literatúra sú vám k dispozícii. Niekedy môže prizvaný obchodný kouč vyriešiť problém zaškolenia celého oddelenia.
4. Jasne definujte KPI. Akékoľvek ciele musia mať kvantitatívne, časové a kvalitatívne rozmery. Zamestnanci dosahujú lepšie výsledky, keď rozumejú, ktoré ukazovatele výkonnosti sú ich osobnou zodpovednosťou.

Tretí krok: automatizujte obchodné procesy

Papierovačky, prístup k rozhádzaným nepodstatným údajom a manuálne reportovanie – to všetko mnohonásobne spomaľuje rýchlosť práce. Ak chcete oslobodiť svoje nákupné oddelenie od rutinných operácií, použite automatizáciu. Úspora času a úsilia zamestnancov sa v skutočnosti premietne do úspor celej spoločnosti.

Čo mám robiť?

1. Určite svoje potreby. Pred použitím IT technológií musíte analyzovať, ktoré obchodné procesy sú pre vašu spoločnosť rozhodujúce. Automatizácia musí v praxi fungovať.
2. Vypočujte si skúsený personál. Detaily často vypadávajú z dohľadu manažéra, pre ktorého je dôležité vidieť v prvom rade celkový obraz o podnikaní. Zohrávajú dôležitú úlohu pri výbere softvérového produktu. Názor špecializovaných pracovníkov pomôže zohľadniť všetky nuansy fungovania podniku.

Implementácia automatizačných systémov a školenie personálu dnes trvá niekoľko týždňov. Peniaze a čas vynaložené na to sa nedajú porovnať s benefitmi, ktoré firma v konečnom dôsledku získa.

V kontexte nákupných aktivít vám IT trh umožňuje automatizovať nasledujúce procesy (na príklade „1C: Trade Management“):

• Kontrola dodacích lehôt tovaru a hotovostných výdavkov
• Sledovanie včasnosti platieb dodávateľom
• Plánovanie obstarávania
• Evidencia nezrovnalostí pri preberaní tovaru
• Analýza príčiny výpadku napájania
• Účtovanie dodatočných služieb a výdavkov pri dodaní tovaru
• Riadenie prevádzkových a bezpečnostných zásob

Útvar logistiky je útvar, ktorého činnosť je zameraná na zabezpečenie potrebných zdrojov pre výrobu. Táto činnosť musí byť navyše vykonávaná od samého začiatku od vzniku takejto potreby zdrojov až po ich využitie pri výrobe produktov.

Definícia kľúčových pojmov

Oddelenie zásobovania pôsobí v rámci obchodnej činnosti podnikateľského subjektu, ktorá zahŕňa vykonávanie rôznych obchodných operácií súvisiacich so získavaním potrebných zdrojov a predajom vyrobených výrobkov. Optimálna organizácia tohto je do určitej miery daná úrovňou použitia finančných prostriedkov vo výrobe, rastom produktivity práce, znižovaním výrobných nákladov a zvyšovaním ziskovosti a zisku podniku. Rovnakú úlohu v riadení výroby zohráva oddelenie zásobovania materiálom.

Hlavným cieľom tejto divízie je priniesť konkrétne zdroje účastníkom výroby v požadovanom množstve a objeme, včas a s minimálnymi nákladmi.

Útvar zásobovania má cielený charakter, ktorý je daný jeho zameraním a účelom zabezpečenia chodu výrobného podniku. V prvom rade hovoríme o potrebách rôznych spotrebiteľov produktov, služieb alebo práce daného podnikateľského subjektu.

Oddelenie nákupu: jeho úloha a význam

Jeho úloha a význam sú nasledovné:

Činnosť tejto divízie predchádza výrobe a slúži nielen na podporu procesu, ale aj samostatne vytvára v určitom zmysle jeho cenu a;

Určuje a formuje tak hospodárske výsledky podnikateľského subjektu, ako aj potreby zdrojov a hotových výrobkov samotných spotrebiteľov;

Označenie finančných výsledkov výrobného podniku;

Ako druh činnosti podniku slúži ako hlavný zdroj jeho konkurencieschopnosti.

Významný podiel materiálových nákladov na celkových nákladoch (cca 60 %) potvrdzuje aj značný význam materiálno-technických dodávok.

Hlavné úlohy a funkcie oddelenia zásobovania

1. Zabezpečenie a následné udržiavanie optimálnej úrovne rezerv zdrojov, ktorá pomôže minimalizovať náklady spojené s ich obstaraním.

2. Zabezpečenie presného, ​​rýchleho, komplexného a pomerne spoľahlivého dodania zdrojov spotrebiteľom (niekedy aj na pracovisko).

Úsek obstarávania plní funkcie: obchodno-technologické, ako aj pomocné a základné. Medzi hlavné funkcie patrí získavanie zdrojov a medzi pomocné funkcie patrí marketing a právna podpora.

Kategórie dodávateľov

V moderných veľkých spoločnostiach sú zamestnanci dodávateľského oddelenia rozdelení do niekoľkých kategórií. Je to spôsobené neustálym rastom objemov v podnikoch, čo znamená oddelenie funkcií plánovania, zásobovania a skladovania tovaru. S touto štruktúrou každé oddelenie plní svoje funkcie a má špecifické smerovanie. Koordináciu prác v rámci týchto stavebných celkov zabezpečujú dodávky.

Štruktúra zásobovacieho systému

V rámci tejto organizácie práce musí byť každé jednotlivé oddelenie zodpovedné za určitú skupinu tovarov s plnou kontrolou nad zásobovaním zdrojmi a ich skladovaním v skladoch.

Treba si uvedomiť, že štruktúra dodávateľského systému je hlavným nástrojom na dosiahnutie cieľov každého podnikateľského subjektu pôsobiaceho napríklad v oblasti obchodu. Preto je potrebné venovať veľkú pozornosť procesu štruktúrovania logistického oddelenia.

Oddelenie obstarávania je známe aj pod iným názvom - „oddelenie nákupu“. Toto rozdelenie sa tvorí v závislosti od počtu dodávateľov a sortimentu dovážaného tovaru. Do úvahy treba brať aj obrat produktu. V spoločnostiach v takýchto oddeleniach je často viac ako desať dodávateľov na zamestnanca. V zásade sú oblasti práce priradené v závislosti od druhov tovaru alebo skupín výrobkov. Bežní zamestnanci sledujú dodávku tovaru, včasnú platbu za jeho doručenie a plánujú aj následné nákupy. zásobovanie kontroluje realizáciu schválených, sleduje obrátkovosť tovaru, sleduje prácu manažérov a samozrejme zabezpečuje všeobecné riadenie. Medzi jeho povinnosti patrí zabezpečenie kontinuity a plánovaného dodania.

V tomto článku sa dočítate o tom, prečo podnik potrebuje oddelenie obstarávania, akú štruktúru oddelenia obstarávania možno považovať za optimálnu a ako organizovať efektívne riadenie oddelenia obstarávania. Čítajte ďalej, kde nájdete odpovede na tieto otázky, ako aj podrobné informácie o úlohách a zodpovednostiach oddelenia obstarávania.

Prečo spoločnosť potrebuje oddelenie nákupu?

Práca zásobovacieho oddelenia potrebné na udržanie dostatočnej zásoby tovaru v podniku. Zaoberá sa určovaním potrieb spoločnosti na určité materiály, tovary, technické prostriedky, ako aj organizáciou ich skladovania a distribúcie, kontrolou účelu použitia materiálno-technických prostriedkov a podporou ich úspor.

Pri riešení tohto problému budú musieť zamestnanci oddelenia zásobovania študovať, brať do úvahy ponuku a dopyt po všetkých spotrebovaných materiálových zdrojoch, ako aj analyzovať úroveň a kolísanie cien produktov, sprostredkovateľských služieb, hľadať najziskovejšiu možnosť. na distribúciu tovaru optimalizovať svoje zásoby s prihliadnutím na zníženie skladových a dopravno-obstarávacích nákladov

• Výrobný riaditeľ: funkcie a pracovné požiadavky

Hlavnou funkciou oddelenia zásobovania je optimálne, včasné zabezpečenie vhodných materiálových zdrojov pre výrobu - vhodnej kvality a komplexnosti.

Aké funkcie vykonáva oddelenie obstarávania?

Funkcie oddelenia obstarávania sú prezentované v 3 základných oblastiach:

1) Plánovanie vrátane:

Štúdium vnútorného a vonkajšieho prostredia podniku, trhov pre jednotlivé produkty;

Prognózovanie, určovanie potrieb podniku na materiálové zdroje všetkých druhov s plánovaním optimálnych ekonomických vzťahov;

Plánovanie potreby materiálov so stanovením limitu dodávok do dielní;

Optimalizácia výrobných zásob;

Operatívne plánovanie zásobovania.

2) Organizačné funkcie:

Zhromažďovanie informácií o potrebách produktov, účasť na predajných výstavách, veľtrhoch, aukciách atď.
- analýza zdrojov uspokojovania potreby materiálnych zdrojov za účelom určenia optimálneho;
- získavanie a organizovanie príjmu skutočných zdrojov;
- uzatváranie zmlúv o obchodných dodávkach s vybranými dodávateľmi;
- zabezpečenie miest, dielní a pracovísk potrebnými materiálnymi zdrojmi;
- organizácia skladovania, ktorá je súčasťou dodávateľských orgánov.

3) Kontrola a koordinácia práce, vrátane:

Sledovanie plnenia záväzkov dodávateľov zo zmlúv, dodacích termínov;
- vstupná kontrola zložitosti a kvality materiálových zdrojov dodávaných podniku.
- kontrola výrobných zásob;
- uplatňovanie nárokov voči dopravným spoločnostiam a dodávateľom;
- rozbor práce dodávateľskej služby, vypracovanie opatrení na koordináciu dodávateľskej činnosti, zvýšenie efektívnosti jej činnosti.

Štruktúra oddelenia zásobovania

Medzi hlavné faktory určujúce štruktúru dodávateľského oddelenia treba poznamenať:

1. Veľkosť podniku;

2. Odvetvová príslušnosť;

3. Typ výroby;

4. Počet a geografická poloha dodávateľov;

5. Objemy a rozsah spotrebovaných materiálových zdrojov

6. Objemy a rozsah vyrábaných produktov.

Od týchto faktorov závisia jednotky, ktoré tvoria službu zásobovania, ich počet a funkcie. Dodávateľská služba je organizovaná s prihliadnutím na skúsenosti podobných podnikov, ako aj požiadavky na efektívne vykonávanie všetkých dodávateľských funkcií.

Pri formovaní zásobovacieho oddelenia je hlavnou podmienkou zásada úplnosti a komplexnosti – štruktúra musí zahŕňať všetky divízie, ktoré sa na zásobovaní podieľajú.

Dôležitým faktorom ovplyvňujúcim štruktúru nákupného oddelenia je veľkosť podniku. Oddelenia obstarávania sa budú líšiť v rámci podnikov rôznych veľkostí. Vo veľkých podnikoch je systém riadenia nákupu, logistiky a obstarávania organizovaný s rôznymi divíziami a oddeleniami podľa funkcií a oblastí činnosti. V stredných podnikoch sú organizované oddelenia materiálno-technického zásobovania, logistiky a obstarávania.

Riadením materiálno-technických zásob v malých podnikoch sa zaoberá vedúci podniku alebo jeho zástupca - to je typické pre nevýrobné podniky. V malom podniku, keď sa zväčšuje, môže vzniknúť oddelenie zásobovania. Pri vytváraní zásobovacieho oddelenia vo firme sa naň prenášajú všetky funkcie skladu, dodávky a riadenia zásob.

Medzi hlavné typy organizačných štruktúr dodávateľskej služby patria:

1. Funkčná štruktúra:

Oddelenie dopravy;

Nákupné oddelenie;

Oddelenie plánovania a expedície;

Skladovacie zariadenia;

Skupina colného odbavenia tovaru.

Táto štruktúra zásobovacieho oddelenia je vhodná pre stredné podniky bez logistického oddelenia. Oddelenie plánovania a expedície sa zaoberá plánovaním obstarávania, kontrolou, reguláciou a analýzou plnenia plánu zásobovania. Funkčná štruktúra je základná, jej prvky sú prítomné v iných typoch organizačných štruktúr dodávateľskej služby. V malých podnikoch služba MTS spravidla zahŕňa oddelenie dopravy, oddelenie nákupu a sklad.

2. Komoditná štruktúra. Keď podnik využíva širokú škálu materiálových zdrojov s významnými objemami nákupov, môžu sa v dodávateľskej službe vytvoriť komoditné divízie, ktoré pracujú s materiálovými zdrojmi určitého typu. Podobná štruktúra je typická pre veľké veľkoobchodné a výrobné obchodné spoločnosti.

• Kompetencie obchodných manažérov: 7 znakov profesionála

Komoditné divízie sa zaoberajú prevádzkovými funkciami zásobovania a obstarávania špecifických materiálových zdrojov. Plánovacia a dispečerská skupina sa zaoberá plánovaním, monitorovaním a reguláciou implementácie plánu zásobovania. Skupina pre colné odbavenie zabezpečuje evidenciu colných dokladov s prechodom materiálu nakúpeného v zahraničí cez colnicu.

3. Štruktúra trhu. Keď podnik nakupuje zdroje na rôznych trhoch alebo v rôznych krajinách, v dodávateľskej službe sa vytvárajú regionálne divízie, ktoré spolupracujú s dodávateľmi z týchto trhov (krajín). Vďaka tomu bude možné zohľadniť právne normy a špecifiká týchto trhov.

4. Maticová štruktúra dodávateľskej služby sa vytvára vtedy, keď spoločnosť realizuje viacero projektov alebo keď uvoľňuje rôzne druhy produktov. V tomto prípade sa pre každý produkt alebo projekt vytvorí jeho vlastná obstarávacia jednotka.

Keď sa v podniku vytvorí logistická služba, do jej štruktúry prechádzajú oddelenia dopravy, expedície, colného odbavenia a skladu.

Obchody vo veľkých podnikoch majú svoje vlastné zásobovacie oddelenia zapojené do plánovania. Prevádzková regulácia zásobovania pracovísk a dielní materiálnymi prostriedkami. Tieto divízie majú vlastné sklady, ktoré prijímajú materiálové zdroje zo skladov oddelenia zásobovania podniku.

Súčasťou dodávateľskej služby vo veľkých podnikoch môže byť oddelenie externej spolupráce, ktoré zabezpečuje komponenty a polotovary od dodávateľov. Tieto oddelenia môžu byť postavené na základe produktovej alebo funkčnej charakteristiky.

Odkiaľ získava oddelenie obstarávania dodávateľov?

Katalógy a cenníky;

Internet;

Obchodné časopisy;

Veľtrhy a výstavy;

Finančné inštitúcie úradných orgánov, banky;

Obchodné adresáre;

Obchody a aukcie;

Obchodné misie;

Vlastný výskum;

Konkurenti potenciálnych dodávateľov;

Osobné kontakty, korešpondencia s možnými dodávateľmi;

Špecializované tlačové agentúry, výskumné organizácie;

obchodné združenia;

Obchodný dom, vládne oddelenia, licenčné služby, daňové úrady a iné orgány, ktoré majú verejné informácie.

Obstarávanie môže priniesť značné výhody

na súťažnom základe

Ak máte podozrenie, že špecialisti dodávateľských služieb zo spätných úplatkov, musíte dať pokyn zamestnancom inej služby, aby vykonali bleskový audit podmienok obstarávania. Najmä porovnávanie vašich nákupných cien s verejnými, vyžiadanie si návrhov na hlavný nakupovaný tovar v mene fiktívnej spoločnosti (alebo inej spoločnosti, ak kontrolovaná osoba nepozná vzťah medzi podnikmi). Takouto komunikáciou bude možné určiť skutočné ceny dodávateľa a pochopiť jeho metódy lobovania za jeho záujmy v nákupných spoločnostiach.

Nadviazať spoluprácu medzi oddeleniami. Oddelenie nákupu potrebuje kontrolovať informácie na trhu, informovať výrobné oddelenie (obchodné oddelenie v obchodnej spoločnosti) o vzniku nových produktov s lepšou spotrebiteľskou hodnotou, vlastnostiach ponúkaných dodávateľmi Dodávatelia budú dostávať údaje od dodávateľov o nových produktoch a technológiách , ktoré svojim pracovným spoločnostiam prinášajú nové príležitosti.

Nákup tovaru podnik alebo obchodná organizácia - najproblematickejšia etapa schémy poskytovania materiálnych zdrojov. V článku o výbere optimálnej schémy na poskytovanie materiálnych zdrojov podniku sme opísali našu víziu myšlienky organizácie účtovníctva, všeobecný koncept. Aby sa minimalizovali náklady na skladovanie tovaru a materiálu, no zároveň bola zaručená dodávka materiálu pre výrobný alebo obchodný proces, je potrebné časť nákupov tovaru a materiálu realizovať priamo (potrebné -› nakúpiť) , a časť - na doplnenie zásob, ktoré sa dajú rýchlo využiť, čím sa zníži závislosť na prípadnom oneskorení dodávky (potrebujeme -› odobrať zo skladu na sklade -› kúpiť -› doplniť zásoby).

V tomto procese je slabým článkom najčastejšie obstarávanie tovarov, prác a služieb. Povedzme si zatiaľ o nákupe tovaru, no nákup prác a služieb si zaslúži samostatnú diskusiu. Niekedy je tovar z objektívnych príčin nakúpený s oneskorením, niekedy sa nákup jednotlivého tovaru stáva nemožným (napr. požadovaný produkt sa už nevyrába). A pre tých, ktorí sú zodpovední za obstarávanie (dodávateľov), sa prítomnosť takýchto dôvodov stáva ospravedlnením aj tam, kde problémy s obstarávaním spôsobujú úplne iné, triviálnejšie dôvody, napríklad obyčajná nedbanlivosť.

Minimalizácia týchto rizík je mimoriadne dôležitá úloha.

Je vhodné podrobne popísať a systematizovať proces nákupu tovaru, zjednodušiť a zautomatizovať ho, ak je to možné, odporučiť/zaviesť pre účinkujúcich jasné pravidlá hry (predpisy) a zorganizovať účinnú kontrolnú schému. Aby sme si túto úlohu zjednodušili, pokúsme sa identifikovať, z ktorých častí pozostáva proces nákupu tovaru, a pouvažujme nad zjednodušenými predpismi pre nákup tovaru. Dať veci do poriadku postupne v niekoľkých samostatných, aj keď vzájomne prepojených procesoch je vždy jednoduchšie, ako prevziať všetko naraz.

SCHÉMA PROCESU OBSTARÁVANIA TOVARU

Väčšina akcií (fáz), ktoré sa vykonávajú pri nákupe inventárnych položiek, je rovnakého typu:

• výpočet potreby zásob a materiálu na podporu výrobného procesu alebo na vykonanie určitých prác, napríklad na vykonanie vlastných opravárenských prác (plánovanie dodávok);
• plánovanie celkovej potreby nákupu zásob (tovaru, surovín, materiálov, zariadení) pre každého jednotlivého zákazníka (pre priemyselné podniky sú odberateľmi častejšie oddelenia samotného podniku, ale v širšom zmysle najmä pre obchodné podniky, aplikácia môže byť zameraná na uspokojenie potreby a externých zákazníkov – našich nákupcov);
• komplexné plánovanie dodávok (nákupov) pre podnik ako celok;
• výber dodávateľov, výberové konania;
• dodávka tovaru a materiálu (evidencia, kontrola dodržiavania dodacích podmienok, kapitalizácia, ...);
• kontrola kvality prijatého tovaru (na objednávku pri preberaní alebo pri dodatočnej kontrole, testovaní, certifikácii, ktorú môže vykonať buď samotný podnik alebo externé certifikačné organizácie).

Ale aj keď je samotný nákup tovaru dokončený, stále to nie je zďaleka koniec procesu zásobovania. Stále je totiž potrebné organizovať pohyb tovaru ku konečnému príjemcovi (napríklad zo skladu do skladu a zo skladu k majstrovi alebo majstrovi, ktorý bude prácu vykonávať). Bolo by pekné informovať zákazníkov o prijatom tovare, kontrolovať rýchlosť prijatia, doručenia a v ďalších fázach - rýchlosť používania.

ORGANIZÁCIA PROCESU OBSTARÁVANIA TOVARU

Najčastejšie sa tieto fázy obstarávacieho procesu vykonávajú postupne. Na ktoromkoľvek z nich však môže dôjsť k návratu. Ak sa napríklad vyskytnú problémy so zásobovaním, možno budete musieť znova vyhľadať dodávateľa. Okrem toho sa môže kedykoľvek objaviť niečo, čo sa nedalo predvídať, napríklad núdzová situácia. To znamená, že musíte byť pripravení na urgentné zmeny všetkých plánov (obstarávanie, dodávky/nákupy), urgentný výber dodávateľa a neplánované nákupy tovaru a materiálu.

Každá z týchto etáp je v celkovej schéme mimoriadne dôležitá a má svoje špecifiká. Každá fáza musí byť automatizovaná, aby celý proces obstarávania fungoval ako jeden celok.

1. PLÁNOVANIE ZÁSOB

Plánovať materiálnu podporu podniku znamená vopred sa rozhodnúť, aký tovar a materiály budeme potrebovať a v akom objeme. Najlepší (asi aj jediný) spôsob, ako si naplánovať zabezpečenie materiálnych zdrojov, je vopred si premyslieť, čo budeme robiť (vyrábať, vyrábať) a aká potreba materiálu nám postačuje.

Práve prideľovanie zásob umožňuje nielen zjednodušiť proces plánovania zdrojov na zásobovanie a nákup tovaru, ale aj poskytnúť logické mechanizmy na kontrolu zásob (bežné zásoby – na obrat, núdzové zásoby – na realizovateľnosť a dostupnosť). Využitie štandardizácie v schéme poskytovania materiálnych zdrojov podniku stavia metodickú podporu plánovania do najefektívnejšieho celkového procesu.

Na evidenciu existujúcej potreby tovaru a materiálu využívame „objednávky“ – elektronické dokumenty, pomocou ktorých si koncoví spotrebitelia objednávajú tovary a materiály, ktoré potrebujú. Pri zadávaní objednávok je mimoriadne dôležité rozhodnúť sa, t.j. odkiaľ potom dostaneme potrebný tovar a materiál. V našej praxi používame . Okrem nákupu sem patrí aj účelová rezerva, vlastná výroba a dva druhy zásob – bežné zásoby a núdzové zásoby. Viac podrobností o našej odporúčanej schéme plánovania potreby materiálu a objednávania inventárnych položiek nájdete v článku.

Samostatne stojí za zmienku najdôležitejšia úloha zákaziek, ak podnik vedie automatizovanú evidenciu všetkých vykonaných prác a aktívne využíva softvér na plánovanie. Práve zákazky (ktoré môžu okrem materiálov popisovať aj prácu) zohrávajú v tomto prípade najdôležitejšiu úlohu pri plánovaní prác a sledovaní ich realizácie. Plánovanie a účtovanie práce je však samostatná obrovská téma, ktorej sa čiastočne dotýkame aj v našich článkoch.

2. PODÁVANIE PRIHLÁŠOK NA NÁKUP

Významná časť tovarov a materiálov potrebných pre podnik (suroviny alebo materiály na výrobu niečoho, napríklad na opravu), môže chýbať, čo znamená, že sa musí kúpiť. Pri plánovaní potreby zásob a materiálov (pri zadávaní objednávok) sa odporúča prideliť takéto materiály a označiť nákup ako zdroj dodávok. Takéto inventárne položky (tie, pre ktoré bude obstarávanie zdrojom zabezpečenia v objednávkach) musia byť potom zahrnuté do požiadavky na nákup a na základe nich sa naplánuje a uskutoční akvizícia.

Na výhody samostatného spracovania objednávok a žiadostí sa pozrieme podrobne o niečo neskôr. Tu sú niektoré z výhod:

• nepopierateľné výhody manažmentu z jasného pochopenia toho, prečo sú potrebné určité kupované tovary a materiály;
• schopnosť vyhnúť sa špičkovým zaťaženiam pomocou štvrťročného alebo mesačného plánovania obstarávania, pretože Potrebu nakupovaných materiálov určujú zhotovitelia pri zadávaní zákaziek, t.j. neustále a nie raz za obdobie;
• jednoduchosť kontroly rozpočtu obstarávania v kontexte jednotlivých zákazníckych oddelení (centrá finančnej zodpovednosti);
• minimalizácia mzdových nákladov na prípravu, kontrolu a schvaľovanie požiadaviek na nákup.

Žiadosť o nákup je mimoriadne dôležitá aj pre posúdenie efektívnosti organizácie a vedenie obstarávania (porovnanie plánu a skutočnej dodávky). Kontrolu nad implementáciou aplikácie si v tomto prípade môže bez problémov vykonať sám zákazník, t.j. divízia, ktorá podala žiadosť o nákup tovaru a materiálu. Ale je to práve kontrola nákupov zo strany zákazníka/spotrebiteľa, t.j. človek, ktorý je závislý od dostupnosti požadovaných inventárnych položiek, je často najefektívnejší. Musíte len dať tejto osobe príležitosť rýchlo vidieť problémy s obstarávaním a objektívne ich vyhodnotiť.

V rámci organizačnej štruktúry podnikov žiadosti o nákup zvyčajne predkladajú oddelenia, ktoré v procese obstarávania zohrávajú úlohu zákazníkov.

3. PLÁNOVANIE NÁKUPU A DODANIA

Niekedy je vhodné oddeliť plánovanie dodávok a plánovanie nákupu tovaru. Napríklad plánom zásobovania uvažujeme plán vo forme „čas dodania + objem dodávky“ a plánom obstarávania je vhodné chápať širšiu podstatu – plán zásobovania plus peniaze (náklady na tovar a očakávané termíny vzájomné vyrovnania). Tieto pojmy sa však často používajú zameniteľne.

V každom prípade žiadosti o nákup od viacerých zákazníckych oddelení často obsahujú rovnaké položky. Sú údaje o zákazníkovi potrebné pre nákup a doručenie tovaru? Možno pri dohode o náhrade za prípadné analógy alebo pri objasňovaní vlastností a vlastností produktu pri výbere dodávateľa. Vo všetkých ostatných fázach nákupu tovaru je dôležité len to, aby dodávateľ vedel, čo a v akom objeme je potrebné nakúpiť.

Pri organizovaní a plánovaní dodávok tovaru je oveľa pohodlnejšie a účelnejšie pracovať nie s desiatkami či stovkami požiadaviek na nákup tovaru z jednotlivých zákazníckych oddelení, ale s niečím iným, agregovaným. Na tieto účely je vhodné použiť plán obstarávania (plán zásobovania). Je to plán obstarávania (plán zásob), ktorý bude týmto agregovaným zoznamom položiek zásob, ktoré musí podnik alebo organizácia ako celok nakúpiť.

Plán obstarávania zásob zásob je „inštrukciou na činnosť“ pre obchodné služby podniku zodpovedného za nákup tovaru a materiálu. Je tiež potrebné a pohodlné na sledovanie nákupov realizovaných komerčnou službou alebo jednotlivými zodpovednými vykonávateľmi (dodávateľmi), pretože Je veľmi jednoduché získať štatistiky o jeho implementácii, získať položky, ktoré neboli zakúpené alebo neboli zakúpené v plnej výške.

Zvýraznenie plánu obstarávania v schéme obstarávania zásob poskytuje mnoho ďalších výhod, napríklad možnosť organizovať automatickú kontrolu nad zaúčtovaním položiek neprihlásených na nákup, t.j. predísť „nezávislej činnosti“ dodávateľov pri obstarávaní, keď nakupujú „nie celkom“ to, čo je potrebné (alebo vôbec), alebo keď sa nákup tovarov realizuje v nafúknutom objeme.

4. VÝBER DODÁVATEĽOV A UZAVRETIE DODÁVATEĽSKÝCH ZMLUV

Bez ohľadu na to, kto je zodpovedný za výber dodávateľa, či už je to samotný ekonóm obstarávania alebo zástupca samostatného oddelenia alebo organizácie zodpovednej za realizáciu výberového konania, je mimoriadne dôležité kontrolovať načasovanie výberu dodávateľa.

Nedostatočná kontrola načasovania výberu dodávateľov môže viesť k tomu, že odôvodnenie meškania dodávky tovaru a materiálu bude neustále pripisované problémom pri hľadaní dodávateľa. Preto je žiaduce mať jasné a účinné mechanizmy na analýzu oneskorení pri získavaní zdrojov.

V praxi používame grafickú verziu analytiky, ktorá sa nám javí ako celkom pohodlná a najnázornejšia - graf, ktorý súčasne zobrazuje počet pozícií, pre ktoré očakávame, že dostaneme rozhodnutia o vybraných dodávateľoch, ako aj počet pozícií, pre ktoré vlastne máme také rozhodnutia.

5. DORUČENIE TOVARU (DORUČENIE, VYKLÁDKA, PREBERANIE, REGISTRÁCIA)

Efektívna organizácia zásob je témou na samostatnú diskusiu. Proces dodávania tovaru (suroviny, zariadenia, materiály) je sám o sebe viacstupňový, má svoje špecifiká a typické problémy, ktoré možno identifikovať samostatne pre všetky štádiá dodávky: dodávka, preberanie, evidencia prevzatého tovaru.

Napríklad počas fázy dodávky je často užitočné sledovať aktuálnu polohu nákladu, najmä ak prechádza colným odbavením. To môže pomôcť pri organizácii preberania tovaru, ak sklady nefungujú nepretržite.

Registrácia zakúpeného tovaru je tiež na prvý pohľad celkom jednoduchá operácia. Čo ak sa pokúsite zabezpečiť možnosť spracovania dodávky v čo najkratšom čase a zároveň dosiahnuť maximálnu kontrolu nad doručením (súlad prineseného tovaru a materiálov s potrebnými, správnosť sprievodných dokladov a pod.)?

Je dôležité, aby kamióny nestáli celé dni vyložené a príprava dokumentov pri presune inventárnych položiek netrvala hodiny. Preto odporúčame dodávku „pripraviť“ vopred, popísať ju vo fáze dohodnutia dodávky s dodávateľom. To umožňuje napríklad vopred skontrolovať súlad dodávky s plánom zásobovania, minimalizovať čas potrebný na zaevidovanie príjmu tovaru, keď dôjde k jeho okamžitému prevzatiu.

6. KONTROLA KVALITY KÚPENÝCH POLOŽIEK

Mnohé skupiny tovaru nie sú expedované bez kontroly kvality. Napríklad pre priemyselné podniky môže takýto tovar a materiály zahŕňať väčšinu druhov surovín (ruda, chemikálie), elektródy, ložiská, uzatváracie ventily.

Pri niektorých typoch inventárnych položiek sa kontrola kvality vykonáva priamo pri prevzatí (vykládke) a niekedy si vyžaduje sériu analýz a meraní, čo si vyžaduje dodatočný čas. Okrem toho môže takúto kontrolu kvality vykonávať buď špeciálna interná divízia podniku, ktorá má licenciu (napríklad laboratórium oddelenia technickej kontroly), alebo možno externá organizácia.

Ako všetky ostatné stupne, aj stupeň kontroly kvality (certifikácia) si vyžaduje kontrolu. V opačnom prípade môžu materiály, ktoré sú mimoriadne potrebné pre výrobu, ležať v sklade celé týždne a nedostupné na dodanie z dôvodu neúplnej kontroly kvality.

Ak sa zameriavate na úplnú kontrolu zásob, snažte sa mať kedykoľvek informácie o tom, prečo a prečo sú nejaké inventárne položky na sklade, potom sa organizácia účtovníctva zásob a čas kontroly kvality stane povinnou súčasťou celkovej schémy účtovania zásob v podniku. .

Okrem opísaných výhod je možné v štádiu kontroly kvality s dôkladným metodologickým štúdiom procesného diagramu výrazne zjednodušiť aktiváciu identifikovaných problémov kvality.

7. ROZDELENIE PRÍJMU

Nakupujeme vždy také množstvo tovaru a materiálu, aké je potrebné? Nie vždy. Nakupuje sa vždy jeden druh zásob pre jedného interného zákazníka? Nie, nie vždy. Môže nastať situácia, že niekoľko oddelení potrebuje naraz kladivo alebo ochranné okuliare. Situácia podobná vyššie uvedenému príkladu môže nastať pri surovinách, zariadeniach a materiáloch.

Čo robiť, keď sme kúpili menej, ako sme potrebovali? Kto by mal v prvom rade rozhodovať o tom, komu darovať nakúpený tovar a materiál?

V automatizačnej schéme, ktorú používame, poskytujeme neúplné dodávky, ktoré si vyžadujú distribúciu poskytovateľom technických služieb, ktorí sú zodpovední za výrobu. Sú to oni, a nie dodávatelia alebo počítač (program), kto musí urobiť ťažké rozhodnutie o prednostnom poskytovaní v zložitých situáciách.

RÝCHLA REAKCIA NA ZMENY V PLÁNOV NÁKUPU A DODÁVANIA

Je potrebné mať na pamäti, že bez ohľadu na to, aká ideálna je plánovacia schéma, vždy budú existovať faktory, ktoré si vyžadujú okamžitú reakciu a neplánované obstarávanie. Napríklad núdzové situácie alebo chyby umelca.

Rovnaké chyby výkonných umelcov, odmietnutie investičných projektov alebo iné faktory môžu viesť k opačným zmenám - zníženiu dopytu a v dôsledku toho k potrebe naliehavého odmietnutia tovaru a materiálov deklarovaných na nákup, zníženiu plánu zásobovania. . V opačnom prípade riskujeme nákup skladových položiek, ktoré už nie sú potrebné a ktoré budú ležať ako mŕtve bremená v našich skladoch.

Prítomnosť situácií, ktoré sa nedajú naplánovať, neznamená, že rozhodnutia pri odsúhlasovaní dodatočných nákupných požiadaviek alebo úprav plánu zásobovania možno v takejto situácii uplatniť bez pochopenia dôsledkov.

Je mimoriadne dôležité mať úplné informácie o tom, čo viedlo k potrebe vykonať zmeny v dohodnutých plánoch a ako rozhodnutie ovplyvní ďalšie faktory v ekonomickom živote podniku. Napríklad z hľadiska rozpočtu je potrebné jasne pochopiť, ako dodatočné náklady ovplyvnia výrobné náklady.

Myšlienka takejto analýzy a kontroly je uvedená v článku „Rýchla reakcia na odchýlky od plánovaných rozpočtových výdavkov“.

Je teda proces nákupu tovaru jednoduchý? Všetko závisí od toho, aké dôležité je efektívne riadiť! Ak existuje potreba alebo túžba nakupovať tovar s maximálnou účinnosťou, vyššie opísaná účtovná schéma a odporúčania na jej vytvorenie môžu pomôcť rýchlejšie dosiahnuť výsledky pri pokuse o implementáciu takéhoto podrobného účtovníctva a kontroly v akomkoľvek podniku: výrobnom, priemyselnom, komerčnom.

Kontrola

pravidlá

Podmienky